1. Inleiding
Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiele Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999), moet die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) teen 31 Mei 2017 finansiele jaarstate aan die ouditeur-generaal voorle. Vir die 2016/2017-boekjaar wat eindig op 31 Maart 2017 is dit dus nodig om die WKOD se boeke voor 30 April 2017 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 25 April 2017. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as 'n departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word 'n dringende beroep gedoen op alle partye om te let op die volgende reelings om te verseker dat daar aan die vereistes voldoen word.

2. Betalings op BRS vir Maart 2017
2.1 Die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde, in oorleg met die BRS Stelselskontroleur, bestuur tans die proses ten opsigte van betalings op BRS vir die 2016/2017-boekjaar. Hierdie kantore het reeds inligting aan gebruikers versprei oor betalings op BRS en Logis.
2.2 Ten einde te verseker dat alle uitgawes teen die huidige boekjaar op BRS-geprosesseer word, moet betalings nie later nie as 24 Maart 2017 gemagtig word (laaste BRS-loopdatum vir Maart 2017). Betalings wat na 31 Maart 2017 gemagtig word, sal by die 2017/18-boekjaar ingeskryf word. Dit moet tot elke prys vermy word, aangesien die nuwe jaar se begroting gedebiteer sal word. Daar word ten sterkste aanbeveel dat die laaste betaling ten opsigte van die 2016/17-boekjaar vir BRS en Logis teen 17 Maart 2017 vasgele en goedgekeur word om opeenhopings te vermy.

3. Reis en verblyf (R&V) voorskotte en eise
R&V-voorskotte beinvloed nie die afsluiting van die boekjaar nie, maar die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen begrote fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2016/17-boekjaar betyds geprosesseer word. Aangesien hierdie eise en voorskotte op Persal geprosesseer word, moet hulle teen nie later nie as 14 Maart 2017 ingedien word. Enige eise wat na daardie datum ingedien word, sal teen die 2017/2018-boekjaar belas word. Indien 'n eis minder as die voorskot is, moet alle verskille ook teen 17 Maart 2017 terugbetaal wees.

4. Kwitansies (Distrikskantore en DFA)
Alle kantore verantwoordelik vir die uitreik van BRS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2017, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekeningsmaand Maart (03) en dat alle hangende kwitansies op BRS toegewys is. Magtigers moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.

5. Kleinkasuitgawe (Distrikte en DFA)
Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2017 moet gedurende Maart 2017 verreken word.

6. Verrekeningsmaand Maart (03) (Distrikte, DFA en DLS)
Dit is noodsaaklik dat die korrekte inskrywingsdatum ten alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings ten opsigte van regstellings vir die 2016/2017-boekjaar gedurende April 2017 vasgele word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings vir Maart 2017 betyds binne hul werkvloei gemagtig word.

7. Uitstaande transaksies op BRS
Alle uitstaande transaksies met 'n status van open reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. 'n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op die BRS by die verslagdoeningfunksie (Other Reports) versoek word. Die verantwoordelike gebruikers kan na aanleiding van hierdie verslag vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies geidentifiseer word. So nie, kan 'n Outstanding transaction enquiry dialogue opgeroep word om die uitstaande transaksies in die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas te besigtig. Die keerdatum vir die verrekening van uitstaande transaksies is 14 Maart 2017.

8. BRS-inskakelings en uitsonderings (DFA)
Die verantwoordelike amptenare moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting verreken word. Die BRS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BRS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.

9. Bates-en-lasterekeninge (DFA)
Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiele state te openbaar, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte saldofs, bv. kredietsaldofs op skuldrekeninge, te reflekteer. In gevalle waar debietbedrae nie ooreenkom met kredietbedrae nie (en vice versa), moet hierdie debiete en krediete vir doeleindes van finansiele state apart gespesifiseer en deur die verantwoordelike amptenare verouder word. In hierdie verband moet die nodige ondersteuningsdokumentasie ook ingedien word. In die geval van beleggingsrekeninge vir spesiale fondse moet die saldofs vir die finale staatdoeleindes gerekonsilieer word.

10. Eise betaalbaar en eise verhaalbaar (DFA)
Ten opsigte van bedrae verskuldig deur en aan ander departemente, is dit 'n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae vir ouditdoeleindes voorgele word vir elke departement met wie die WKOD 'n transaksie aangegaan het.

Die bevestigingsbriewe moet onmiddellik na jaareinde (25 April 2017) uitgestuur word en teen nie later nie as 30 April 2017 teruggestuur word om sodoende departemente in staat te stel om hierdie inligting teen 15 Mei 2017 aan die Provinsiale Staatsrekeningkundige Dienste van die Provinsiale Tesourie voor te le en die korrekte saldofs in hul finansiele state weer te gee. Sien PT Omsendbrief 40 van 2008, gedateer 26 September 2008 in hierdie verband.


11. Inkomste-oorbetalings (DFA)
Alle inkomste wat vir die 2016/17-boekjaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2017 toegewys en aan die Provinsiale Inkomstefonds oorbetaal wees.

12. Vereiste Persal-verslae vir JFS
Die Hoofdirektoraat: Mensbestuurspraktyke moet die voorgeskrewe Persal-verslae oor voorwaardelike aanspreeklikheid en werknemersvoordeelvoorsiening op 31 Maart 2017 aanvra.

13. Afsluiting van die boekjaar (DFA)
Die afsluiting van die werkvloei vir die 2016/17-boekjaar wat op 31 Maart 2017 eindig, sal op 24 April 2017 plaasvind. Dit beteken dat slegs die Afdeling Rekeningkontrole van die Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2017 voor die finale afsluiting op 25 April 2017 sal kan prosesseer. Alle BRS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 24 April 2017 gemagtig word. Die finale afsluiting van die oudit sal eers plaasvind nadat die WKOD se finansiele state deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal afgehandel is.

14. Opgeloopte bedrae: Rekord van goedere en dienste ontvang en nog nie gefaktureer nie, sowel as onbetaalde fakture soos op 31 Maart 2017.
Met die oog op verslaglewering oor opgeloopte bedrae, moet alle kantore hul faktuurregisters, asook alle goedere en dienste wat ontvang en nog nie op 31 Maart 2017 gefaktureer is nie by die Afdeling Bewys- en Verliesbeheer van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde vir die aandag van mnr Hein Burger indien.

15. U samewerking ten opsigte van die vereistes van hierdie minuut sal op prys gestel word.


GETEKEN: L J ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2017:03:10

"Public Finance Management Act, 1999 (Act 1 of 1999)"  (grootte: 487 KB)