| 1. |
Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se jaarlikse opname vir gewone skole sal op 06 Maart 2018 afgeneem word. Prinsipale moet die korrektheid van leerderen opvoederdata op SOBIS afteken. Kringbestuurders moet die data van die jaarlikse opname teen 28 Maart 2018, op SOBIS afteken. Voor aftekening op SOBIS, moet die prinsipaal toesien dat die volgende korrek op SOBIS weergegee word: |
| 1.1 |
Alle leerders wat vir die 2018-skooljaar geregistreer is en skool bywoon, moet in hul korrekte grade, klasse en taal-van-leer-en-onderrig- (TLO)-kategorie op SOBIS verskyn. |
| 1.2 |
Leerderoorplasings (in en uit) is voltooi. |
| 1.3 |
Graadveranderings is voltooi. |
| 1.4 |
Vakveranderings is voltooi. |
| 2. |
Die prinsipaal moet ook toesien dat die lys van opvoeders op SOBIS, asook die jare se ondervinding, grade en vakke wat gedurende 2018 onderrig word, bygewerk en gekontroleer is, (indien grade en vakke wat in vorige jare onderrig is, nie meer op die opvoeder se 2018-werkslading van toepassing is nie, moet dit verwyder word). |
| 3. |
Alle vertoon- en vasleggingskerms en foutverslae moet gekontroleer word voordat die aftekeningsafdeling van die opname beskikbaar sal wees. |
| 4. |
Die aftekeningsafdeling van die opname moet voltooi word om te bevestig dat die data wel gekontroleer is, en dus 'n akkurate weerspieeling van die leerderinskrywings en die getal personeel soos op 06 Maart 2018 is. |
| 5. |
Die prinsipaal, as die institusionele OBIS-beampte, moet die dataprosesse bestuur om te verseker dat bewyse van kontrolering en die handtekeninge van personeel wat gedelegeer is om die data te kontroleer, op versoek van ouditeurs getoon kan word. Aangesien die inligting ouditeerbaar is, moet die skool se sakeproses ten opsigte van SOBIS-data aangeteken word om aanspreeklikheid vir die korrektheid van data te verseker. Vir meer inligting kan die Kennis- en -Inligtingsbestuursminuut 0003/2012 gedateer 10 Augustus 2012, geraadpleeg word. Prinsipale word ook vriendelik daaraan herinner dat vanaf 2014, korrekte SOBIS-data 'n voorvereiste vir skole is om die tweede oordrag van norme-en-standaarde-toewysings te ontvang (Omsendbrief 0044/2013, gedateer 29 Oktober 2013). |
| 6. |
'n Nasionale identiteitsnommer (ID) is verpligtend vir alle leerders op alle gerekenariseerde skooladministrasie- en bestuurstelsels. 'n SOBIS-verslag is beskikbaar om leerders te identifiseer wat nie in besit van ID-nommers is nie, en om die vaslegging van ontbrekende ID-nommers te fasiliteer. Indien 'n leerder nie in besit van 'n geldig ID-nommer is nie, moet 'n ongeldige ID-nommer NIE vasgele word NIE. Adviseer asseblief die ouers oor die proses om vir 'n ID by die Departement van Binnelandse Sake (DHA) aansoek te doen. Waar moontlik, word prinsipale versoek om die ouers by te staan om die proses deur die DHA te fasiliteer. |
| 7. |
Indien enige probleme met die voltooiing van hierdie opname ondervind word, kontak asseblief die tersaaklike kringbestuurder of distriksamptenaar wat hieronder gelys is:
|
| 8. |
Die WKOD waardeer opreg die bydrae en toegewydheid van alle onderwysbeamptes en maak staat op u voorgesette samewerking gedurende 2018. |
GETEKEN: HA LEWIS
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2018:02:19
|
 |