Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur moet hierdie departement jaarlikse finansiële state indien by die Ouditeur-Generaal teen 31 Mei 2005. Dit is dus nodig om die Departement se boeke voor 30 April 2005 af te sluit. Die sluitingsdatum wat voorsien word, is 15 April 2005. Indien 'n departement nalaat om sy boeke betyds af te sluit sal die Nasionale Tesourie afsluiting afdwing. 'n Ernstige beroep word dus op alle betrokkenes gedoen om te let op die volgende paragrawe en te verseker dat alle vereistes en verantwoordelikhede nagekom is.

Let daarop dat die betalingsprosedure om betaling te bewerkstellig op BRS en LOGIS deur die Provinsiale Tesourie hersien is vir die maand Maart 2005 alleenlik. Die gebruik om die betaaldatum op BRS en LOGIS vooruit te dateer moet gestaak word vir die maand Maart 2005. Op BRS moet die betaaldatumveld oopgelaat word aangesien die stelsel die datum waarop die betaling gemagtig is outomaties genereer. In LOGIS moet die datum waarop betaling gemagtig is in die vereffeningsdatumveld ingevoeg word. Die rede vir die verandering is om te verseker dat die uitgawes op BRS reflekteer op die dag van betaling. Vooruitdatering moet weer gedoen word vanaf 01 April 2005. Tesourie Omsendbrief 9/2005 is aangeheg vir verdere verwysing. Die prosessering van betalings vir Maart 2005 op BRS en LOGIS moet afgehandel wees teen nie later nie as 18 Maart 2005. Ten opsigte van betalings wat na hierdie datum en tot 31 Maart 2005 gemaak moet word, moet die volgende stappe gedoen word. Alle kantore wat van voorneme is om verdere betalings vir Maart te maak, moet daagliks 'n opsomming van verwagte betalings voor 10.00 inlewer by die Direktoraat: Begrotingsbestuur (DBM), vir aandag mnr PJ Kitshoff, Kamer 7-20, Grand Central Towers, wat die aard van die betaling en die toewysing reflekteer, saam met die totaal van die betalings.

Nadat die opsomming van die betaling deeglik nagegaan is, sal die DBM die aansoekers teen 12:00 inlig of betaling kan voortgaan of nie. Die rede hiervoor is om te verseker dat geen ongemagtigde uitgawe deur die WKOD aangegaan word nie, wat die begrotingspos of enige hoofindeling daarvan oorskry nie. 'n Beroep word gedoen op alle betrokkenes om te verseker dat soveel betalings as moontlik ingedien word vir die 2004/2005 -boekjaar.

R&V-voorskotte affekteer nie die sluiting van die boekjaar nie en die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen bewilligde fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2004/2005-boekjaar betyds geprosesseer moet word. Aangesien hierdie eise op Persal geprosesseer word, moet hulle nie later nie as op 14 Maart 2005 ingedien word om ingesluit te word in die laaste Persal-lopie op 18 Maart 2005. Enige eise wat na hierdie datum ingedien word, sal teen die 2005/2006-boekjaar belas word. In die geval dat 'n eis minder is as die voorskot, moet alle verskille terugbetaal word voor 31 Maart 2005.

Alle kantore wat verantwoordelik is vir die uitreiking van BRS-kwitansies moet verseker dat kwitansies vir Maart 2005, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekeningsmaand Maart (03) en dat alle kwitansies in afwagting op BRS toegewys is.

Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2005 moet gedurende Maart verreken word.

Dit is noodsaaklik dat die korrekte posdatum te alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaal t.o.v. korreksies vir die 2004/2005-boekjaar gedurende Maart vasgelê word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings t.o.v. Maart 2005 betyds binne hulle werkvloei gemagtig word.

Alle uitstaande transaksies met 'n status van open, reject, to be rejected, incompl, tobeac, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. 'n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (payments, journals, ens.) kan op BRS aangevra word by die Reporting Function (Other reports). Die gebruikers hiervoor verantwoordelik kan van hierdie verslag geïdentifiseer word vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies. Alternatiewelik kan 'n Outstanding Transaction Enquiry-dialoog nageslaan word vir die uitstaande transaksies vir die areas van die Creditor Management en Creditor Payment funksionele areas.

Die verantwoordelike beamptes moet verseker dat alle Bank- en Persal-inskakelinguitsonderings uitgeklaar word voor finale sluiting. Die BRS -stelselkontroleur moet verseker dat alle Persal-lopies ingeskakel het op die BRS en dat die BMG-inskakelings ook plaasgevind het.

Die Bankweseseksie moet verseker dat alle handroliese betalings (NAPS) op BRS vasgelê is vir die 2004/2005-boekjaar. 'n Bankrekonsiliasie moet saamgestel word vir Maart 2005 om die bankstaat te balanseer soos op 31 Maart 2005.

Om bates-en-lasterekeninge korrek op die finansiële state te klassifiseer, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte balanse te reflekteer, bv. kredietbalanse op skuldrekeninge. In die geval van beleggingsrekeninge van spesiale fondse moet die balanse gerekonsilieer word vir doeleindes van finale state.

Ten opsigte van bedrae wat deur ander departemente verskuldig is, is dit 'n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae ingedien word vir ouditdoeleindes vir elke departement met wie die WKOD 'n transaksie aangegaan het. Briewe van bevestiging moet uitgestuur word binne een maand na jaareinde (m.a.w 30 April) en teruggestuur word nie later nie as 25 Mei om departemente in staat te stel om die korrekte balanse in hulle finansiële state te reflekteer.

Alle inkomste wat vir die finansiële jaar ontvang is, moet gereeld toegewys en oorbetaal word aan die Provinsiale Inkomstefonds.

Die voorlopige sluiting van die 2004/2005-boekjaar sal plaasvind op 15 April 2005. Dit impliseer dat slegs BRS-gebruikers wat aangeneem is met period opening and closing adjustment functions (Rekeningekontroleur) in staat sal wees om verdere regstellings (joernale) vir Maart 2005 te prosesseer voor finale afsluiting wat op 3 Mei 2005 sal plaasvind. Alle BRS-gebruikers word versoek om te verseker dat al die nodige aanpassings gemagtig is voor bogenoemde voorlopige afsluitingsdatum, nl. 15 April 2005.