1. Ingevolge die Regulasies betreffende die Afneem, Administrasie en Bestuur van die Nasionale Senior Sertifikaat-eksamen, gepubliseer in Staatskoerant 37651 van 16 Mei 2014, moet die provinsiale departemente van onderwys die prinsipaal van 'n skool as die hoofopsiener vir die NSS-eksamen aanstel.

2. Prinsipale en sentrumbestuurders van leersentrums vir volwassenes mag hierdie verantwoordelikheid skriftelik aan 'n lid van die skoolbestuurspan (SBS) delegeer. Die prinsipaal/sentrumbestuurder sal egter uiteindelik volle verantwoordelikheid en aanspreeklikheid vir die afneem van alle eksamens by hul skool/sentrum aanvaar.

3. In die November 2018 NSS-eksamen word daar van die senior opsiener, wat 'n lid van die gemeenskap moet wees, verwag om die hoofopsiener met die administrasie en afneem van die eksamen te ondersteun. Onder geen omstandighede moet die senior opsiener volle verantwoordelikheid neem vir al die administratiewe take wat met die November 2018 NSS-eksamen verband hou nie.

4. Die senior opsiener sal as die hoofopsiener vir die NSS-aanvullende en SS(a)-eksamen, wat in Junie/Julie 2019 afgeneem sal word, diens doen.

5. Prinsipale en sentrumbestuurders van leersentrums vir volwassenes word versoek om geskikte persone vanuit die gemeenskap as senior opsieners en opsieners vir bogenoemde eksamens te werf.

6. Die prinsipaal/sentrumbestuurder of sy/haar gedelegeerde moet seker maak dat al die dokumente wat by hierdie minuut aangeheg is, voltooi word:

Bylae A - Nominasie: Hoofopsiener
Bylae B - Nominasie: Senior opsiener
Bylae C - Aanstelling van opsieners
Bylae D - BRS-entiteitsinstandhouding (belastingnommer en deur bank gestempel)
Bylae E - Dienskontrak vir tydelike indiensneming van gemeenskapslede

7. Maatstawwe vir die aanstelling van opsieners
7.1 Onder normale omstandighede behoort niemand vir aanstelling as hoofopsiener, senior opsiener of opsiener oorweeg te word nie, indien hy/sy:
7.1.1 jonger as 25 jaar, of ouer as 65 jaar is;
7.1.2 'n familielid is van 'n kandidaat wat die eksamen aflê; of
7.1.3 die eggenoot of naasbestaande van die hoofopsiener is.
7.2 Benewens die hoofopsiener, moet een opsiener vir elke 30 kandidate aangestel word. Alle lokale moet ten volle benut word voordat nog 'n lokaal gebruik word.
7.3 By sessies waar daar slegs 'n paar kandidate (minimum van twee) is, sal die dienste van een opsiener voldoende wees. In sodanige geval sal die senior of hoofopsiener nie normale toesighoudingspligte uitvoer nie, behalwe om 'n opsiener af te los wat 'n kandidaat na die badkamer moet vergesel.
7.4 Indien al die kandidate manlik is, word daar aanbeveel dat die hoofopsiener, senior opsiener en opsieners ook manlik is. Indien al die kandidate vroulik is, word daar aanbeveel dat die hoofopsiener, senior opsiener en opsieners ook vroulik is. Indien daar manlike sowel as vroulike kandidate is en die hoofopsiener is manlik, moet minstens een van die opsieners vroulik wees, of indien die hoofopsiener vroulik is, moet minstens een van die opsieners manlik wees.
7.5 Indien bykomende opsieners benodig word om twee of meer eksamenlokale terselfdertyd te hanteer, sal die hoofopsiener nie normale toesighoudingspligte uitvoer nie, maar nodig wees om die pligte van 'n hoofopsiener by al die lokale uit te voer.

