| 1. |
Nasionale Tesourie Regulasie 21.2.1, gepubliseer in Staatskoerant No. 2 7388 van 15Maart 2005, bepaal dat die rekenpligtige beampte die aanvaarding van enige geskenke, donasies of borgskappe aan die staat kan goedkeur, ongeag of sodanige geskenke, donasies of borgskappe in kontant of iets soortgelyks is. Die gesag in hierdie verband is aan 'n amptenaar met die rang van Hoofdirekteur gedelegeer - Item No. 15.2.1 van die Delegasie van Bevoegdhede deur die Rekenpligtige Beampte van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD), uitgereik ingevolge artikel 44(1)(a) van die Wet op Openbare Finansiele Bestuur, 1999, verwys. |
| 2. |
Gedurende vorige boekjare was sekere uitdagings met betrekking tot die aanvaarding van donasies van meubels en toerusting by Hoofkantoor en distrikskantore ge.dentifiseer. Hierdie uitdagings behels onder andere die aanvaarding van donasies sonder die nodige goedkeuring, afwyking van die prosedures vir die aanvaarding van sodanige donasies, en afwyking van die prosedures wat gevolg moet word nadat goedkeuring verleen was vir die aanvaarding van sodanige donasies. |
| 3. |
Dit is absoluut noodsaaklik dat verantwoordelikheidsbestuurders moet verseker dat geen donasies van meubels en toerusting aanvaar en van besit geneem word alvorens die nodige goedkeuring verkry is nie. |
| 4. |
In die lig van bogenoemde, word u vriendelik versoek om die volgende prosedures ten opsigte van die ontvangs van donasies van meubels en toerusting streng na te kom: |
| 4.1 |
Nadat 'n aanbod van 'n donasie ontvang is, moet die Batebestuurseenheid by
Hoofkantoor onmiddellik hiervan verwittig word vir die evaluering van die toestand van die meubels en/of toerusting en om die nodige ondersteuning te verskaf met betrekking tot die proses wat gevolg moet word. |
| 4.2 |
'n Brief moet van die donateur verkry word waarin: |
| 4.2.1 |
die rede vir die donasie duidelik aangedui word; |
| 4.2.2 |
dit duidelik aangedui word dat niks terugverwag word in ruil vir die donasie nie, en |
| 4.2.3 |
die meubels en toerusting gelys word met duidelike beskrywings, hoeveelhede, aankoopdatums en waardes van elke item. |
| 4.3 |
Nadat 'n positiewe verslag in hierdie verband van die Batebestuurseenheid ontvang is, word verantwoordelikheidsbestuurders versoek om die versoek vir die aanvaarding van die donasie aan 'n beampte met die rang van ten minste Hoofdirekteur voor te le voordat enige donasies van meubels en toerusting aanvaar word. Die verslag van die Batebestuurseenheid moet as 'n bylae aan die voorlegging geheg word. |
| 4.4 |
'n Afskrif van die goedgekeurde voorlegging moet aan die Batebestuurseenheid by Hoofkantoor voorgele word, vir die aandag van mnr. A Betz, Kamer 620, Grand Central Towers, Kaapstad. Hy sal reël vir die merk en aanbring van strepieskodes op die bates en die bywerk van die bateregister. |
| 4.5 |
. Register, waarvan 'n voorbeeld as Bylae A aangeheg is, moet deur elke Kostesentrum gehou word. Hierin moet alle donasies wat gedurende die boekjaar ontvang is, aangeteken word. Die inligting in hierdie register is van die uiterste belang aangesien dit die noodsaaklike inligting waaroor daar in die Jaarlikse Finansiele State van die WKOD verslag gedoen sal word, voorsien. U aandag word in hierdie verband vriendelik gevestig op die inhoud van Logistiekediensteminuut 0011/2006, gedateer 13 Maart 2006. |
| 4.6 |
Indien die verslag van die Batebestuurseenheid nie die aanvaarding van die donasie ondersteun nie, moet 'n brief aan die donateur gerig word waarin die aanvaarding van die donasie van die hand gewys word. |
| 5. |
Daar word vertrou dat die instruksies in hierdie minuut te alle tye nagekom sal word. |
| 6. |
Navrae oor die inhoud van hierdie minuut kan aan mnr. A Betz by tel. 021 467 2804 gerig word. |
| 7. |
Verantwoordelikheidsbestuurders word vriendelik versoek om te verseker dat alle personeel oor die inhoud van hierdie minuut ingelig word. |
GETEKEN: LJ ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KORPORATIEWE DIENSTE
DATUM: 2018:10:26
|
 |