1. Die gepubliseerde Jaarlikse Opname vir gewone skole sal op 3 Maart 2015 afgeneem word. Daar sal van prinsipale verwag word om die akkuraatheid van die leerderdata op die SOBIS af te teken. Maak asseblief seker dat die volgende teen 3 Maart 2015 korrek op die SOBIS reflekteer:
1.1 Dat leerders in die korrekte grade, klasse en TLO-kategorie is;
1.2 Dat leerderoorplasings (in en uit) voltooi is;
1.3 Dat graadveranderinge voltooi is; en
1.4 Dat die Algemene Inligting se vasleggingskerms, insluitende die vrae oor skoolveiligheid, voltooi is.

2. Die Jaarlikse Opname sal ook vereis dat skole opvoederinligting opdateer en die vaslegginskerms voltooi. Hierdie taak moet teen nie later nie as 31 Maart 2015 afgeteken word deur die volgende te verseker:
2.1 Opvoederinligting is op datum, t.o.v. jare se ervaring en die grade en vakke wat slegs in 2015 onderrig word. Indien grade en vakke wat in vorige jare onderrig is nie op die opvoeder se 2015-werkslading van toepassing is nie, moet dit verwyder word.
2.2 Die nuwe opvoederskerm is voltooi vir verifikasie van vakkwalifikasies.
2.3 Alle vasleggingskerms is voltooi en vooraf ingevulde skerms is op datum, bv. skoolgeld en infrastruktuurtabelle.

3. Die bykomende module van die Jaarlikse Opname vir 2015 is die voltooiing van 'n nasionale vraelys oor "Measuring the Education Sector Response to HIV and Aids".
3.1 Hierdie module van die Jaarlikse Opname moet teen 12 Junie 2015 op die SOBIS vasgevang wees.
3.2 Die SOBIS-vasleggingskerms sal vanaf 1 Junie 2015 beskikbaar wees.
3.3 Die MIV en vigs-opnamevorm en Riglyne sal in PDF-formaat beskikbaar wees vir aflaai en druk vanaf die SOBIS op die Jaarlikse Opname-menu.
3.4 Dit word aanbeveel dat die vorm gedruk word en met die hand op harde kopie voltooi word. Die prinsipaal moet reël dat die harde kopie MIV-opnamevorm gedurende April en Mei voltooi en afgeteken is waarna dit dan aan die SOBIS-administrateur voorsien sal word vir vaslegging op die SOBIS vanaf 1 Junie 2015. Die aanlyn vaslegging op die SOBIS moet teen 12 Junie 2015 afgehandel wees.

4. As die institusionele OBIS-beampte, moet die prinsipaal die dataprosesse bestuur om te verseker dat bewys van verifikasie en die handtekeninge van personeel wat gedelegeer is om die data te kontroleer, op versoek vanaf ouditeurs voorgelê kan word. Aangesien die inligting ouditeerbaar is, moet die skool se OBIS-data besigheidsproses aangeteken word om die aanspreeklikheid vir die akkuraatheid van data te verseker. Vir meer inligting, verwys asseblief na Kennis-en-inligtingsbestuursminuut: 0003/2012. Prinsipale word ook daaraan herinner dat vanaf 2014, akkurate SOBIS-data 'n voorvereiste vir skole is om die tweede oordrag van die Norme en Standaarde-befondsing te ontvang (Kennis-en-inligtingsbestuursminuut 0044/2013).

5. 'n Nasionale Identiteitsnommer (ID) is verpligtend vir alle leerders op alle gerekenariseerde skooladministrasie- en bestuurstelsels. 'n SOBIS-verslag is beskikbaar om leerders te identifiseer wat nie in besit is van identieitsnommers nie, en om die ontbrekende identiteitsnommers te fasiliteer en vas te vang. Indien die leerder nie in besit is van 'n geldige ID-nommer nie, moet die ouer oor die proses ingelig word om via die Departement van Binnelandse Sake vir 'n ID aansoek te doen. Prinspale word versoek om ouers by te staan, waar moontlik, om die proses deur die Departement van Binnelandse Sake te fasiliteer.

6. Prinsipale moet die Jaarlikse Opname se prosesse koördineer om die akkuraatheid van datavaslegging en tydige voltooiing te verseker.


GETEKEN: M M HARKER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2015:02:25