1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het 'n aanlyn inventarisrekordhoudingstelsel vir skoolmeubels en toerusting ontwikkel.

2. Die doel van hierdie aanlynstelsel is om hulp te verleen met die rekordhouding van alle meubels en toerusting wat in skole se besit is.

3. Die voordele om die inligting aanlyn vas te le, sluit die volgende in:
3.1 Skole en distrikte sal maklik toegang tot die mees onlangse meubel- en toerustingstatistieke verkry wanneer die aanvullingsbehoeftes op 'n jaarlikse grondslag bepaal en voorop gestel word. Tekorte en oorskotte kan maklik geidentifiseer word. 'n Geleentheid sal jaarlikse aan skole gegee word om hierdie inligting aanlyn op te dateer.
3.2 Skole en distrikte kan via Edu-Info toegang tot nuttige verslae verkry en dit uitdruk.

4. Tydens die eerste geleentheid om data rakende meubels en toerusting gedurende Mei 2016 vas te le, was sommige skole bekommerd oor die feit dat sommige meubels en toerusting met skoolgeld en nie WKOD-toekennings aangekoop is nie. Dit word hiermee bevestig dat die WKOD nie van voorneme is om beslag te le op enige meubels of toerusting wat aan die skool behoort nie. Die aanlynfasiliteit moet bloot as 'n bestuursinstrument gebruik word.

5. Daar is gevind dat sommige skole nie voor die aanlyn vasleggingsproses gedurende Mei 2016 voorraad opgeneem het nie en/of daar nie genoeg tyd was om met die aanlyn datavaslegging vir alle meubels en toerusting te begin of te voltooi nie.

6. Om hierdie probleme te hanteer, sal skole vanaf 08 tot 19 Augustus 2016 'n finale geleentheid gebied word om die besonderhede van die meubels en toerusting aanlyn vas te lê.

7. Alle skole wat nog nie hul meubel- en toerustingbehoeftes aanlyn vasgele het nie, word versoek om seker te maak dat voorraadopname voor hierdie tyd gefinaliseer en die inligting aanlyn vasgele word.

8. Wanneer toegang tot die SOBIS verkry word, moet skole die "Administration"-opsie op die keuselys kies. Op die aftuimellys, kies "Furniture and Equipment" en kies dan die "Welcome" of die "Capture"-skerm. Op die verwelkomingskerm sal skole van algemene inligting oor die aanlynstelsel voorsien word en op die "Capture"-skerm sal skole in staat wees om die data rakende spesifieke meubel- en toerustingitems vas te le.

9. Die volgende persone kan tydens die vasleggingstydperk gekontak word indien bystand met die vaslegging van die besonderhede van u meubels en toerusting en die aftekenproses benodig word:

Rene Alberts (tel. 021 467 2137) of e-posadres
Rene.Alberts@westerncape.gov.za

Scobinae Snyders (tel. 021 467 2004) of e-posadres
Scobinae.Snyders@westerncape.gov.za

Le-Roy Sylvester (tel. 021 467 2115) of e-posadres
Le-Roy.Sylvester@westerncape.gov.za

10. Die verslagikoon aan die linkerkant van die skerm bied die geleentheid om die volledige meubel- en toerustinglys wat vasgele is, uit te druk.

11. Sodra die besonderhede van die meubels en toerusting vasgevang is, word daar van die skoolhoof verwag om op die stelsel af te teken.

12. Verkry asseblief so spoedig moontlik toegang tot die SOBIS tydens die vasleggingstydperk om te verseker dat die vasleggings- en aftekeningprosesse betyds afgehandel word.

13. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle betrokke personeel.


GETEKEN: HA LEWIS
WAARNEMENDE ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2016:00:00