1. Paragraaf 2 (a) van Logistiekediensteminuut 0001/2007 van 19 Januarie 2007, stipuleer dat rekwisisies wat lei tot die verkryging van goedere of dienste via die formele tenderproses, ten minste drie maande voor die datum waarop die goedere en/of dienste benodig word, ingedien moet word. Gedurende die 2006/2007-finansiële jaar het sommige verantwoordelikheidsbestuurders nie by hierdie riglyn gehou nie. Die Ouditeur-generaal het hierdie insidente opgemerk en meld dat dit tekenend is van swak beplanning deur die verantwoordelikheidsbestuurders. Dit het dus nodig geword dat die Direktoraat: Verkrygingsbestuur sy prosedure en skedules heroorweeg.
2. Vanaf die datum van hierdie minuut sal daar dus van verantwoordelikheidsbestuurders verwag word, om ‘n skriftelike motivering te verskaf van die dringendheid van rekwisisies wat lei tot tenders (goedere en dienste met ‘n beraamde koste van meer as R100 000), wat nie ten minste drie maande voor die datum waarop die goedere en/of dienste benodig word, aan die Direktoraat: Verkrygingsbestuur voorgelę is nie. In die toekoms sal geen laat rekwisisie aanvaar word sonder sodanige skriftelike motivering nie.
3. U word ook daaraan herinner dat geen verkryging oor die algemeen tussen 15 Desember en 15 Januarie van enige jaar mag plaasvind nie. Soos voorgeskryf deur Tesourie, moet alle tenders gewoonlik oor ‘n tydperk van 28 dae geadverteer en sekere voorgeskrewe prosesse gevolg word voor ‘n kontrak gesluit kan word. Daar is dus nie veel tyd oor voor die einde van die jaar om vir tenders te adverteer, kontrakte te sluit en aan diensverskaffers genoeg tyd te laat om goedere of dienste te lewer, voor betaling moet geskied teen die einde van Maart 2008, nie. Indien u aansoeke om tenders dus nie teen 15 November 2007 ontvang word, sal hulle nie aanvaar word vir prosessering tensy die goedere/dienste bedoel is vir die 2008/2009-finansiële jaar nie.
4. Verder moet alle rekwisisies vir goedere/dienste wat verkry moet word deur middel van advertensies op die Elektroniese Verkrygingstelsel (Sourcelink), en wat vir die huidige boekjaar benodig word, ook teen 15 November 2007 voorgelę word. As ‘n norm moet hierdie rekwisisies voorgelę word ten minste 30 dae voor die goedere/dienste benodig word, aangesien daar baie prosedures is wat gevolg moet word en wat gekoppel is aan die diensleweringstandaarde soos vervat in die Diensleweringverbeteringsplan. Indien enige rekwisisie buite die 30-dae periode voorgelę word en die goedere/dienste dringend benodig word, moet die relevante direkteur die dringendheid motiveer en, onder andere, die volgende aandui:
  • Hoekom die goedere/dienste nie ingesluit is by die komponent se 3-jaar-verkrygingsplan nie
  • Wanneer dit vir die eerste keer ontdek is dat die goedere/dienste benodig sal word en wanneer die verkryging goedgekeur is
  • Wat die implikasies en negatiewe gevolge sal wees indien die goedere/dienste nie verkry word nie
  • Watter alternatiewe stappe gedoen is om in die behoefte aan of gebrek aan goedere/dienste te voorsien
  • ‘n Vrywaring van die Voorsieningslyn indien die goedere/dienste nie betyds verkry kan word nie en indien die betaling nie kan geskied voor die einde van die boekjaar nie.
5. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle betrokkenes.
6. U samewerking in hierdie verband sal waardeer word.


GETEKEN: WL CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:10:30