1. Die prosedure vir die hantering van versoeke om toegang tot inligting ingevolge die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting (WBTI), 2000 (Wet 2 van 2000), by die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD), is in Kennisbestuursminuut 0003/2014 gedateer 06 Junie 2014 verduidelik.

2. Ingevolge die WBTI voldoen 'n openbare skool aan die definisies van 'n "openbare liggaam" en sal daarom verantwoordelik wees om die vereistes van die WBTI met betrekking tot die verskaffing van inligting na te kom. Dit het noodsaaklik geword om alle openbare skole en amptenare in te lig oor die hersiene prosedure vir openbare skole om toegang tot inligting ingevolge die WBTI te verskaf, wat dadelik van krag is.

3. Die WBTI definieer 'n "openbare liggaam" as:

  1. enige staatsdepartement of administrasie in die nasionale of provinsiale regeringsfeer of enige munisipaliteit in die plaaslike regeringsfeer; of
  2. enige ander funksionaris of instelling wanneer ingevolge -
    1. die Grondwet of 'n provinsiale grondwet 'n bevoegdheid uitgeoefen of 'n plig verrig word; of
    2. wetgewing 'n openbare bevoegdheid uitgeoefen of 'n openbare plig verrig word;
4. Die WBTI vereis dat 'n "openbare liggaam" 'n Inligtingsbeampte het, wat moet toesien dat die liggaam aan die WBTI voldoen. Volgens die wetgewing is die Inligtingsbeampte van 'n openbare liggaam die hoof van daardie openbare liggaam. Die prinsipaal is daarom die Inligtingsbeampte van 'n openbare skool en hy of sy mag sy of haar pligte aan 'n Adjunk-inligtingsbeampte delegeer om seker te maak dat versoeke om inligting wat aan hul skool gerig is op 'n doeltreffende manier hanteer sal word.

5. Die Adjunk-inligtingsbeampte van 'n openbare skool is 'n werknemer van daardie openbare skool waaraan die Inligtingsbeampte sy of haar magte ingevolge die WBTI gedelegeer het. Dit beteken dat die Adjunk-inligtingsbeampte 'n versoek om inligting sal ontvang, die versoek sal fasiliteer en, soos nodig, die nodige bystand namens die Inligtingsbeampte aan die versoeker sal verskaf. Die Inligtingsbeampte bestuur en beheer steeds die Adjunk-inligtingsbeampte. Hierdie delegasie van bevoegdhede moet skriftelik gedoen word sodat dit geldig is.

6. Een van die funksies van 'n Inligtingsbeampte of 'n Adjunk-inligtingsbeampte is om seker te maak dat hul kontakbesonderhede te aller tye vir die publiek beskikbaar is. Ten einde in ooreenstemming te wees met gevestigde beste praktyk, kan die volgende bronne gebruik word om hierdie inligting te vertoon en hul pligte is soos in Bylae A gestipuleer:

  • Die webwerf van die skool.
  • Die telefoongids.
  • Die artikel 14-handleiding van die bepaalde skool.
7. Die WBTI bepaal dat elke openbare liggaam 'n inligtingshandleiding moet he. Artikel 14 van die WBTI skryf voor wat in 'n handleiding van 'n openbare liggaam vervat moet word. Die doel van hierdie handleiding is om van hulp te wees wanneer 'n versoek om inligting ingedien word. Die kontakbesonderhede van die Inligtingsbeampte en Adjunk-inligtingsbeampte van die skool moet by hierdie handleiding ingesluit word.

8. Hierdie handleiding sal aandui hoe die skool gestruktureer is en die dienste wat dit aanbied, 'n lys van al die rekords wat deur die skool gehou word en die proses wat gevolg moet word om 'n versoek by die bepaalde skool in te dien. Dit beteken dat 'n persoon moet kan uitvind na wie presies hulle 'n versoekvorm (VORM A) moet stuur wanneer hulle 'n versoek by die skool wil indien. Die handleiding moet ook die telefoonnommer, e-posadres en posadres van die Inligtingsbeampte en enige Adjunk-inligtingsbeamptes insluit om versoekers toe te laat om die versoekvorm sonder moeite na die Inligtingsbeampte of Adjunk-inligtingsbeampte van die skool te stuur.

9. Die artikel 14-handleiding moet ook 'n lys met die kategoriee van inligting wat deur die skool gehou word, insluit en behoort die leser in staat te stel om te bepaal presies watter inligting by die skool beskikbaar is. Hierdie handleidings moet ook die kontakbesonderhede van die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie (SAMRK) se WBTI-eenheid insluit.

10. Die artikel 14-handleiding moet voltooi en gepos word aan:

Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie
33 Hoofdstraat
Braampark Forum 3
Braamfontein
2017

Alternatiewelik kan dit aangeheg en per e-pos na paia@sahrc.org.za gestuur word.

11. Die handleidings wat ontvang word, sal op die SAMRK se voldoeningsdatabasis opgeteken word. Erkenning van ontvangs sal na die onderskeie skole gestuur word. Die werklike handleiding sal nie op die webwerf geplaas word nie, maar die skool se naam sal op die webwerf en ook in die SAMRK se jaarverslag vermeld word. Let asseblief daarop dat die Inligtingsbeampte van die skool of 'n Gedelegeerde Inligtingsbeampte wat nalaat om aan die bepalings van artikel 14 te voldoen, vir nievoldoening aanspreeklik is en die strafmaatreels sal wees:

  • 'n boete; of
  • tronkstraf vir 'n tydperk wat nie twee jaar oorskry nie.
12. Die aangehegte konsephandleiding mag gebruik word om skole met die opstel van die artikel 14-handleiding te help.

13. Ag asseblief Kennisbestuursminuut 0003/2014, gedateer 06 Junie 2014, as dienooreenkomstig gewysig.

14. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle personeel onder u toesig.


GETEKEN: BK SCHREUDER
WAARNEMENDE HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2016:10:04

"Promotion of Access to Information Act, 2000"  (grootte: 178 KB)
Bylae A: Pligte van die Inligtingsbeampte (IB) en Adjunk-inligtingsbeampte (AIB)  (grootte: 22 KB)
Vorm A: "Request for access to a record of a public body"  (grootte: 62 KB)
Briefhoof van skool  (grootte: 58 KB)