1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se 2018 Jaarlikse Opname vir skole met spesialebehoeftes sal op 06 September 2018 afgeneem word. Prinsipale moet die akkuraatheid van leerder- en opvoederdata op SOBIS afteken. Maak asseblief seker dat die volgende teen 06 September 2018 op SOBIS weergegee word:
1.1 Leerders is in die korrekte grade, klasse en taal-van-leer-en-onderrig (TLO)-kategorie.
1.2 Leerderoorplasings (in en uit) is voltooi.
1.3 Graadveranderings is voltooi.
1.4 Inligting oor leerdergestremdhede is korrek.

2. Die prinsipaal moet ook verseker dat die lys van opvoeders op SOBIS, asook werkservaring, grade en vakke wat gedurende 2018 onderrig word, bygewerk en geverifieer is, (indien grade en vakke wat in vorige jare onderrig is, nie meer op die opvoeder se 2018-werkslading van toepassing is nie, moet dit verwyder word).

3. Alle vertoon- en vasleggingskerms en foutverslae moet geverifieer word voordat die aftekeningsafdeling van die opname beskikbaar sal wees.

4. Die aftekeningsafdeling van die opname moet voltooi word om te bevestig dat die data wel geverifieer is, en dus 'n akkurate voorstelling van die leerderinskrywings en die getal personeel, soos op 06 September 2018 is.

5. Daar sal van hospitaalskole verwag word om 'n drukstuk van die opname te voltooi. Die opname sal direk aan skole verskaf word.

6. Die leerondersteuningshoofde moet die data van die Jaarlikse Opname teen 13 September 2018 afteken.

7. Die prinsipaal, as die institusionele OBIS-beampte, moet die dataprosesse bestuur om te verseker dat die verifikasiebewys en handtekeninge van personeel wat aangewys is om die data te kontroleer, op versoek van ouditeurs getoon kan word. Aangesien die inligting ouditeerbaar is, moet die skool se sakeproses ten opsigte van OBIS-data aangeteken word om aanspreeklikheid vir die korrektheid van data te verseker. Vir meer inligting kan Kennis- en Inligtingsbestuurminuut: 0003/2012, gedateer 10 Augustus 2012, geraadpleeg word. Prinsipale word ook daaraan herinner dat vanaf 2014, korrekte SOBIS-data 'n voorvereiste is vir skole om die tweede bedrag van norme-en-standaarde-toewysings te ontvang (Omsendbrief: 0044/2013, gedateer 29 Oktober 2013).

8. 'n Nasionale identiteitsnommer (ID)-nommer is verpligtend vir alle leerders op alle gerekenariseerde skooladministrasie- en bestuurstelsels. 'n SOBIS-verslag is beskikbaar om leerders te identifiseer wat nie in besit van ID-nommers is nie, en om die vaslegging van ontbrekende ID-nommers te fasiliteer. Indien 'n leerder nie in besit van 'n geldig ID-nommer is nie, moet 'n ongeldige ID-nommer NIE vasgelê word NIE. Adviseer asseblief die ouers oor die proses om vir 'n ID by die Departement van Binnelandse Sake (DHA) aansoek te doen. Waar moontlik, word prinsipale versoek om die ouers by te staan om die proses deur die DHA te fasiliteer.

9. Indien enige probleme met die voltooiing van hierdie opname ondervind word, kontak asseblief die tersaaklike distriksamptenaar wat hieronder gelys is:

DISTRIK SOBIS- ADMINISTRATEUR VIR DISTRIK TELEFOONNOMMER E-POS
Metro-Noord Masixole Stofile 021 938 3052 masixole.stofile@westerncape.gov.za
Metro-Sentraal Anita McGrath
Tercia Southgate
021 514 6751
021 514 6737
anita.mcgrath@westerncape.gov.za
tercia.southgate@westerncape.gov.za
Metro-Suid Anastasia Rose
Sive Jara
021 370 2120
021 370 2106
anastasia.rose@westerncape.gov.za
sive.jara@westerncape.gov.za
Metro-Oos Buseka Ndinisa
Thembeka Dlamini
021 900 7053
021 900 7011
buseka.ndinisa@westerncape.gov.za
thembeka.dlamini@westerncape.gov.za
Weskus Mervan Davids 021 860 1596 mervan.davids@westerncape.gov.za
Kaapse Wynland Kevin van Eeden 023 348 4633 kevin.vaneeden@westerncape.gov.za
Overberg Suzanne Braaf 028 214 7411 suzanne.braaf@westerncape.gov.za
Eden en Sentrale Karoo Romelda Booysen
Keith Zibi
044 803 8367
044 803 8346
romelda.booysen@westerncape.gov.za
keith.zibi@westerncape.gov.za

10. Die WKOD waardeer opreg die bydrae en toegewydheid van alle onderwysamptenare en maak staat op u voorgesette samewerking gedurende 2018.


GETEKEN: HA LEWIS
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2018:06:11