1. Ingevolge die Regulasies betreffende die Afneem, Administrasie en Bestuur van die Nasionale Senior Sertifikaat-eksamen, gepubliseer in Staatskoerant 37651 van 16 Mei 2014, moet die provinsiale departemente van onderwys prinsipale en sentrumbestuurders as hoofopsieners vir die NSS- , SS- en OOV Vlak 4-eksamens aanstel.

2. Prinsipale en sentrumbestuurders mag hierdie verantwoordelikheid skriftelik aan 'n lid van die skoolbestuurspan (SBS) delegeer. Die prinsipaal/sentrumbestuurder sal egter uiteindelik volle verantwoordelikheid en aanspreeklikheid vir die afneem van alle eksamens aanvaar.

3. In die November 2016 NSS-eksamen word daar van die senior opsiener, wie 'n lid van die gemeenskap moet wees, verwag om die hoofopsiener in die administrasie en afneem van die eksamen te ondersteun. Onder geen omstandighede moet die senior opsiener volle verantwoordelikheid neem vir al die administratiewe take wat met die November 2016 NSS-eksamen verband hou nie.

4. Die senior opsiener sal as die hoofopsiener vir die Maart 2017 NSS-aanvullende eksamen diens doen.

5. Prinsipale van skole en bestuurders van volwasse leersentrums word versoek om geskikte persone vanuit die gemeenskap as senior opsieners en opsieners vir bogenoemde eksamens te werf.

6. Die prinsipaal/sentrumbestuurder of sy/haar gedelegeerde moet die voltooiing van alle dokumente wat by hierdie minuut aangeheg is, verseker:

BYLAE A - Nominasie: Hoofopsiener
BYLAE B - Nominasie: Senior Opsiener
BYLAE C - Aanstelling van Opsieners
BYLAE D - BRS-entiteitsinstandhouding
BYLAE E - Dienskontrak vir tydelike aanstelling van gemeenskapslede

7. Maatstawwe vir die aanstelling van opsieners
7.1 Onder normale omstandighede behoort niemand vir aanstelling as hoofopsiener, senior opsiener of opsiener oorweeg te word nie indien hy/sy:
7.1.1 jonger as 25 jaar, of ouer as 65 jaar oud is;
7.1.2 'n familielid is van 'n kandidaat wat die eksamen aflê;
7.1.3 die eggenoot of naasbestaande van die hoofopsiener is.
7.2 Een opsiener moet, bykomend tot die hoofopsiener, vir elke 30 kandidate, of deel daarvan, aangestel word, of een opsiener vir elke lokaal waarin die kandidate geakkommodeer word, op voorwaarde dat alle lokale tot volle kapasiteit benut word voor daar van 'n bykomende lokaal gebruik gemaak word.

Voorbeeld: 1-30 kandidate:
31-60 kandidate:		 1 opsiener
2 opsieners
7.3 By sessies waar daar slegs 'n paar kandidate (minimum van twee) is, sal die dienste van een opsiener voldoende wees. In sodanige geval sal die senior of hoofopsiener nie normale toesighoudingspligte uitvoer nie, behalwe om 'n opsiener af te los wat 'n kandidaat moet vergesel wat verlof ontvang het om die lokaal op grond van 'n dringende behoefte te verlaat.
7.4 Indien al die kandidate manlik is, moet die hoofopsiener, senior opsieners en opsieners mans wees. Indien al die kandidate vroulik is, moet die hoofopsiener, senior opsieners en opsieners vroulik wees. Indien daar manlike sowel as vroulike kandidate is, moet minstens een van die opsieners vroulik wees, of indien die hoofopsiener 'n vrou is, moet minstens een van die opsieners manlik wees.
7.5 Indien bykomende opsieners benodig word om twee of meer eksamenlokale terselfdertyd te hanteer, sal die hoofopsiener nie normale toesighoudingspligte uitvoer nie, maar sal vereis word om die pligte van 'n hoofopsiener by al daardie lokale uit te voer.

