1. Die doel van hierdie minuut, uitgereik ingevolge artikel 38 (1)(a)(i) van die Wet op die Bestuur van Openbare Finansies, 1999 (Wet 1 van 1999), soos gewysig, is om:

  1. die nuwe geoutomatiseerde naspoorstelsel vir verskaffersfakture (SITS) bekend te stel wat die handfaktuurregisters (met sekere uitsonderings) sal vervang en met ingang van die ondertekening van die Minuut in werking sal tree;
  2. Finansiele Instruksie 0004/2012 te vervang na die mate soos in hierdie minuut vervat;
  3. 'n instrument te voorsien wat aan Tesourieregulasie 8.2.3 voldoen;
  4. 'n meganisme te voorsien om alle fakture wat ontvang word, te registreer, na te spoor, te monitor en van rekenskap te gee;
  5. die beheeromgewing te versterk;
  6. die risiko van duplikaatbetalings te verminder;
  7. die bespoediging van fakture te bevorder om aan betaallopies te voldoen en te verseker dat verskaffers binne 30 dae betaal word; en
  8. finansiele verslagdoening oor Oplopings en Betaalbare Bedrae te verbeter.
2. Die gebruik van handfaktuurregisters, soos tans deur die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) gebruik word om fakture te registreer en betalings aan verskaffers te bestuur, is 'n omslagtige proses wat gevolglik die behoefte noodsaak om die stelsel te outomatiseer om doeltreffendheid en finansiele verslagdoening te verbeter. Die geoutomatiseerde SITS is ontwerp en ontwikkel om die nakoming van wetlike voorskrifte, beleide en prosesse te verseker.

3. Toegang tot die SITS kan soos volg deur die WKOD se Enterprise Content ManagementSystem (ECM) verkry word:

  • Teken aan op ECM "MyContent" deur gebruikersdata te gebruik.
  • Klik op "MyInvoice Tracking" op die "Home"-oortjie.
4. Die tabel hieronder dui op die veranderinge van die huidige handstelsel na die geoutomatiseerde stelsel:

Handstelsel Verantwoordelik Geoutomatiseerde stelsel op ECM Verantwoordelik
Handfaktuurregister Betaalkantoor Geoutomatiseerde Supplier Invoice Tracking System Alle persone wat by die betaalprosessiklus betrokke is
Laatbetaling-sertifikaat (Bylae D) met die hand opgestel vir elke faktuur wat nie binne die vereiste 30-dae- tydperk betaal is nie Betaalkantoor Laatbetaling-sertifikaat (Bylae D) outomaties geskep vir elke faktuur wat nie binne die vereiste 30-dae-tydperk betaal is nie Amptenare verantwoordelik vir laatbetalings

Betaalkantoor skep laatbetalingsertifikaat (Bylae D)
Finansiele verslae ten opsigte van 30-dae-betalings (betaal/nie betaal nie) wat vir verslagtydperke, met die hand opgestel is Bondelverwerking en Verliesbestuur, Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde, (DFA) Finansiele verslae ten opsigte van 30-dae-betalings (betaal/nie betaal nie) wat outomaties, vir 'n verslagtydperk, geskep is Bondelverwerking en Verliesbeheer, DFA

Uitsonderingsverslae wat deur die Bondelverwerking en Verliesbeheer, DFA aan Bestuur voorsien is om regstellende maatreels gereed te kry
Handfaktuurregisters aangewend vir die verslagtydperk wat op 31 Maart 2017 eindig Betaalkantoor SITS vanaf die ondertekening van die Minuut in werking Alle persone betrokke by die betaalproses-siklus
Rekonsilieer KITSO-verslag met skriftelike laatbetaling-sertifikate (Bylae D) en oorspronklike betaling Bondelverwerking en Verliesbeheer, DFA Rekonsilieer KITSO-verslag met stelsel gegenereerde Bylae D-sertifikate en 30- dae-uitsonderings-verslae wat deur SITS geskep is Bondelverwerking en Verliesbeheer, DFA

Uitsonderingsverslae aan Bestuur verskaf
Skriftelike berekeninge om verslae saam te stel (30-dae-betaal/nie betaal nie), wat teen die 10de van elke maand aan Provinsiale Tesourie uitgereik word Bondelverwerking en Verliesbeheer, DFA Geoutomatiseerde berekeninge om verslae saam te stel (30-dae-betaal/nie betaal nie), wat teen die 10de van elke maand aan Provinsiale Tesourie uitgereik word Bondelverwerking en Verliesbeheer, DFA

5. Die SITS bestaan uit 'n geoutomatiseerde sentrale aanlyn Supplier Invoice Register. Hierdie faktuurregister integreer 'n gevestigde werkvloei wat ontwerp is om verskeie gebruikers met die klik van 'n knoppie te akkommodeer.

