| 1. |
Die JTrack-stelsel (JTS) het die aanlyn-elektroniese-lęeropsporingstelsel vervang en is gedurende Maart 2007 inwerking gestel. Laasgenoemde stelsel is opgegradeer om die beweging van lęers meer akkuraat vas te stel.
|
| 2. |
Ten spyte van die nuwe fasiliteite wat die kantoor tans tot sy beskikking het, gebeur dit te maklik dat lęers vermis raak of dat dit andersins nie onmiddellik opgespoor kan word nie.
|
| 3. |
Ondersoek is gedoen om die oorsaak van bogenoemde probleme vas te stel en ook te bepaal tot watter mate die werklike status van lęers by sekere werkstasies ooreenstem met dit wat op die JTS weerspieël word. Die resultaat van die ondersoek was die volgende:
|
| 3.1 |
Beamptes se invakkie ("Inbox") en uitvakkie ("Outbox") is oorlaai.
|
| 3.2 |
Beamptes erken nie ontvangs van lęers wat aan hulle gestuur word nie.
|
| 3.3 |
Dit gebeur dat lęers wat na ander beamptes gestuur word, nie op die JTS uitgemerk word nie.
|
| 4. |
Ten einde die benutting van die JTS te verbeter, word alle beamptes versoek om die volgende te doen:
|
| 4.1 |
Erken onmiddellik ontvangs van lęers wat in die invakkie geplaas word.
|
| 4.2 |
Maak seker dat geen lęer op die JTS na 'n ander beampte uitgemerk word tensy dit beslis onderweg is nie.
|
| 4.3 |
Sodra u opmerk dat u uitvakkie vol bly, moet u dit asseblief rapporteer aan die persoon wat binne u betrokke Registrasie verantwoordelik is vir die JTS.
|
| 4.4 |
Identifiseer opleidingsbehoeftes binne u komponent en gee dit deur aan die persoon verantwoordelik vir die Jtrack binne u betrokke Registrasie.
|
| 4.5 |
Stel vas of die lęers wat in die "on your desk "-vakkie van die JTS verskyn, ooreenstem met dit wat by u werkstasie gehou word.
|
| 5. |
Om te verseker dat die instruksies hierbo uitgevoer word, sal daar gedurende Augustus 2007 inspeksies by elke werkstasie gedoen word. Dissiplinęre optrede sal oorweeg word teen beamptes wat nie uitvoering gee aan bogenoemde maatreëls nie.
|
| 6. |
Ten einde die bruikbaarheid van die JTS te verbeter, word u vriendelik versoek om die aangehegte vraelys in te vul en aan mev. M Fick, Algemene Registrasie, Kamer 6-22, Grand Central Towers te stuur.
|
| 7. |
Enige navrae oor die inhoud van hierdie minuut moet gerig word aan:
Mnr IA Opperman 021 467 2765
Me M Fick 021 467 2758
Me C Currie 021 467 5757
|
| 8. |
Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle belanghebbendes.
|
GETEKEN: W.L. CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:08:15
|