8. Aanstelling van opsieners
8.1 Die November 2016 NSS- en OOV Vlak 4-eksamens
8.1.1 Die prinsipaal moet seker maak dat vir die NSS-eksamensessies, 50% van die opsieners opvoeders en 50% gemeenskapslede is.
8.1.2 Onderwysers wat as opsieners diens doen, hoef nie geskeduleer te word om vir die volle duur van elke eksamensessie toesig te hou nie.
8.1.3 'n Onderwyser wie se kind die NSS-eksamen afle by die skool waar die onderwyser aangestel is, mag nie as 'n opsiener aangestel word nie.
8.1.4 Dit is noodsaaklik dat geen onderwyser toesig sal hou by die vak wat hy of sy by die skool aanbied nie.
8.1.5 Prinsipale moet alle onderwysers wat as opsieners vir die NSS-eksamens sal diens doen, skriftelik aanstel. Die lys met alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel is, moet teen Vrydag, 29 Julie 2016 aan die distrikskantoor voorgele word.
8.2 2017 NSS-aanvullende eksamen

Die prinsipaal moet lede van die gemeenskap wat as senior opsieners en opsieners vir die 2017 NSS-aanvullende eksamen sal diens doen, skriftelik aanstel. Die lys van alle gemeenskapslede wat as opsieners vir hierdie eksamen aangestel is, moet teen Vrydag, 10 Februarie 2017 aan die distrikskantoor voorgele word.
8.3 Junie tot Julie 2017 SS- en Junie 2017 OOV Vlak 4-eksamens
8.3.1 Die prinsipaal/sentrumbestuurder of sy/haar gedelegeerde sal as die hoofopsiener diens doen en sal aanspreeklik wees vir die bestuur en administrasie van die SS-eksamen. Die senior opsiener sal die hoofopsiener met die afneem van die SS-eksamen bystaan.
8.3.2 Die prinsipaal/sentrumbestuurder moet lede van die gemeenskap wat diens sal doen as senior opsieners en opsieners vir die Junie tot Julie 2017 SS-eksamen en OOV Vlak 4-eksamen, skriftelik aanstel. Die lys van alle gemeenskapslede wat as opsieners vir hierdie eksamens aangestel is, moet teen Woensdag, 29 Maart 2017 aan die distrikskantoor voorgele word.

9. Pligte van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners
9.1 Die pligte van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners verskyn in die Eksamenprosedure-handleiding.
9.2 Opsieners moenie kandidate met enige onreelmatige aktiwiteite tydens die afneem van 'n eksamen help nie. Die WKOD sal nie huiwer om kriminele klagte in te dien teen enige opsiener wat skuldig bevind word aan betrokkenheid by 'n onreelmatigheid nie.
9.3 Hoofopsieners, senior opsieners en opsieners moet hul identiteitsdokumente, mees onlangse akademiese rekord (minstens graad 12) en kontrakte vir die duur van die eksamen by hulle dra.
9.4 Prinsipale moet 'n rooster vir toesighouding opstel en dit aan die betrokke kringbestuurder voorle sodra die opsieners se aanstellings goedgekeur is. Die rooster moet opsieners en aflosopsieners vir elke eksamensessie insluit.

10. Opleiding van opsieners vir die NSS-, SS- en OOV Vlak 4-eksamens.
10.1 Opleiding vir prinsipale, hoofopsieners en senior opsieners en gemeenskapslede sal in Augustus en September 2016 plaasvind en is verpligtend.
10.2 Senior opsieners wat binne 'n radius van 75 km vanaf die skool of sentrum woon waar die opleiding sal plaasvind, sal vir een bykomende sessie betaal word.
10.3 Senior opsieners wat verder as 75 km vanaf die opleidingslokaal woon, sal vir twee bykomende sessies betaal word.
10.4 Die prinsipaal van die skool moet verseker dat alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel is, ten volle vir die uitvoering van hul pligte opgelei is.
10.5 Opleiding kan afgewentel word vanaf prinsipale en hoofopsieners aan alle opsieners wat nie 'n hoofkantooropleidingsessie bygewoon het nie.
10.6 Opleidingsregisters moet as bewys voltooi word en moet die tyd en lokaal vir die opleiding aandui, sowel as die name van die opsieners wat die sessie bygewoon het.

