Inventarisbeheer
'n Batebeheerder en/of subbatebeheerders moet op 'n jaarlikse basis aangestel word. Die pligstaat van die batebeheerder moet sodanige brief, wat deur die Verantwoordelikheidsbestuurder van die Kostesentrum onderteken moet word, vergesel. 'n Afdruk van die aanstellingsbrief moet aan Hoofkantoor gestuur word. Die aanstellingsbrief van die batebeheerder is aangeheg as Bylae A en die Pligstaat vir Batebeheerders is as Bylae B aangeheg.
Na die onlangse voorraadopname, is batebeheerbladsye van bates (meubels en toerusting) deur kostesentrumbestuurders onderteken en agter die deur van elke kantoor waarvoor hulle verantwoordelik is, geplaas. Dit kom daarop neer dat die bates daar moet wees wanneer die departementele bateregister geoudit word.
Gedurende die goedgekeurde voorraadopnametydperk is dit van uiterste belang dat geen bate vanuit hulle kantore verskuif word terwyl die fisiese verifiering van bates aan die gang is nie. Gedurende hierdie proses is dit die plig van die batebeheerder en/of subbatebeheerder om te reel vir toegang tot alle kantore en om Hoofkantooramptenare na elke kantoor te vergesel.
Reelings moet ook getref word met alle amptenare wat draagbare toerusting (notaboek-/skootrekenaars, netboekrekenaars, kameras, dataprojektors, eksterne hardeskywe, ens.) gebruik, sodat dit gedurende die voorraadopnametydperk vir fisiese verifiering beskikbaar gestel word.
In die verlede is daar gevind dat kostesentrumbestuurders nie altyd aan die stipulasies soos uiteengesit in Omsendbrief 0028/2005, gedateer 23 Mei 2005, en Omsendbrief 0040/2007, gedateer 13 Augustus 2007, voldoen nie omdat bates verskuif is sonder om 'n verskuiwingsvorm in te vul. Dit het tot onnodige ouditnavrae gelei. U word derhalwe versoek om geen bates vanuit 'n plek te verskuif tensy die verskuiwingsvorm, aangeheg as Bylae C, voltooi en goedgekeur is nie.
Wanneer 'n amptenaar aftree, bedank of afgedank word, moet 'n oorhandigingsertifikaat deur die persoon wat die bates oorhandig sowel as die persoon wat die bates oorneem, onderteken word. Hierdie vorm moet geliasseer word en 'n afdruk daarvan moet aan die Batebestuurseenheid by Hoofkantoor gestuur word.
Indien enige nuut aangekoopte meubels en toerusting direk by u kantoor afgelewer word, moet dit onmiddellik deur die batebeheerder by Batebestuur, Hoofkantoor aangemeld word. Hy of sy sal dan reel dat die bates gemerk, strepieskodeplakkers aangebring word en die bateregister bygewerk word.
Dit is die plig van gebruikers om met die Sentrum vir e-Innovasie vir die installering van nuwe rekenaars te reel. Probleme wat ten opsigte van rekenaars ondervind word, moet ook by die Hulpkantoor van die Sentrum vir e-Innovasie by 021 483 4800 of e-pos CeI.ServiceDesk@westerncape.gov.za aangemeld word. |