'n Batebeheerder en/of subbatebeheerders moet op 'n jaarlikse basis aangestel word. Die pligstaat van die batebeheerder moet sodanige brief, wat deur die Verantwoordelikheidsbestuurder van die Kostesentrum onderteken moet word, vergesel. 'n Afdruk van die aanstellingsbrief moet aan Hoofkantoor gestuur word. Die aanstellingsbrief van die batebeheerder is aangeheg as Bylae A en die Pligstaat vir Batebeheerders is as Bylae B aangeheg.

Na die onlangse voorraadopname, is batebeheerbladsye van bates (meubels en toerusting) deur kostesentrumbestuurders onderteken en agter die deur van elke kantoor waarvoor hulle verantwoordelik is, geplaas. Dit kom daarop neer dat die bates daar moet wees wanneer die departementele bateregister geoudit word.

Gedurende die goedgekeurde voorraadopnametydperk is dit van uiterste belang dat geen bate vanuit hulle kantore verskuif word terwyl die fisiese verifiering van bates aan die gang is nie. Gedurende hierdie proses is dit die plig van die batebeheerder en/of subbatebeheerder om te reel vir toegang tot alle kantore en om Hoofkantooramptenare na elke kantoor te vergesel.

Reelings moet ook getref word met alle amptenare wat draagbare toerusting (notaboek-/skootrekenaars, netboekrekenaars, kameras, dataprojektors, eksterne hardeskywe, ens.) gebruik, sodat dit gedurende die voorraadopnametydperk vir fisiese verifiering beskikbaar gestel word.

In die verlede is daar gevind dat kostesentrumbestuurders nie altyd aan die stipulasies soos uiteengesit in Omsendbrief 0028/2005, gedateer 23 Mei 2005, en Omsendbrief 0040/2007, gedateer 13 Augustus 2007, voldoen nie omdat bates verskuif is sonder om 'n verskuiwingsvorm in te vul. Dit het tot onnodige ouditnavrae gelei. U word derhalwe versoek om geen bates vanuit 'n plek te verskuif tensy die verskuiwingsvorm, aangeheg as Bylae C, voltooi en goedgekeur is nie.

Wanneer 'n amptenaar aftree, bedank of afgedank word, moet 'n oorhandigingsertifikaat deur die persoon wat die bates oorhandig sowel as die persoon wat die bates oorneem, onderteken word. Hierdie vorm moet geliasseer word en 'n afdruk daarvan moet aan die Batebestuurseenheid by Hoofkantoor gestuur word.

Indien enige nuut aangekoopte meubels en toerusting direk by u kantoor afgelewer word, moet dit onmiddellik deur die batebeheerder by Batebestuur, Hoofkantoor aangemeld word. Hy of sy sal dan reel dat die bates gemerk, strepieskodeplakkers aangebring word en die bateregister bygewerk word.

Dit is die plig van gebruikers om met die Sentrum vir e-Innovasie vir die installering van nuwe rekenaars te reel. Probleme wat ten opsigte van rekenaars ondervind word, moet ook by die Hulpkantoor van die Sentrum vir e-Innovasie by 021 483 4800 of e-pos CeI.ServiceDesk@westerncape.gov.za aangemeld word.

Deel 10.1.1 van die Wes-Kaapse Provinsiale Tesourie-instruksie, op 28 Maart 2012 uitgereik ingevolge artikel 18(2)(a) van die WOFB, vereis dat die rekeningkundige beampte of rekeningkundige gesag verseker dat die verkrygingskettingbestuurstelsel van die inrigting voorsiening maak vir 'n doeltreffende afskryfbestuurstelsel wat die hou van oortollige en onderbenutte bates tot 'n minimum moet beperk.

Ten einde roerende bates (meubels en toerusting, rekenaartoerusting ingesluit) af te skryf, moet 'n Log 1-rekwisisievorm deur die verantwoordelikheidsbestuurder van die kostesentrum voltooi en onderteken word.

Die volgende inligting aangaande die bate(s) wat afgeskryf moet word, moet op die Log 1-vorm verskyn:

• 'n Volledige beskrywing
• Die toestand
• Die presiese ligging (gebou, vloer en lokaalnommer)
• Die strepieskodenommer
• Die reeksnommer, waar van toepassing

'n Voltooide BRS-toekenningsvorm (PGWC 002) moet die Log 1-vorm vergesel. Uitgawes wat aangegaan mag word in die afskryfproses sal aan die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder toegeken word.

