| 1. |
Doel
Om die protokol wat gevolg moet word om te verseker dat verskafferrekeninge binne 30 dae (d.w.s. vanaf die datum van ontvangs van die geldige faktuur tot die datum waarop die bedrag in die verskaffer se bankrekening verskyn) vereffen word, in hooftrekke te beskryf. |
| 2. |
Wetgewende agtergrond
Nasionale Tesourie Regulasie (NTR) 8.2.3 bepaal dat "Unless determined otherwise in a contract or other agreement, all payments due to creditors must be settled within 30 days from receipt of an invoice or, in case of civil claims, from the date of settlement or court judgement." |
| 3. |
Protokol wat gevolg moet word om laat betalings te vermy |
| 3.1 |
Vir maklike nasporing- en rapporteringsdoeleindes moet alle verskafferfakture en betalingsbesonderhede van hierdie fakture op die Verskaffersfaktuurnasporingstelsel (SITS) geregistreer word. |
| 3.3 |
Geldige fakture en ondersteunende dokumente moet so spoedig moontlik gestuur word na die personeel wat vir betalings verantwoordelik is. |
| 3.4 |
Ongeldige of onvolledige fakture moet na die verskaffer vir verbetering terug verwys word. |
| 3.5 |
Die bankbesonderhede van verskaffers/entiteite moet bevestig en vroegtydig op die betrokke stelsels (bv. BAS) gelaai word ten einde vertragings met die vereffening van fakture uit te skakel. |
| 3.6 |
Dit is uiters belangrik dat die "source document receipt date" ontvangdatum van die brondokument) korrek op die betrokke stelsels (bv. BAS) vasgele word, want hierdie datum word in geoutomatiseerde stelselverslae (bv. KITSO) gebruik om te bepaal of 'n faktuur binne die voorgeskrewe tydperk van 30 dae vereffen is of nie. Indien hierdie datum nie korrek is nie, kan dit foutiewelik tot onjuiste en onbetroubare verslae lei. |
| 3.7 |
Die "source document receipt date"is die datum waarop 'n geldige faktuur en alle ondersteunende dokumente deur die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) ontvang is.
|
| 3.8 |
Fakture en ondersteunende dokumente moet datumstempels op die datum van ontvangs deur die WKOD kry. Indien ondersteunende dokumente by die faktuur ontbreek en eers later ontvang word, word hierdie latere datum dan die "source document receipt date" en die tersaaklike dokumente moet dienooreenkomstig gestempel word. |
| 3.9 |
Die datum van 'n kontrak (bv. leerdervervoerooreenkoms) moenie in plaas van die "source document receipt date" gebruik word nie omdat dit foutiewelik daartoe kan lei dat 'n betaling as 'n laat betaling op SITS, LOGIS en BAS gerapporteer word |
| 4. |
Rapportering van fakture wat na 30 dae betaal is en onbetaalde fakture |
| 4.1 |
Die Provinsiale Tesourie-omsendbrief No. 35 van 2014, gedateer 27 Augustus 2014, verlang van departemente om maandeliks oor nienakoming van NTR 8.2.3 te rapporteer. |
| 4.2 |
Volgens die bovermelde omsendbrief behoort rapportering van laat betalings aan krediteure tot Goedere en Dienste, insluitende nie-infrastruktuur kapitaalbesteding, beperk te wees. |
| 4.3 |
Alle kantore wat fakture en die betaling van fakture hanteer, moet 'n gestandaardiseerde elektroniesefaktuurregister van alle onbetaalde fakture teen maandeinde voltooi en dit binne drie werkdae na elke maandeinde aan die Adjunk-direkteur: Finansiele Rekeningkunde by Hoofkantoor voorlê. |
| 4.4 |
SITS word gebruik om fakture na te spoor en oor die betaling daarvan te rapporteer. |
| 5. |
Fasilitering en rapportering deur Nasionale Tesourie |
| 5.2 |
Sodra 'n klagte by die inbelsentrum aangemeld is, sal die rekenpligtige beampte by die WKOD verwittig word en vereis word om, indien daar geen dispuut is nie, die faktuur binne vyf werkdae vanaf die ontvangs van die klagte te vereffen. |
| 5.3 |
Die mededeling hierbo sal meegaan met 'n afskrif van die geldige koopopdrag of bestelnommer, 'n afleweringsnota en 'n faktuur vir die goedere wat afgelewer of diens wat gelewer is. |
| 5.4 |
Die rekenpligtige beampte moet binne vyf werkdae nadat hy/sy oor die klagte meegedeel is oor die gevolg daarvan verslag doen. |
| 5.5 |
In die geval waar die rekenpligtige beampte aanhoudend nalaat om verskaffers/krediteure betyds te betaal, behou Nasionale Tesourie die reg om hom op artikel 216(2) van die Grondwet van die Republiek van Suid-Afrika, 1996 te beroep (deur die oorbetaling van fondse na 'n staatsinstelling te stop). |
| 5.6 |
Nasionale Tesourie sal 'n maandelikse verslag met alle uitstaande krediteure per departement, asook kwartaallikse verslae aan die Parlement aangaande die niebetaling van krediteure binne 30 dae, uitgee en die verslae rugbaar maak. |
| 6.1 |
Die inhoud van hierdie minuut moet onder die aandag van alle amptenare wat direk en indirek by die administrasie en betaling van fakture betrokke is, gebring word. |
| 6.2 |
Daar word van die bovermelde amptenare verwag om 'n daadwerklike poging aan te wend om te verseker dat alle fakture binne die voorgeskrewe tydperk van 30 dae vereffen word, behalwe in gevalle waar daar 'n onopgeloste dispuut oor die lewering van 'n diens of die aflewering van goedere is. |
| 6.3 |
Enige nienakoming van NTR 8.2.3 moet in 'n ernstige lig beskou word. Verantwoordelikheidsbestuurders, wat fakture en betalings hanteer, moet die herstelmaatreels, wat getref is om nienakoming uit te klaar, instel.
|
| 7. |
U samewerking sal hoog op prys gestel word. |
GETEKEN: L J ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2016:08:04
|
 |