6. Die SITS-funksies sluit die volgende in:

  1. Registrasie van 'n faktuur
  2. Registrasie van 'n kredietnota
  3. Registrasie van negatiewe bedrae op 'n faktuur
  4. Vaslegging van faktuurteenstrydighede
  5. Bywerking van die faktuurbetaalproses en elektroniese werkvloeiroete
  6. Monitering van faktuur se "gesondheid"-status
  7. Skakeling van kredietnotas met fakture vir rekonsiliasie
  8. Kansellering van 'n faktuurbetaalproses
  9. Herinstelling van 'n faktuurbetaalproses
  10. Soekfunksionaliteit
  11. Paneelborde 'n grafiese voorstelling van verslae
  12. Skep van finansiele en statistiese verslae
7. Die SITS bied die volgende voordele:

  1. Vermindering van omslagtige take wat met die hand gedoen word
  2. Uitskakeling van handregisters, wat deur die WKOD versprei is
  3. Verbeter ontleding, besluitneming en verslagdoening
  4. Verbeter die beheeromgewing, bv. verdeling van pligte en nakoming
  5. Moniteer die betaling van krediteure binne 30 dae vanaf ontvangs van faktuur
  6. Verskaf bedryfsinligtingdata
  7. Spoor die afleweringsmetode en aankompunt van fakture op
8. Van 'n amptenaar wat by die betaalproses betrokke is, sal verwag word om:

  1. alle fakture te registreer wat elektronies op SITS ontvang is;
  2. die unieke SITS-verwysingsnommer op die faktuur aan te teken;
  3. die handbetaalprosesstap, waaroor die amptenaar verantwoordelik is, te voltooi;
  4. die betaalprosesstap, waarvoor die amptenaar verantwoordelik is, elektronies op SITS by te werk en dit na die roetewerkvloeistap van die volgende verantwoordelike amptenaar in die betaalproses te kanaliseer;
  5. seker maak dat die handproses met SITS ooreenstem; en
  6. die betaling van die faktuur te monitor en na te spoor en, waar nodig, regstellende maatreels te neem.
9. Opleiding sal aan die toepaslike Hoofkantoor en alle distrikskantooramptenare verskaf word.

10. Versoeke vir verdere opleiding of tegniese bystand moet aan die volgende SITS Bedryfsadministrateurs van Bondelverwerking en Verliesbeheer by die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde gerig word:
Mnr Hein Burger (tel. 021 467 2188 of e-pos Hein.Burger@westerncape.gov.za)
Me Azra Domingo (tel. 021 467 2061 of e-pos Azra.Domingo@westerncape.gov.za)
Mnr Mfundiso Nkente (tel. 021 467 2885 of e-pos Mfundiso.Nkente@westerncape.gov.za)

11. Alle amptenare moet weet dat daar geskeduleerde betaallopies is. Hierdie feit moet in bedryfsbeplanning opgeneem word in samewerking met die verskaffer en moet nie as 'n motivering gebruik word om nie 'n verskaffer binne die toegekende 30 dae te betaal nie.

12. Ten einde rekonsiliasies tussen die verwante stelsels te fasiliteer en te vereenvoudig, is dit noodsaaklik dat die inligting wat op die betrokke betaalstelsel en SITS vasgelê word, ooreenstem en korrek is, byvoorbeeld die werklike faktuurdatum en die geldige ontvangsdatum van die faktuur.

13. Die SITS User Manual and Administrator Maintenance Manual is op die SITS onder die "HELP"-kieslys beskikbaar.

14. Die hoe-vlak bestuursaamwerk vir SITS word hieronder geillustreer:

Stelseleienaar– Hoofdirekteur: Finansiële Bestuur
Stelselsadministrateur – Direkteur: Finansiële Rekeningkunde
Bedryfsadministrateur – Finansiële Rekeningkunde (Bondelverwerking en Verliesbeheer)
Verskaffer se hooftabel SITS-gebruikerstabel SITS-gebruiker se magtigingstabel BAS-datumvasleggings-tabel SITS-afgevaardigde se tabel

15. Nienakoming van Tesourieregulasie 8.2.3 hou 'n aantal risiko's vir die Departement in, insluitende die skep van 'n negatiewe persepsie van die WKOD. Vertragings met betalings het ppk 'n negatiewe effek op die kontantvloei van diensverskaffers, en in 'n groter mate, op die kapasiteit van opkomende verskaffers om goedere en dienste te lewer.

16. U samewerking om verdere verspreiding en implementering te verseker, word waardeer.


GETEKEN: LJ ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2017:05:05

"Public Finance Management Act, 1999 (Act 1 of 1999)"  (grootte: 487 KB)