| 1. |
Die Departement van Staatsdiens en Administrasie (DSA), het DSA Omsendbrief 5 van 2017, gedateer 15 September 2017, uitgereik om departemente in te lig oor die veranderinge van die prestasiebestuur- en ontwikkelingstelsel (PBOS) asook die aangehegte bepalings en riglyne ten opsigte van die PBOS vir werknemers, lede van die Senior Bestuursdiens (SBD) uitgesluit, om departemente met die implementering te help.
|
| 2. |
Die bepaling en riglyne oor die PBOS vir werknemers, wat nie op SMS-lede van toepassing is nie, is ingevolge artikels 3(1), 3(2) en 4(3) van die Staatsdienswet, 1994 (Wet 103 van 1994), uitgereik en moet saamgelees word met regulasies 71 en 72 van Staatsdiensregulasies (SDR), 2016, gepubliseer in Staatsdienskoerant Nr. 40167 van 29 Julie 2016, en tree vanaf 01 April 2018 in werking. |
| 3. |
Die bestuur van prestasie behoort steeds op 'n konsulterende, ondersteunende en niediskriminerende wyse gedoen te word om organisatoriese doeltreffendheid, effektiwiteit en aanspreeklikheid vir die gebruik van hulpbronne en die bereiking van organisatoriese doelwitte te bevorder. Kennis moet geneem word van die volgende sleutelveranderings: |
| 3.1 |
Elke kernresultaatarea (KRA) behoort beoordeel te word as 'n persentasie volgens belangrikheidsvlak en die effek wat dit op die werknemer se werk het. Die beoordeling van al die KRA's moet 'n totaal van 100% uitmaak. Let wel: Die gewig van elke KRA moet nie minder as 10% wees nie, en moet ook nie 30% oorskry nie. |
| 3.2 |
Werknemers sal die generiese beoordelingsfaktore (GBF'e) wat op hul werksareas van toepassing is, identifiseer, dit bespreek en daartoe instem. Die GBF'e wat hierby aangeheg is, sal nie afsonderlik geweeg of geassesseer word nie, maar moet op 'n geintegreerde wyse met die KRAfs geintegreer en geassesseer word. Die GBFfe omskryf die vaardigheidsvereistes met inagneming van kennis, vaardighede en eienskappe wat op die werknemer se werk van toepassing is, d.w.s. werkskennis, tegniese vaardighede, aanvaarding van verantwoordelikheid, werkskwaliteit, betroubaarheid, inisiatief, kommunikasie, interpersoonlike verhoudinge, buigsaamheid, spanwerk, beplanning en uitvoering, leierskap, delegering en bemagtiging, en menslike en finansiele hulpbronbestuur. |
| 3.3 |
Die uitvoering van prestasiebeoordelings in die middel van die jaar en jaarlikse prestasiebeoordelings is verpligtend en moet skriftelik gedoen word. Die jaarlikse beoordeling sal die werknemer se prestasie vir die hele prestasiesiklus (April tot Maart) weerspieel. |
| 3.4 |
'n Vierpuntbeoordelingskaal sal gebruik word om werknemers se prestasie te assesseer, en is nie op die SMS-lede van toepassing is nie. 'n Beoordeling van "3" op die skaal beteken "ten volle effektief". Ingevolge hierdie benadering ten opsigte van prestasiebeoordeling, het 'n werknemer wat as "ten volle effektief" beskou word, volkome aan die vereistes van die werk voldoen.
Die tabel hieronder verduidelik die vierpuntbeoordelingskaal, kategoriee van prestasie en die gepaardgaande beskrywings:
| Beoordeling |
Kategorie en telling |
Beskrywing |
| 1 |
Nie effektief nie
(minder of gelyk aan 66%) |
Prestasie voldoen nie aan die verwagte werkstandaard nie. Die oorsig/beoordeling dui daarop dat die werknemer minder as die ten volle effektiewe resultate behaal het teen alle of byna al die prestasiekriteria en aanduiders, soos gespesifiseer in die prestasieooreenkoms (PO) en werksplan. |
| 2 |
Gedeeltelik effektief
(67% - 99%) |
Prestasie voldoen aan sommige van die standaarde wat van die werk verwag word. Die oorsig/beoordeling dui daarop dat die werknemer minder as ten volle effektiewe uitslae behaal het teen alle of byna al die prestasiekriteria en riglyne, soos uiteengesit in die PO en werksplan. |
| 3 |
Ten volle effektief
(100% - 119%) |
Prestasie voldoen aan die standaard wat in alle areas van die werk verwag word. Die oorsig/beoordeling dui daarop dat die werknemer as 'n minimum, doeltreffende uitslae behaal het teen alle of byna al die prestasiekriteria en aanduiders soos uiteengesit in die PO en werksplan. |
| 4 |
Hoogs voldoende
(120% 133%) |
Prestasie is veel groter as die standaard wat van 'n werknemer op hierdie vlak verwag word. Die oorsig/beoordeling dui daarop dat die werknemer beter as die voldoende uitslae behaal het teen meer as die helfte/ f op alle gebiede van die prestasiekriteria en riglyne, soos uiteengesit in die prestasieooreenkoms (PO) en werksplan, en dit in alle areas van die prestasiekriteria en aanduiders gespesifiseer in die PO en werksplan regdeur die prestasiesiklus gehandhaaf het. |
|
| 3.5 |
Slegs heelgetalle moet in die telling gebruik word (geen desimale syfers, bv. 3,5, word toegelaat nie). |
| 4. |
Dit is baie belangrik dat die sperdatums ooreenkomstig die PPBOS-kalender en beplanningskalender vir skole nagekom word, veral die datums waarop die PO en die halfjaarlikse beoordelings ingedien moet word. Indien die dokumente nie betyds ingedien word nie, sal werknemers nie voordeel trek uit ontvangs van die prestasie-aansporings nie.