8. Aanstelling van opsieners
8.1 Die November 2018 NSS-eksamen en November 2018 OOV Vlak 4-eksamen
8.1.1 Die prinsipaal moet seker maak dat, vir die NSS-eksamensessies, 50% van die opsieners onderwysers en 50% gemeenskapslede is.
8.1.2 Onderwysers wat as opsieners diens doen, hoef nie geskeduleer te word om vir die volle duur van elke eksamensessie toesig te hou nie.
8.1.3 'n Onderwyser wie se kind die NSS-eksamen afle by die skool waar hy/sy aangestel is, moenie as 'n opsiener aangestel word nie.
8.1.4 Dit is noodsaaklik dat 'n onderwyser nie toesig hou by die vak wat hy of sy by die skool aanbied nie.
8.1.5 Prinsipale moet alle onderwysers wat as opsieners tydens die NSS-eksamen diens sal doen, skriftelik aanstel. Die lys met alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel is, moet teen Vrydag, 01 Junie 2018 aan die distrikskantoor voorgelê word.
8.1.6 Die distrikskantoor moet die nominasievorms wat van alle eksamensentrums ontvang word, insorteer en dit teen Vrydag, 08 Junie 2018 as een ingesorteerde pak vorms by Hoofkantoor indien.
8.2 Junie 2019 NSS- aanvullende, SS(a) en OOV Vlak4-eksamen
8.2.1 Die prinsipaal/sentrumbestuurder of sy/haar gedelegeerde sal as hoofeksamen-beampte aangestel word en vir die bestuur en administrasie van die Julie 2019 NSS- aanvullende/SS(a)-eksamen aanspreeklik wees. Die hoofeksamenbeampte sal die senior opsiener (gemeenskapslid), wat as die hoofopsiener aangestel sal word, met die afneem van die Junie 2019 NSS- aanvullende/SS(a)-eksamen bystaan.
8.2.2 Die prinsipaal/sentrumbestuurder moet lede van die gemeenskap wat as hoofopsieners en opsieners vir die Junie NSS- aanvullende/SS(a)-eksamen en die OOV Vlak 4-eksamen diens sal doen, skriftelik aanstel. Die lys van alle gemeenskapslede wat as opsieners vir hierdie eksamens aangestel is, moet teen Maandag, 18 Maart 2019 by die distrikskantoor ingedien word.

9. Pligte van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners
9.1 Die pligte van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners verskyn in die Eksamenprosedure-handleiding, aangeheg as Addendum A.
9.2 Opsieners moenie kandidate met enige onreelmatige aktiwiteite tydens die afneem van 'n eksamen help nie. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) sal nie huiwer om 'n kriminele klag in te dien teen enige opsiener wat skuldig bevind word aan enige betrokkenheid by 'n onreelmatigheid nie.
9.3 Hoofopsieners, senior opsieners en opsieners moet hul identiteitsdokumente, mees onlangse akademiese rekord (minstens graad 12) en kontrakte vir die duur van die eksamen by hulle dra.
9.4 Prinsipale moet 'n rooster vir toesighouding opstel en dit aan die betrokke kringbestuurder voorle sodra opsieneraanstellings goedgekeur is.
9.5 Die opsienerrooster moet opsieners en aflosopsieners vir elke eksamensessie insluit.

10. Opleiding van opsieners vir die NSS-, SS(a)- en OOV Vlak 4-eksamens
10.1 Opleiding vir prinsipale, hoofopsieners en senior opsieners en gemeenskapslede sal in Augustus en September 2018 plaasvind en is verpligtend.
10.2 Senior opsieners wat binne 'n radius van 75 km van die skool of sentrum waar die opleiding plaasvind, bly, sal vir een bykomende sessie betaal word om vir reiskostes te vergoed.
10.3 Senior opsieners wat verder as 75 km van die opleidingsplek af bly, sal vir twee bykomende sessies betaal word om vir reiskostes te vergoed.
10.4 Die prinsipaal van die skool moet seker maak dat alle opvoeders en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel is, ten volle vir die uitvoering van hul pligte as opsieners opgelei is.
10.5 Opleiding moet afgewentel word vanaf prinsipale en hoofopsieners na alle opsieners wat nie 'n hoofkantooropleidingsessie bygewoon het nie.
10.6 Opleidingsregisters moet op skoolvlak as bewys voltooi word en moet die tyd en lokaal vir die opleiding aandui, sowel as die name van die opsieners wat die sessie bygewoon het.

