| 1.1 |
Die doel van hierdie minuut is om distrikskantore en skole oor die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting in te lig. |
| 1.2 |
Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) beskik oor n driejaar- meubelkontrak vir die voorsiening van meubels aan alle skole in die Wes-Kaapse provinsie. Hierdie kontrak behels 31 skoolmeubelitems op die aangehegte katalogus (Bylae A). Skole mag slegs vanaf die lys met aanbevole meubelitems op die aangehegte WCED 026Avorm (Bylae B) bestel. |
| 1.3 |
Toerustingitems moet op die WCED 026B-vorm (Bylae C) bestel word.
|
| 2. |
Prosedure vir die verkryging van meubels vir bestaande skole (aanvullings) |
| 2.1 |
Alle versoeke om meubels vanaf sodanige skole moet teen 05 Februarie 2016 aan die skool se IBB-bestuurder voorgele word. |
| 2.2 |
'n Voltooide WCED 026A-rekwisisievorm (Meubels) moet die aansoeke om meubels (aanvullings) wat deur bestaande skole ingedien is, vergesel. |
| 2.3 |
Distriksdirekteure sal meubel- en toerustingbehoeftes in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys in ooreenstemming met die beskikbare begroting, gebaseer op vorige bestellings en leerdertalle, saamstel. Die prioriteitslys sal teen 26 Februarie 2016 na die Hoofdirektoraat: Distrikte vir goedkeuring en ondertekening gestuur word. |
| 2.4 |
Distrikskantore sal skole skriftelik in kennis stel of hul versoeke suksesvol, gewysig of afgekeur is. |
| 2.5 |
Aan die begin van die nuwe boekjaar wat op 01 April 2016 begin, sal Inrigtingshulpbronondersteuning bestellings vir die goedgekeurde geprioritiseerde meubels by gekontrakteerde verskaffers plaas. Die verskaffers sal die meubels binne 4 tot 6 weke na die besteldatum aflewer. |
| 2.6 |
Die meubelkontrak het 'n eenjaarwaarborgtydperk met die volgende bepalings:
- Skole wat foutiewe meubels ontvang het, moet Hoofkantoor onmiddellik in kennis stel deur 'n skriftelike verslag aan die volgende e-posadres te stuur: Jerome.Gordon@westerncape.gov.za.
- Indien items binne die eerste jaar van ontvangs deur die skool onklaar raak, sal die WKOD met die verskaffers skakel ten einde vervangings so spoedig moontlik te reel.
|
| 2.7 |
Skole moenie meubels direk vanaf verskaffers bestel nie. Betaling vir sodanige bestellings sal vir die rekening van die skool wees. |
| 2.8 |
Skole word aangeraai om gebruik te maak van hul jaarlikse Norme en Standaarde-toekenning en skoolfondse vir die aankoop en/of instandhouding van kantoor- en ander toerusting. |
| 3. |
Bestuur van meubels en toerusting by skole |
| 3.1 |
Skole moet 'n verkrygingskomitee stig wat verantwoordelik sal wees vir die byhou van rekords van toerusting en meubels in besit van die skool (kyk riglyne, Basiese Finansiele Stelsel vir Skole). |
| 3.2 |
Uitgediende meubels moet afgeskryf en verwyder word nadat 'n besluit by 'n beskikkingsvergadering daaromtrent geneem is. Die notule van die vergadering moet sodanige besluit reflekteer en vir moniteringsdoeleindes beskikbaar wees. |
| 3.3 |
Stukkende meubels wat herstel kan word, moet behoorlik gestoor word om verdere skade te voorkom. |
| 3.4 |
Skole moet hul inventarisrekords jaarliks bywerk (inventarisvoorraad, beskikkings en tekorte). Hierdie rekords moet gebruik word om die behoefte aan aanvullings te bevestig en moet op versoek beskikbaar gestel word. |
| 3.5 |
'n Inventarisstelsel waarop skole hul inventarisrekords kan bywerk, word tans op SOBIS ontwikkel. Besonderhede oor die SOBIS-inventarisstelsel sal later gekommunikeer word. |
| 3.6 |
Ten einde bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle toerusting- en meubelitems, veral die plastiek- saalstoele te merk. |
| 4. |
Dankie vir u samewerking met hierdie belangrike sake. |
GETEKEN: P A VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:10:22
|
 |