Die VA-27-vorm, geteken deur die gedelegeerde amptenaar en lede van die Afskryfkomitee, moet voltooi word deur die betrokke amptenare nadat die bates hanteer is op die wyse soos deur die gedelegeerde amptenaar goedgekeur is. Al hierdie dokumentasie moet gepas op leer vir ouditdoeleindes geplaas word.

Batebeheerders moet seker maak dat die strepieskodes van hierdie bates verwyder word. Hierdie strepieskodes moet na Hoofkantoor vir rekorddoeleindes gestuur word. Verder moet die RSA-merk ook gekanselleer word met 'n X. Die afskryf-goedkeuringsnommer en "DISPOSED OF" moet met 'n permanente merkpen op nie-IT-verwante bates geskryf word. Plakkers wat dieselfde inligting weergee, moet op IT-toerusting geplak word.

Die verkoop van alle IT-toerusting sal deur Hoofkantoor gereel word. Ander bates wat vir storting goedgekeur is, moet by 'n geregistreerde stortingsterrein gestort word en sertifisering in hierdie opsig moet aan Hoofkantoor verskaf word. Minstens 2 amptenare moet by die storting van die bates teenwoordig wees.

Daar word soms gevind dat items wat bestem is om afgeskryf te word en items wat goedgekeur is om afgeskryf te word steeds gebruik word. Daar moet beklemtoon word dat alle meubels en toerusting wat geoormerk is om afgeskryf te word en items wat goedgekeur is om afgeskryf te word op 'n veilige plek bewaar moet word totdat die afskryfproses gefinaliseer is. Hierdie bates bly die verantwoordelikheid van die verantwoordelikheidsbestuurder van die kostesentrum totdat dit verwyder word.

Verder is daar ook gevind dat IT-toerusting gestroop word. Dit is teen die voorskrifte vir die afskryf van IT-toerusting.

'n Rekord van al die afgeskryfde bates by sy of haar kostesentum moet deur die batebeheerder gehou word.

Enige item wat gesteel word of verlore raak, moet ingevolge die verliesbeheerprosedure onmiddellik by die sentraleverliesbeheerbeampte (SVBB) van die WKOD by Hoofkantoor aangemeld word. Alvorens sodanige voorval by die SVBB aangemeld word, moet dit sonder versuim ook by die naaste kantoor van die Suid-Afrikaanse Polisiediens aangemeld word.

Die saaknommer en alle ander tersaaklike dokumente moet aan die SVBB asook die Batebestuurseenheid by Hoofkantoor gestuur word sodat die bateregister bygewerk kan word.

'n Register moet bygehou word van alle bates wat gedurende die boekjaar gesteel en/of verlore geraak het.

Nasionale Tesourie Instruksie 21.2.1 bepaal dat die rekenpligtige beampte die ontvangs van 'n donasie aan die staat mag goedkeur. Die gesag om die ontvangs van donasies goed te keur, is aan 'n amptenaar met die rang van Hoofdirekteur gedelegeer.

Kostesentrumbestuurders word versoek om die nodige goedkeuring te verkry alvorens enige donasies van meubels en toerusting aanvaar word. 'n Afdruk van die goedgekeurde memorandum moet by die Batebestuurseenheid by Hoofkantoor ingedien word sodat die bateregister volgens die vasgestelde prosedure bygewerk kan word.

In hierdie verband moet 'n register gehou word van al die donasies wat gedurende die boekjaar ontvang is. In hierdie verband word u aandag gevestig op die inhoud van Logistiekediensteminuut 0011/2006, gedateer 13 Maart 2006.

1. 'n Rekenpligtige gesag vir 'n openbare entiteit -
   5. moet doeltreffende en toepaslike dissiplinere stappe doen teen enige werknemer van die openbare entiteit wat -
      1. 'n bepaling van hierdie Wet oortree of versuim om daaraan te voldoen;
      2. optree op 'n wyse wat die finansiele bestuur en interne beheerstelsel van die openbare entiteit ondermyn;...