11. Nominasies en goedkeuring van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners vir alle eksamens
11.1 Bylae A en Bylae B moet deur die prinsipaal of sentrumbestuurder voltooi word. Die kringbestuurder sal die genomineerdes verifieer en aanbeveel en die dokumente na hoofkantoor vir finale goedkeuring stuur.
11.2 Die nominasies van senior opsieners moet vergesel word van gesertifiseerde afskrifte van elke genomineerde se identiteitsdokument, 'n curriculum vitae (CV) van een bladsy en akademiese kwalifikasie(s), wat minstens 'n graad-12-sertifikaat moet insluit.
11.3 Die prinsipaal moet 'n persoonlike onderhoud voer moet die persoon wat as gedelegeerde hoofopsiener en die senior opsiener genomineer is.
11.4 Die kringbestuurder moet bevestig dat elke genomineerde goeie lees-, skryf-, gehoor- en visuele vermoens het, en 'n goeie gesondheid geniet.
11.5 Aansoekers of genomineerdes wat elders om 'n voltydse betrekking aansoek gedoen het, moet verkieslik nie vir aanstelling oorweeg word nie.
11.6 Die prinsipaal of sentrumbestuurder moet verklaar dat die genomineerde(s) geskik is om die pligte van 'n opsiener uit te voer. Die kringbestuurder moet daarna aandui of die aanstelling van die genomineerde(s) aanbeveel kan word. Bylae C moet dan deur die opsiener(s) voltooi en onderteken word.
11.7 Slegs 'n persoon wie se aanstelling deur hoofkantoor goedgekeur is, mag die pligte van 'n opsiener uitvoer. Opsieners mag onder geen omstandighede plaasvervangers vir enige deel van hul werk aanstel nie.

Indien omstandighede 'n hoofopsiener, senior opsiener of opsiener verhoed om tydens 'n eksamen toesig te hou, moet die prinsipaal of sentrumbestuurder, in konsultasie met die kringbestuurder, reelings tref vir die aanstel van 'n plaasvervanger en die Direktoraat: Eksamenadministrasie moet onmiddellik van die verandering ingelig word. Plaasvervangers moet ook hul bankbesonderhede en belasting-verwysingsnommer op die aangehegte Bylae D-vorm verskaf.

12. Dienskontrak

Alle hoofopsieners, senior opsieners en opsieners moet bereid wees om 'n dienskontrak met die WKOD te sluit aangaande hul pligte en verantwoordelikhede tydens die afneem van die eksamens. Die kontrak sal vir die eksamens van November 2018 en Junie 2019 geldig wees.

13. Indien van nominasievorms
13.1 Na die verifikasie van Bylae A, B, C, D en E moet die kringbestuurder dit saam in een pak aan die toepaslike amptenaar, soos hieronder aangedui, voorlê:

Distrik Verantwoordelike amptenaar Tel. E-pos
Metro-Noord Johnnie Isaacs
(Hoofkantoor)		 021 467 2974 johnnie.isaacs@westerncape.gov.za
Metro-Sentraal Farrel Jacobs
(Hoofkantoor)		 021 467 2909 farrel.jacobs@westerncape.gov.za
Metro-Suid Linsay van Gensen
(Hoofkantoor)		 021 467 2917 linsay.vangensen@westerncape.gov.za
Metro-Oos Gideon Dilgee
(Hoofkantoor)		 021 467 2941 gideon.dilgee@westerncape.gov.za
Weskus Peggy Thomas
(Hoofkantoor)		 021 467 2930 Peggy.Thomas@westerncape.gov.za
Kaapse Wynland Lindsay Weber
(Hoofkantoor)		 021 467 2732 lindsay.weber@westerncape.gov.za
Overberg Patricia Liguma
(Hoofkantoor)		 021 467 2936 patricia.liguma@westerncape.gov.za
Eden en Sentrale Karoo Samuel Adams
(Hoofkantoor)		 021 467 2914 samuel.adams@westerncape.gov.za
13.2 Opsomming van voorleggingsdatums vir opsienernominasievorms:
13.2.1 November 2018 NSS-ekamen en OOV Vlak 4-eksamen 01 Junie 2018
13.2.2 Junie 2019 NSS- aanvullende/SS- en OOV Vlak 4-eksamen 18 Maart 2019

