Die doel van hierdie minuut is om aandag te skenk aan belangrike kwessies met betrekking tot die opstel van joernaaltransaksies op die voorgeskrewe vorms, die vaslegging en magtiging daarvan op die Basiese Rekeningkundige Stelsel (BRS) en om die amptenare van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) van riglyne in hierdie opsig te voorsien.

Die joernaalinskrywingsproses is los van enige ander funksionele area op BRS. Joernale sal opgetrek word wanneer 'n rekening (inkomste, uitgawe of bate en las) verkeerdelik gedebiteer of gekrediteer word, inkomste of uitgawe in 'n tussen- of afwagrekening in rekening gebring word omdat die klassifisering nie opgelos is nie (in afwagting van finale verdeling) of afwag- en kontrolerekenings skoongemaak word.

As gevolg van sake wat deur die Kantoor van die Ouditeur-Generaal ten opsigte van die bogenoemde aangeroer is, het dit nodig geword dat hierdie kantoor aandag aan die saak skenk en riglyne verskaf om van nou af nakoming te verseker. Hierdie instruksie vervang enige vorige instruksies in hierdie opsig.

Sodra die behoefte vir die skep van 'n joernaalinskrywing geidentifiseer is, moet 'n BAS Journal Entry Processing Maintenance-vorm (en 'n BAS Journal Entry Processing Allocation Attachment-vorm, indien nodig) met die hand ingevul word. Dit is belangrik dat al die tersaaklike velde op hierdie vorm ingevul word. Spesiale aandag moet aan die volgende velde geskenk word.

• Joernaalbeskrywing - 'n Bondige beskrywing van die doel van die joernaal moet by hierdie veld ingeskryf word, bv. regstelling van foutiewe toewysing. Dit moet die doel van die joernaal duidelik stel sodat enige amptenaar/ouditeur wat hierdie joernaal ondersoek, dit verstaan.

• Beskrywing - Hierdie beskrywing sal in die "Detail Report" op BRS (BAS) verskyn en moet uitbrei op die beskrywing soos hierbo aangedui, bv. regstelling van Item, Bate, Fonds, ens. Diskresie moet by die invul van hierdie veld getoon word omdat meer besonderhede nodig mag wees, afhangende van die transaksie wat reggestel word, bv. 'n PERSAL-nommer, 'n betaalnommer, ens. Dit is belangrik om die inligting te verskaf wat deur die betrokke rekening verlang word.

• Segmentbesonderhede - Dit is die toewysingsbesonderhede waarmee die opsteller vertroud moet wees. Dit word ook as korrekte rekeningkundige praktyk beskou om die debietgedeelte van die transaksie voor die kredietgedeelte te doen.

• Redes vir joernaal - Dit is 'n nuwe toevoeging by die joernaalvorm en moet met 'n gedetailleerde beskrywing van die rede vir die joernaal ingevul word. Die WKOD se BRS-stelselkontroleur sal die nuwe vorms aan gebruikers uitreik.

• Opgestel deur - Hierdie gedeelte moet deur die amptenaar wat die joernaal opstel, onderteken word.

• Gemagtig deur - Hierdie gedeelte moet deur die amptenaar wat die joernaalvorm vir korrektheid nagaan, onderteken word. Die minimumvereiste hier is 'n Administratiewe Beampte of ekwivalent (Staatsrekenmeester) of enige hoer rang. Amptenare wat op hierdie vlak of hoer waarneem, word ook toegelaat. Afwykings van hierdie instruksie sal nie toegelaat word nie.

Dit is van uiterse belang dat die tersaaklike ondersteunende dokumentasie van toepassing op die joernaaltransaksie, bv. 'n afskrif van die mees onlangse "Detail BAS Report/Vulindlela Report" wat betrekking het op die transaksie wat reggestel moet word, by die joernaal aangeheg word as bewys van die vorige verkeerde transaksie wat reggestel word. Die transaksie wat reggestel moet word, moet duidelik op die ondersteunende dokumentasie gemerk/uitgelig word. 'n Swart streep moet deur onbenutte blanko gedeeltes op die joernaalvorm getrek word. Amptenare wat die joernaalvorm magtig, moenie afteken as aan enige van die bogenoemde nie voldoen is nie. Dit sal nakoming verseker en die duplisering van sodanige transaksies voorkom.