11. Nominasies en goedkeuring van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners vir alle eksamens
11.1 Bylae A en Bylae B moet deur die prinsipaal of sentrumbestuurder voltooi word. Die kringbestuurder sal genomineerdes aan hoofkantoor vir finale goedkeuring aanbeveel.
11.2 Die nominasies van die hoofopsiener en senior opsiener moet vergesel word van gesertifiseerde afskrifte van elke genomineerde se identiteitsdokument, 'n CV van een bladsy en akademiese kwalifikasie(s), wat minstens 'n graad-12-sertifikaat moet insluit.
11.3 Die kringbestuurder moet 'n persoonlike onderhoud voer met die persoon wat as hoofopsiener of senior opsiener genomineer is.
11.4 Die kringbestuurder moet van elke genomineerde se lees-, skryf-, hoor- en sigvermoens, en gesondheidstoestand seker wees.
11.5 Aansoekers of genomineerdes wat elders om 'n voltydse betrekking aansoek gedoen het, moet verkieslik nie vir aanstelling oorweeg word nie.
11.6 Die prinsipaal of sentrumbestuurder moet verklaar dat die genomineerde(s) geskik is om die pligte van opsiener(s) uit te voer. Die kringbestuurder moet daarna aandui of die aanstelling van die genomineerde(s) aanbeveel word. Bylae C moet dan deur die opsiener(s) voltooi en onderteken word.
11.7 Slegs persone wie se aanstelling deur die kringbestuurder/hoofkantoor goedgekeur is, mag die pligte van 'n opsiener uitvoer. Opsieners mag onder geen omstandighede plaasvervangers vir enige deel van hul werk aanstel nie.

Indien omstandighede 'n hoofopsiener , senior opsiener of opsiener verhoed om tydens 'n eksamen toesig te hou, moet die prinsipaal of sentrumbestuurder, in konsultasie met die kringbestuurder, reelings tref vir die aanstel van 'n plaasvervanger en die Direktoraat: Eksamenadministrasie moet onmiddellik van die verandering ingelig word. Plaasvervangers moet ook hul bankbesonderhede en belastingverwysingsnommer op die aangehegte Bylae D-vorm verskaf.

12. Dienskontrak

Alle hoofopsieners, senior opsieners en opsieners moet bereid wees om 'n dienskontrak met die WKOD te sluit aangaande hul pligte en verantwoordelikhede tydens die afneem van die eksamens. Die kontrak sal vir die eksamens van November 2016, Maart 2017 en Junie tot Julie 2017 geldig wees.
13. Voorlegging van nominasievorms
13.1 Na voltooiing van Bylae A, B, C, D en E moet die kringbestuurder dit saam aan die toepaslike amptenare van die Direktoraat: Eksamenadministrasie, soos hieronder gelys, voorlê:

Distrik Amptenaar/ Kontakpersoon Kontak-nommer E-pos
Kaapse Wynland (Hoofkantoor) Lindsay Weber 021 467 2732 Lindsay.Weber@westerncape.gov.za
Metro-Sentraal (Hoofkantoor) Farrel Jacobs 021 467 2990 Farrel.Jacobs@westerncape.gov.za
Metro-Oos (Distrikskantoor) Nicole Gezwint 021 900 7032 Nicole.Gezwint@westerncape.gov.za
Metro-Noord (Distrikskantoor) Johnnie Isaacs 021 938 3033 Johnnie.Isaacs@westerncape.gov.za
Eden en Sentraal Karoo (Hoofkantoor) Samuel Adams 021 467 2914 Samuel.Adams@westerncape.gov.za
Metro-Suid (Distrikskantoor) Linsay van Gensen 021 370 2076 Linsay.vangensen@westerncape.gov.za
Weskus (Hoofkantoor) Gail Laguma 021 467 2913 Gail.Laguma@westerncape.gov.za
Overberg (Hoofkantoor) Patricia Liguma 021 467 2935 Patricia.Liguma@westerncape.gov.za
13.2 Opsomming van voorleggingsdatums vir Opsienernominasievorms:
13.2.1 November 2016 NSS-ekamen en OOV Vlak 4-eksamen 29 Julie 2016
13.2.2 Maart 2017 NSS-aanvullende eksamen 10 Februarie 2017
13.2.3 Junie tot Julie 2017 SS-eksamen en OOV Vlak 4-eksamen 29 Maart 2017

