1. 'n Nuwe telefoonoplossing, Voice over Internet Protocol (VoIP) is vir die Hoofkantoorgeboue van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) aangeskaf. VoIP is basies 'n telefoonkonneksie oor die internet. Data word digitaal met behulp van internetprotokol (IP) in plaas van tradisionele analoogtelefoonlyne gestuur.
2. Ons het nou die implementeringsfase van die projek bereik, wat die ontplooiing van VoIP-telefooninstrumente noodsaak. 'n Span bestaande uit personeel van die Sentrum vir eInnovasie (CeI), Neotel en telekommunikasie sal nuwe telefooninstrumente installeer by alle amptenare wat geidentifiseer is deur verantwoordelikheidsbestuurders wat in die Grand Central- en Goue Akker-gebou gestasioneer is.
3. Die installering van telefooninstrumente sal per vloer gedoen word en verantwoordelikheidsbestuurders sal vooruit in kennis gestel word wanneer die span instrumente op hul onderskeie vloere sal installeer. Verantwoordelikheidsbestuurders moet seker maak dat die span toegang tot alle kantore, werkstasies, raadskamers, ens. tydens die ontplooiing van die instrumente kry, aangesien die projekspan volgens streng tydsraamwerke sal werk.
4. Oproepvoorregte sal soos voorgeskryf, toegeken word en enige versoeke om afwykings moet ingevolge Verkrygingsminuut 0001/2014 gedoen word.
5. Die Telekommunikasie-afdeling is tans besig om WKOD-telefoonnommers vanaf Telkom na Neotel oor te dra. Amptenare word versoek om alle uitgaande oproepe via die nuwe telefooninstrumente te maak ten einde funksionaliteit en konnektiwiteit te toets. Amptenare sal net eers inkomende oproepe kan ontvang wanneer die WKOD se telefoonnommers na Neotel oorgedra is.
6. Enige foute of probleme met die nuwe telefooninstrumente kan by die Telekommunikasiehulplyn by education.pabx@westerncape.gov.za aangemeld word. Amptenare mag NOOIT instrumente ontkoppel nie omdat dit tot die korrupsie van die toestel en/of internetprogrammering sal lei.
7. Sodra administrateurs deur die diensverskaffer opgelei is, sal opleiding oor die gebruik van die VoIP-telefooninstrumente op versoek beskikbaar gestel word.
8. Alle navrae ten opsigte van die bogenoemde kan aan die volgende amptenare gerig word:

Me R Daniels
Me S Nduna
Me S Esau		 tel. 021 467 2792
tel. 021 467 2503
tel. 021 467 2794
9. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle tersaaklike personeel.
10. U samewerking in hierdie opsig sal waardeer word.


GETEKEN: E VELDMAN
WAARNEMENDE ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2016:10:12