Enige joernaaltransaksie ten opsigte van foutiewe verdeling van koste en wat uiteindelik verantwoordelikheidsbestuurders se begrotingstoewysings sal affekteer en van buite Finansies, Hoofkantoor kom, moet voorgele word aan die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde (DBR) vir stawing en bevestiging deur middel van 'n handtekening op die joernaalvorm voor voorlegging aan die Direkteur: Finansiele Rekeningkunde (DFR) vir vaslegging op BRS. Slegs oorspronklike vorms sal vir verdere prosessering aanvaar word. Joernaaltransaksievorms moenie deur amptenare opgehoop word nie, maar eerder gereeld ingedien word omdat dit andersins onnodige druk op die beperkte personeel wat vir die prosessering van joernale op die stelsel by Hoofkantoor verantwoordelik is.

legs amptenare met toegang tot die BRS "journals"-funksionaliteit, soos opgestel deur die WKOD se BRS-stelselkontroleur, sal in staat wees om joernaaltransaksies op die stelsel kan doen. Geen joernaaltransaksies mag op BRS vaslê word voordat die nodige joernaalvorm ingevul is nie. Hierdie praktyk is onaanvaarbaar en moet onmiddellik gestaak word. BRS-gegenereerde joernaalverslae is nie as brondokumente aanvaarbaar nie omdat al die nodige velde nie op hierdie drukstukke verskyn nie.

Wanneer die handgeskrewe gemagtigde joernaalvorms ingedien word, moet die amptenaar met toegang tot die joernale se vasleggingsfunksionaliteit op BRS seker maak dat al die bogenoemde vereistes nagekom is voordat die transaksies op BRS vasgelê word. Indien die vereistes nie nagekom word nie, moet die joernaal/joernale na die oorsprong daarvan teruggestuur word. Indien die vereistes wel nagekom word, moet die vaslegger die toepaslike velde vir die "system user only" invul.

Na suksesvolle vaslegging van die joernaaltransaksie, moet die magtiger op BRS weereens bevestig dat al die vereistes nagekom is voordat hy/sy die transaksie magtig. Joernale wat op BRS gemagtig is, beland in 'n tou vir magtiging binne die werkvloei. Hierdie funksie word slegs aan toesighoudende amptenare toevertrou. Dit is ook 'n vereiste dat magtigers seker moet maak dat alle joernaaltransaksies wat binne hul werkvloei vasgele word, binne drie (3) werkdae na die vasleggingsdatum op BRS gemagtig word. Versuiming om hieraan te voldoen, sal die verwydering van sodanige joernale van BRS tot gevolg he om duplisering te voorkom. Indien alles in orde is, sal die magtiger ook die toepaslike velde vir die "system user only" invul.

Alle joernale wat suksesvol op BRS geprosesseer is, moet "processed" op die voorkant van die joernaalvorm gestempel en veilig tot maandsluiting bewaar word. Hierna sal die magtiger ook verantwoordelik wees vir die tydige indien van al sy/haar joernale, onder dekking van 'n "Document Control Report", aan die Afdeling: Finansiele Kapasiteitsbou (FKB)

In die geval waar 'n ampenaar in 'n hoer rang optree, moet tydige aansoek gedoen word vir magtigingsfunksies op BRS, vergesel deur 'n afskrif van die brief van waarnemende aanstelling.

Bring asseblief die inhoud van hierdie instruksie onder die aandag val alle amptenare wat die opstel en prosessering van finansiele joernale hanteer.

Enige navrae in hierdie verband kan aan die volgende persone in die Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde gerig word.

• Assistentdirekteur - Finansiele Rapportering: Mnr MJ Comer - tel. no. 021 467 2736
• Staatsrekenmeester - Rekeningskontrole: Mnr SDD van Wyk - tel. no. 021 467 2738