Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiele Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999), moet die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) teen 31 Mei 2016 finansiele jaarstate aan die ouditeur-generaal voorle. Vir die 2015/2016-boekjaar wat eindig op 31 Maart 2016 is dit dus nodig om die WKOD se boeke voor 30 April 2016 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 22 April 2016. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as 'n departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word 'n dringende beroep gedoen op alle partye om te let op die volgende reelings om te verseker dat daar aan die vereistes voldoen word.

&V-voorskotte beinvloed nie die afsluiting van die boekjaar nie, maar die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen begrote fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2015/16-boekjaar betyds geprosesseer word. Aangesien hierdie eise en voorskotte op Persal geprosesseer word, moet hulle teen nie later nie as 14 Maart 2016 ingedien word. Enige eise wat na daardie datum ingedien word, sal teen die 2016/2017-boekjaar belas word. Indien 'n eis minder as die voorskot is, moet alle verskille ook teen 18 Maart 2016 terugbetaal wees.

Alle kantore verantwoordelik vir die uitreik van BRS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2016, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekeningsmaand Maart (03) en dat alle hangende kwitansies op BRS toegewys is. Magtigers moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.

Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2016 moet gedurende Maart 2016 verreken word.

Dit is noodsaaklik dat die korrekte inskrywingsdatum ten alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings ten opsigte van regstellings vir die 2015/2016-boekjaar gedurende April 2016 vasgele word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings vir Maart 2016 betyds binne hul werkvloei gemagtig word.

Alle uitstaande transaksies met 'n status van open reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. 'n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op die BRS by die verslagdoeningfunksie (Other Reports) versoek word. Die verantwoordelike gebruikers kan na aanleiding van hierdie verslag vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies geidentifiseer word. So nie, kan 'n Outstanding transaction enquiry dialogue opgeroep word om die uitstaande transaksies in die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas te besigtig. Die keerdatum vir die verrekening van uitstaande transaksies is 14 Maart 2016.

Die verantwoordelike amptenare moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting verreken word. Die BRS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BRS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.

Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiele state te openbaar, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte saldo�fs, bv. kredietsaldo�fs op skuldrekeninge, te reflekteer. In gevalle waar debietbedrae nie ooreenkom met kredietbedrae nie (en vice versa), moet hierdie debiete en krediete vir doeleindes van finansiele state apart gespesifiseer en deur die verantwoordelike amptenare verouder word. In hierdie verband moet die nodige ondersteuningsdokumentasie ook ingedien word. In die geval van beleggingsrekeninge vir spesiale fondse moet die saldo�fs vir die finale staatdoeleindes gerekonsilieer word. 10. Eise betaalbaar en eise verhaalbaar (DFA)

Ten opsigte van bedrae verskuldig deur en aan ander departemente, is dit 'n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae vir ouditdoeleindes voorgele word vir elke departement met wie die WKOD 'n transaksie aangegaan het.

Die bevestigingsbriewe moet onmiddellik na jaareinde (22 April 2016) uitgestuur word en teen nie later nie as 30 April 2016 teruggestuur word om sodoende departemente in staat te stel om hierdie inligting teen 15 Mei 2016 aan die Provinsiale Staatsrekeningkundige Dienste van die Provinsiale Tesourie voor te le en die korrekte saldo�fs in hul finansiele state weer te gee. Sien PT Omsendbrief 40 van 2008, gedateer 26 September 2008 in hierdie verband.

Alle inkomste wat vir die 2015/16-boekjaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2016 toegewys en aan die Provinsiale Inkomstefonds oorbetaal wees.

Die Hoofdirektoraat: Mensbestuurspraktyke moet die voorgeskrewe Persal-verslae oor voorwaardelike aanspreeklikheid en werknemersvoordeelvoorsiening op 31 Maart 2016 aanvra.

Die afsluiting van die werkvloei vir die 2015/16-boekjaar wat op 31 Maart 2016 eindig, sal op 19 April 2016 plaasvind. Dit beteken dat slegs die Afdeling Rekeningkontrole van die Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2016 voor die finale afsluiting op 22 April 2016 sal kan prosesseer. Alle BRS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 15 April 2016 gemagtig word. Die finale afsluiting van die oudit sal eers plaasvind nadat die WKOD se finansiele state deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal afgehandel is.

Met die oog op verslaglewering oor opgeloopte bedrae, moet alle kantore hul faktuurregisters, asook alle goedere en dienste wat ontvang en nog nie op 31 Maart 2016 gefaktureer is nie by die Afdeling Bewys- en Verliesbeheer van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde vir die aandag van mnr Eddy Flink indien.