1. Inleiding
Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiele Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999), moet die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) teen 31 Mei 2018 finansiele jaarstate aan die ouditeur-generaal voorle. Vir die 2017/2018-boekjaar wat eindig op 31 Maart 2017 is dit nodig om die WKOD se boeke voor 30 April 2018 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 25 April 2018. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as 'n departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word 'n dringende beroep gedoen op alle partye om te let op die volgende reelings om te verseker dat daar aan die vereistes voldoen word.

2. Betalings op BRS vir Maart 2018
Die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde, in oorleg met die BRS Stelselskontroleur, bestuur tans die proses ten opsigte van betalings op BRS vir die 2017/2018-boekjaar. Hierdie kantore het reeds inligting aan gebruikers versprei oor betalings op BRS en Logis.

3. Reis en verblyf (R&V) voorskotte en eise
R&V-voorskotte beinvloed nie die afsluiting van die boekjaar nie, maar die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen begrote fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2017/18-boekjaar betyds geprosesseer word. Aangesien hierdie eise op Persal geprosesseer word, moet hulle onmiddelik ingedien word. Enige vertraagings van hierdie proses, sal daartoe ly dat 2017/18-boekjaar eise teen die 2018/2019-boekjaar belas word. Geen verdere voorskotte sal vir die 2017/18-boekjaar vasgele word nie. Indien 'n eis minder as die voorskot is, moet alle verskil ook onmiddelik terugbetaal word.

4. Kwitansies (distrikte en Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
Alle kantore verantwoordelik vir die uitreik van BRS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2018, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekeningsmaand Maart (03) en dat alle hangende kwitansies op BRS toegewys is. Magtigers moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.

5. Kleinkasuitgawe (distrikte en Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2018 moet gedurende Maart 2018 verreken word.

6. Verrekeningsmaand Maart (03) (distrikte en Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde en Verkrygingsbestuur)
Dit is noodsaaklik dat die korrekte inskrywingsdatum ten alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings ten opsigte van regstellings vir die 2017/2018-boekjaar gedurende April 2018 vasgele word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings vir Maart 2018 betyds binne hul werkvloei gemagtig word.

7. Uitstaande transaksies op BRS
Alle uitstaande transaksies met 'n status van "open reject", "to be rejected", "incompl", "tobeact", "tobeau" en "rejauth" moet volgehou, gemagtig of gekanselleer word. 'n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op die BRS by die verslagdoeningfunksie ("Other Reports") versoek word. Die verantwoordelike gebruikers kan na aanleiding van hierdie verslag vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies geidentifiseer word. So nie, kan 'n "Outstanding transaction enquiry dialogue" opgeroep word om die uitstaande transaksies in die "Creditor Management en Creditor Payment"-funksionele areas te besigtig. Die keerdatum vir die verrekening van uitstaande transaksies is 27 Maart 2018.

8. BRS-inskakelings en uitsonderings (Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
Die verantwoordelike amptenare moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting verreken word. Die BRS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BRS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.

9. Bates-en-lasterekeninge (Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiele state te openbaar, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar

10. Eise betaalbaar en eise verhaalbaar (Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
10.1 Ten opsigte van bedrae verskuldig deur en aan ander departemente, is dit 'n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae vir ouditdoeleindes voorgele word vir elke departement met wie die WKOD 'n transaksie aangegaan het.
10.2 Die bevestigingsbriewe moet onmiddellik na jaareinde (25 April 2018) uitgestuur word en teen nie later nie as 30 April 2018 teruggestuur word om sodoende departemente in staat te stel om hierdie inligting teen 15 Mei 2018 aan die Provinsiale Staatsrekeningkundige Dienste van die Provinsiale Tesourie voor te le en die korrekte saldofs in hul finansiele state weer te gee. Sien PT Omsendbrief 40 van 2008, gedateer 26 September 2008 in hierdie verband.

11. Inkomste-oorbetalings (Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
Alle inkomste wat vir die 2017/18-boekjaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2018 toegewys en aan die Provinsiale Inkomstefonds oorbetaal wees.

12. Vereiste Persal-verslae vir Finansiele Jaarstaat
Die Hoofdirektoraat: Mensbestuurspraktyke moet die voorgeskrewe Persal-verslae oor voorwaardelike aanspreeklikheid en werknemersvoordeelvoorsiening op 31 Maart 2018 aanvra.

13. Afsluiting van die boekjaar (Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde)
Die afsluiting van die werkvloei vir die 2017/18-boekjaar wat op 31 Maart 2018 eindig, sal op 24 April 2018 plaasvind. Dit beteken dat slegs die Afdeling Rekeningkontrole van die Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2017 voor die finale afsluiting op 25 April 2018 sal kan prosesseer. Alle BRS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 24 April 2018 gemagtig word. Die finale afsluiting van die oudit sal eers plaasvind nadat die WKOD se finansiele state deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal afgehandel is.

14. Opgeloopte bedrae: Rekord van goedere en dienste ontvang en nog nie gefaktureer nie, sowel as onbetaalde fakture soos op 31 Maart 2018.
Met die oog op verslaglewering oor opgeloopte bedrae, moet alle kantore hul faktuurregisters, asook alle goedere en dienste wat ontvang en nog nie op 31 Maart 2018 gefaktureer is nie by die Afdeling Bewys- en Verliesbeheer van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde vir die aandag van mnr Hein Burger indien.

15. U samewerking ten opsigte van die vereistes van hierdie minuut sal op prys gestel word.


GETEKEN: LJ ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KORPORATIEWE DIENSTE
DATUM: 2018:03:23

"Public Finance Management Act, 1999 (Act 1 of 1999)"  (grootte: 487 KB)