Die sperdatums vir die 2018/2019-siklus is soos volg:
| Aktiwiteit |
Sperdatum |
| Handel prestasie-ooreenkomste af |
30 April 2018 |
| Dien sertifikate in |
31 Mei 2018 |
| Handel opleidingsbehoeftes af en dien sertifikate in |
31 Mei 2018 |
| Handel sesmaandelikse beoordeling af en dien in |
28 September 2018 |
| Handel finale beoordelingspunte af en dien in |
19 April 2019 |
|
| 5. |
Werknemers word ontmoedig om 'n PO in die laaste kwartaal van 'n prestasiesiklus (d.w.s. Januarie tot 31 Maart) te verander, tensy veranderinge aan die werknemer se posbeskrywing, werksgraad, organisatoriese struktuur van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) of sy funksies of wysigings aan die doelwitte en prioriteite tot beduidende veranderinge in die werkinhoud van die werknemer lei. In sodanige gevalle moet die gewysigde PO vergesel word van 'n skriftelike motivering wat deur die toesighouer en die hoof van die komponent onderteken is. |
| 6. |
Indien 'n werknemer met toestemming of op voorwaardelike skorsing vir 'n aaneenlopende tydperk van drie maande of langer afwesig is, sal die geaffekteerde werknemer se werk as bevredigend beskou word vir daardie tydperk van afwesigheid binne die toepaslike prestasiesiklus (Regulasie 72 (12)). Tydperke van langdurige afwesigheid met toestemming sluit alle vorme van goedgekeurde verlof in. |
| 7. |
Meganismes vir geskilbeslegting moet enige verskille insluit wat uit prestasie-ooreenkomste, prestasie-oorsigte en -beoordelings voorspruit. Enige meningsverskil moet eers intern in die inrigting/eenheid/komponent/tak besleg word. Indien 'n dispuut ontstaan soos beoog in regulasie 72(4) van die SDR, sal die Uitvoerende Gesag of gedelegeerde beampte 'n bemiddelaar aanstel wat 'n werknemer sal wees, om die geskil binne een maand n die verstryking van die sperdatum vir ondertekening van die PA te oorweeg. |
| 8. |
Werknemers wat op proefgrondslag aangestel word, is verplig om vier kwartaallikse beoordelings en 'n finale beoordeling te voltooi, wat gebruik sal word om hul proefaanstellings te bevestig. |
| 9. |
Die PBOS-beleid van die Wes-Kaapse Regering (WKG) word gewysig ooreenkomstig die Bepaling en Riglyne vir die PBOS. |
| 9.1 |
Hoofkantoor en distrikskantoorgebaseerde werknemers wat die prestasiebestuursinligtingstelsel (PBIS) gebruik om PO aan te teken en beoordelings af te sluit, is in die proses van aanpassing. Die nodige opleiding in hierdie verband sal verskaf word. |
| 9.2 |
Ondersteuningspersoneel by skole sal voortgaan om die papiergebaseerde PO en beoordelingsproses te volg. Die bestaande vorms vir die PO en individuele ontwikkelingsplan, d.w.s. Bylae A en B, moet nog vir die 2018/2019-siklus gebruik word. Gepaste opleiding en opleidingsmateriaal sal voorsien word en verdere kommunikasie rakende veranderinge aan die sesmaandelikse en jaarlikse prestasiebeoordelings sal volg. |
| 10. |
Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle personeel onder u toesig. |
GETEKEN: LJ ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KORPORATIEWE DIENSTE
DATUM: 2018:03:07
|
 |