1. Die Kitsopname vir gewone en onafhanklike skole sal vir die administrasie en bestuur van skole, en die voorsiening van hulpbronne in 2018, gebruik word.

2. Die prinsipaal moet die Kitsopname op 30 Januarie 2018 (tiende skooldag) op SOBIS voltooi en afteken. Kringbestuurders moet die data van die Kitsopname teen 02 Februarie 2018 afteken.

3. Die prinsipaal of sy of haar afgevaardigde moet die volgende verseker voordat dit op SOBIS afgeteken word:

  1. Alle geregistreerde leerders vir die 2018-skooljaar wat by die skool sal aanmeld, moet in hul korrekte graad en klas op SOBIS verskyn.
  2. Enige leerder wat na verwagting weer sou terugkeer, maar nie vir inskrywing teen 30 Januarie 2018 by u skool aanmeld nie, moet volgens die leerderbywoningsbeleid gederegistreer word. (Indien hierdie leerders ná 30 Januarie 2018 vir toelating aanmeld, kan hulle weer op SOBIS geregistreer word.)
  3. Die lys van opvoeders op SOBIS soos op 30 Januarie 2018, moet bygewerk en gekontroleer word, en diensstate moet bevestig word. 'n Opvoederskerm op SOBIS sal outomaties met die gekontroleerde opvoedersdata bygewerk word. Die vasleggingskerms wat die getal personeel by die skool weergee, moet akkuraat voltooi word.
  4. Alle vertoon- en vasleggingskerms en foutiewe verslae moet bevestig word voordat die aftekenafdeling van die opname vir aftekening beskikbaar sal wees.
  5. Die aftekenafdeling van die opname moet voltooi word as erkenning van die verifikasie van die data as 'n akkurate weerspieeling van die leerderinskrywing en getal personeel van die tiende skooldag
4. 'n Nasionale Identiteitsnommer (ID) is verpligtend vir alle leerders op alle gerekenariseerde skooladministrasie- en bestuurstelsels. 'n SOBIS-verslag is beskikbaar om leerders te identifiseer wat nie in besit van identiteitsnommers is nie, en om die vaslegging van ontbrekende identiteitsnommers te fasiliteer. Adviseer asseblief die ouers oor die proses om vir 'n ID by die Departement van Binnelandse Sake aansoek te doen. Waar moontlik, word prinsipale versoek om ouers by te staan om die proses deur die Departement van Binnelandse Sake te fasiliteer. Vir verdere inligting, verwys na Inrigtingsbestuur- en -Beheerbeplanningsminuut 0005/2014.

5. Indien enige probleme met die voltooiing van die opname ondervind word, kan die tersaaklike kringbestuurder of distriksamptenaar gekontak word:

DISTRIK SOBIS- ADMINISTRATEUR VAN DISTRIK TELEFOONNR E-POS
Metro-Noord Masixole Stofile 021 938 3052 Masixole.Stofile@westerncape.gov.za
Metro-Sentraal Anita McGrath
Tercia Southgate		 021 514 6751
021 514 6737		 anita.mcgrath@westerncape.gov.za
tercia.southgate@westerncape.gov.za
Metro-Suid Anastasia Rose
Sive Jara		 021 370 2120
021 370 2106		 anastasia.rose@westerncape.gov.za
sive.jara@westerncape.gov.za
Metro-Oos Buseka Ndinisa
Thembeka Dlamini		 021 900 7053
021 900 7011		 buseka.ndinisa@westerncape.gov.za
thembeka.dlamini@westerncape.gov.za
Weskus Mervan Davids 021 860 1596 mervan.davids@westerncape.gov.za
Kaapse Wynland Kevin Van Eeden 023 348 4633 kevin.vaneeden@westerncape.gov.za
Overberg Suzanne Braaf 028 214 7411 suzanne.braaf@westerncape.gov.za
Eden en Sentrale Karoo Yvonne Ngwane 044 803 8346 yvonne.ngwane@westerncape.gov.za

6. Die kwaliteit van die OBIS-data sal aan norme-en-standaarde-oordragbetalings gekoppel word. OBIS-data-nakomingsverslae sal op SOBIS vir prinsipale beskikbaar wees. Prinsipale moet die prosesse van die Kitsopname koördineer om die akkuraatheid van vasgelegde data, tydige voltooiing en aftekening te verseker en dit dan af te teken.

7. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement waardeer die data bydrae en toegewydheid van alle onderwysamptenare en sien uit na u voorgesette samewerking in 2018.


GETEKEN: HA LEWIS
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2018:12:13