14. Besoldiging van opsieners
14.1 Die WKOD sal gemeenskapsgebaseerde opsieners ooreenkomstig die Personeel-administrasiemaatreels (PAM) aanstel en besoldig.
14.2 Onafhanklike skole, kolleges en gevangenisse is verantwoordelik vir die besoldiging van hul eie opsieners.

Prinsipale van onafhanklike skole, hoofde van kolleges en gevangenisse moet egter daarop let dat dit verpligtend is om Bylae A, B, C en E te voltooi en dit aan die WKOD terug te stuur, selfs al word die opsieners van hierdie inrigtings nie deur die WKOD betaal nie.
14.3 Administratiewe personeel en onderwysers, wat 'n salaris van die WKOD ontvang en ook as opsieners diens doen, sal nie deur die WKOD vir die lewering van pligte as opsieners besoldig word nie.
14.4 Die huidige tarief (onderhewig aan verandering) is R225,55 per sessie vir 'n senior opsiener en R150,35 per sessie vir 'n opsiener.
14.5 Opsieners sal onder geen omstandighede vir reiskoste, wat ten opsigte van die uitvoer van opsienerpligte aangegaan is, vergoed word nie. Prinsipale en sentrumbestuurders moet dus opsieners vanuit die onmiddellike gemeenskap wat deur die skool of sentrum bedien word, aanstel.
14.6 Die regulasies (IRP10) betreffende die betaling van werknemersbelasting bepaal dat alle salarisse van persone in deeltydse werk onderhewig is aan . belastingaftrekking van 25%. Die WKOD sal dus 25% belasting aftrek van die bedrae wat aan opsieners betaal word. Die indien van 'n belastingaanwysing vir werknemers (IRP3) is dus nie meer van toepassing nie.

Opsieners wat kwalifiseer vir vrystelling of gedeeltelike vrystelling van werknemersbelasting moet, na ontvangs van . IRP5-sertifikaat, die sertifikaat saam met die voorgeskrewe IT12 S-vorm aan hul plaaslike Ontvanger van Inkomste voorle. IRP5-sertifikate word gewoonlik gedurende Junie of Julie van die jaar na hul tydperk as opsieners, na opsieners se posadresse gepos.
14.7 Ten einde die uitbetaling van opsieners se eise te bespoedig, moet elke senior opsiener of opsiener sy of haar identiteitsnommer op die aanvaardingsvorm skryf en . gesertifiseerde afskrif van sy of haar identiteitsdokument aanheg. Bylae D, wat ook die belastingverwysingsnommer weergee, moet deur alle senior opsieners en opsieners van die gemeenskap voltooi word. Hierdie vorm moet voltooi en as korrek gesertifiseer word en die bankrekening moet deur die betrokke bank as aktief verklaar word.

15. Maak asseblief seker dat 'n afskrif van hierdie Eksamenminuut aan die prinsipaal of sentrumbestuurder, sy/haar gedelegeerde, die senior opsiener en elke bykomende opsiener oorhandig word.


GETEKEN: PAD BEETS
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KURRIKULUM- EN ASSESSERINGSBESTUUR
DATUM: 2018:05:16

Bylae A: Nominasie en aanstelling - Hoofopsiener  (grootte: 56 KB)
Bylae B: Nominasie en aanstelling - Senior opsiener  (grootte: 54 KB)
Bylae C: Aanstelling van opsieners  (grootte: 58 KB)
Bylae D: BRS-entiteitsinstandhouding  (grootte: 28 KB)
Bylae E: Kontrak van tydelike werk  (grootte: 53 KB)