14. Besoldiging van opsieners
14.1 Die WKOD sal gemeenskapsgebaseerde opsieners ooreenkomstig die Personeeladministrasiemaatreels (PAM) aanstel en besoldig.
14.2 Onafhanklike skole, kolleges en gevangenisse is verantwoordelik vir die besoldiging van hul eie opsieners. Hoewel die opsieners van hierdie inrigtings nie deur die WKOD besoldig word nie, moet prinsipale van onafhanklike skole, hoofde van kolleges en gevangenisse daarop let dat dit verpligtend is om Bylae A, B, C en E te voltooi en dit aan die WKOD terug te stuur. Kringbestuurders moet onderhoude met geskikte kandidate voer wat aangestel sal word om die pligte van hoof- of senior opsieners by onafhanklike skole uit te voer.
14.3 Administratiewe personeel en onderwysers wat 'n salaris van die WKOD ontvang en ook as opsieners diens doen, sal nie deur die WKOD vir die lewering van pligte as opsieners besoldig word nie.
14.4 Die huidige tarief (onderhewig aan verandering) is R195,35 per sessie vir 'n senior opsiener en R130,25 per sessie vir 'n opsiener.
14.5 Opsieners sal onder geen omstandighede vir reiskoste vergoed word nie. Prinsipale en sentrumbestuurders moet dus opsieners vanuit die onmiddellike gemeenskap wat deur die skool of sentrum bedien word, aanstel.
14.6 Die regulasies (IRP10) betreffende die betaling van werknemersbelasting vereis dat alle salarisse van persone in deeltydse werk onderhewig is aan 'n belastingaftrekking van 25%. Die WKOD sal dus 25% belasting aftrek van die bedrae wat aan opsieners betaal word. Die indien van 'n belastingaanwysing vir werknemers (IRP3) is dus nie meer van toepassing nie.

Opsieners wat kwalifiseer vir vrystelling of gedeeltelike vrystelling van werknemersbelasting moet, na ontvangs van 'n IRP5-sertifikaat (besonderhede van betaling vir inkomstebelasting deur die WKOD afgetrek), die sertifikaat saam met die voorgeskrewe IT12S-vorm aan hul plaaslike Ontvanger van Inkomste voorle. IRP5-sertifikate word gewoonlik gedurende Junie of Julie van die jaar na hul periode as opsieners, na opsieners se woon- of posadresse gepos.
14.7 Ten einde die uitbetaling van opsieners se eise te bespoedig, moet elke senior opsiener of opsiener sy of haar identiteitsnommer op die aanvaardigingvorm skryf en 'n gesertifiseerde afskrif van sy of haar identiteitsdokument aanheg. Bylae D, wat ook die belastingverwysingsnommer weergee, moet deur alle senior opsieners en opsieners van die gemeenskap voltooi word. Die vorm moet voltooi en as korrek gesertifiseer word en die betrokke bank moet die bankrekening aktief verklaar.

15. Maak asseblief seker dat 'n afskrif van hierdie Eksamenadministrasieminuut aan die prinsipaal of sentrumbestuurder, sy/haar gedelegeerde, die senior opsiener en elke bykomende opsiener oorhandig word.


GETEKEN: BK SCHREUDER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KURRIKULUM- EN ASSESSERINGSBESTUUR
DATUM: 2016:07:01

Bylaag A: Nominasie en aanstelling: Hoofopsiener  (grootte: 53 KB)
Bylaag B: Nominasie en aanstelling: Senior opsiener  (grootte: 52 KB)
Bylaag C: Aanstelling van opsieners  (grootte: 56 KB)
Bylaag D: BRS-entiteitsinstandhouding  (grootte: 78 KB)
Bylaag E: Kontrak van tydelike werk  (grootte: 53 KB)