1. Inleiding
1.1 Met die Staat van Gereedheidsbesoeke in Julie 2015 en die ouditering van openbare en onafhanklike skole se kluise/instapkluise deur die Departement van Basiese Onderwys (DBO) en die Wes-Kaapse Onderwysdepartement (WKOD), is daar gevind dat die meeste van die skole nie 'n beleid het ten opsigte van die gebruik van die skool se kluis/instapkluis en die kluis/instapkluis se sleutel gedurende die aflê van die NSSeksamen.
1.2 Vir die Oktober/November 2016 Nasionale Senior Sertifikaat (NSS) eksamen moet alle openbare en onafhanklike skole 'n kluis/instapkluis en kluissleutel beleid in plek hê om te verseker dat die NSS-eksamen nie in gedrang kom nie.
1.3 Prinsipale of sentrumbestuurders moet toesien dat alle handboeke, skryfbehoeftes, en/of ander materiaal wat die integriteit van die NSS-eksamen in gevaar mag stel, verwyder word. Slegs materiaal wat direk betrekking het op die Oktober/November 2016 Nasionale Senior Sertifikaat (NSS) en Volwasse Onderwys en Opleiding (VOO) eksamen word toegelaat in die kluis/instapkluis vir die volle duur van die eksamen.
1.4 Skole word verder aangeraai om 'n alarmstelsel te oorweeg en dit met 'n sekuriteits maatskappy te verbind vir 24-uur waarneming, indien so 'n sekuriteitstelsel nie in plek is nie.

2. Norme en Standaarde vir die hantering van die skool kluis/instapkluis en die hantering van die kluis se sleutels
2.1 Toegang tot die skool kluis
2.1.1 Geen persoon mag toegelaat word om alleen toegang tot die kluis/instapkluis te hê terwyl vraestelle in die kluis gestoor word nie. Dit beteken dat die skool sekretaresse vir die hele NSS-eksamen periode op enige gegewe tyd nie toegang tot die kluis/instapkluis moet hê nie.
2.1.2 Slegs die prinsipaal of sentrumbestuurder en hoofopsiener mag as 'n groep toegang tot die kluis/instapkluis verkry wanneer die vraestelle verwyder word op die dag van 'n spesifieke eksamen.
2.1.3 Op die dag van die eksamen, 'n uur voor die aanvang van die eksamen, moet die prinsipaal of sentrumbestuurder, hoofopsiener en senior vakonderwyser die vraestelle uit die kluis/instapkluis verwyder.
2.1.4 Toegang tot die kluis/instapkluis moet ten alle tye gemonitor en beheer word.
2.1.5 Daar moet 'n register vir die kluis in plek wees en alle amptenare wat die kluis/instapkluis betree, moet in en uit teken op die register en redes aandui vir toetrede/toegang tot die kluis/instapkluis.
2.1.6 Sodra die beoogde diens/aktiwiteit voltooi is, moet amptenare onmiddellik die kluis/instapkluis sluit.
2.1.7 'n Dubbele sluitstelsel tot die kluis/instapkluis word aangemoedig sodat dit onmoontlik is vir een amptenaar om die geleentheid te hê om die kluis/instapkluis alleen binne te gaan. Waar 'n dubbele sluitstelsel nie moontlik is nie, moet ander maniere van die stoor van die sleutels van die kluis/instapkluis ondersoek word sodat geen amptenaar die kluis/instapkluis alleen binne kan gaan nie. Dit beteken ook dat die skoolhoof/ sentrumbestuurder nie alleen toegang het tot die skoolkluis/instapkluis nie.
2.2 Hantering van die sleutels van die kluis
2.2.1 Die skoolhoof of sentrumbestuurder is alleen verantwoordelik vir die veilige bewaring van die kluis/instapkluis se sleutels.
2.2.2 Die skoolhoof of sentrumbestuurder moet 'n tweede amptenaar as plaasvervanger aanwys in gevalle waar die skoolhoof of sentrumbestuurder op verlof is, of weg is op amptelike diens buite die kantoor.
2.2.3 Alle kluise/instapkluise moet 'n duplikaatsleutel he. Die duplikaatsleutel moet deur die kringspanbestuurder of IBB-bestuurder by die distrikskantoor gehou word. Die besonder-hede van die persoon wat verantwoordelik is vir die duplikaatsleutel moet teen 30 September 2016 aan die WKOD gestuur word en geadresseer word aan:

Mnr Clive Berry
Faks nommer: 021 461 5637 of 086 660 1965
Epos adres: Clive.Berry@westerncape.gov.za
2.2.4 Duplikaatsleutels moet nie by privaat instellings gestoor of gehou word nie.
2.2.5 'n Oudit van die sleutels sal op 'n gereelde basis deur die distrikskantoor gedoen word om te verseker dat al die sleutels in plek is.
2.3 Prosedures om te volg indien die kluis se sleutels verlore is
2.3.1 Die volgende prosedures moet noukeurig gevolg word indien daar ongelukkige voorval van 'n verlore sleutel vir ¡¥n kluis/instapkluis gedurende die eksamen tydperk voorkom:

  • rapporteer die verlore sleutel onmiddellik aan die Distrik-direkteur en Hoofkantoor vir aandag aan Mnr Clive Berry by telefoonnommer 021-4672265
  • rapporteer dit gelyktydig aan die SA Polisiediens om 'n MAS nommer te kry
  • die duplikaatsleutel moet onmiddellik by die distrikskantoor afgehaal word om die kluis oop te maak
  • reël by die spesifieke kluis diensverskaffer of plaaslike slotmaker om die slot meganisme te vervang. Twee nuwe kluissleutels moet aan die skool verskaf word
  • voorsien die distrikskantoor met een van die nuwe kluis/instapkluis sleutels


GETEKEN: BK SCHREUDER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KURRIKULUM- EN ASSESSERINGSBESTUUR
DATUM: 2016:09:02