1. Inleiding Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (Wet 1 van 1999) moet hierdie departement teen 31 Mei 2015 finansiële jaarstate aan die Ouditeurgeneraal voorlê. Vir die 2014/2015 finansiële jaar wat eindig op 31 Maart 2015, is dit dus nodig om die Departement se boeke voor 30 April 2015 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 22 April 2015. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as 'n departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word 'n dringende beroep gedoen op alle partye om te let op die volgende reëlings om te verseker dat daar aan die vereistes voldoen word. Om hierdie rede word 'n dringende beroep op alle partye gedoen om te let op die volgende reëlings om te verseker dat aan al die vereistes voldoen word.

2. Betalings op BRS vir Maart 2015
2.1 Die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde, in oorleg met die BRS Stelselskontroleur, bestuur tans die proses aangaande betalings op BRS vir die 2014/15 finansiële jaar. Hierdie kantore het reeds inligting aan gebruikers versprei oor betalings op BRS en Logis.
2.2 Die afhandelingsdatum vir betalings teenoor die huidige huidige finansiële jaar moet nie later as 26 Maart 2015 wees nie (laaste BRS datum vir Maart 2015). Betalings met `n vereffeningsdatum na 31 Maart 2015, sal in die nuwe finansiële jaar 2015/16 wees. Dit moet ten alle koste vermy word, aangesien die nuwe jaar se begroting gedebiteer sal word. Dit word sterk aanbeveel dat die laaste betaling ten opsigte van die 2014/15 finansiële jaar vir BRS en Logis teen 18 Maart 2015 vasgevang en goedgekeur is om opeenhopings te vermy.

3. Reis- en –verbly (R&V) voorskotte en eise
R&V-voorskotte beïnvloed nie die afsluiting van die finansiële jaar nie, maar die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen begrote fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2014/15 finansiële jaar betyds geprosesseer word. Aangesien hierdie eise en voorskotte op PERSAL geprosesseer word, moet hulle teen nie later nie as 13 Maart 2015 ingedien word. Enige eise wat na daardie datum ingedien word, sal teen die 2015/16 finansiële jaar belas word. Alle verskille, Indien 'n eis minder as die voorskot is, moet alle verskille teen 20 Maart 2015 terugbetaal wees.

4. Kwitansies (Distrikskantore en DFA)
Alle kantore verantwoordelik vir die uitreik van BRS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2015, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekeningsmaand Maart (03) en dat alle hangende kwitansies op BRS toegewys is. Magtigdes moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.

5. Kleinkasuitgawe (Distrikte en DFA)
Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2015 moet gedurende Maart 2015 verreken word.

6. Verrekeningsmaand Maart (03) (Distrikte, DFA en DLS)
Dit is noodsaaklik dat die korrekte posdatum te alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings t.o.v. regstellings vir die 2014/2015 finansiële jaar gedurende April 2015 vasgelê word. Alle magtigdes moet ook seker maak dat joernale met inskrywings t.o.v. Maart 2015 betyds binne hulle werkvloei gemagtig word.

7. Uitstaande transaksies op BRS
Alle uitstaande transaksies met 'n status van open reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. 'n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op die BRS versoek word by die verslagdoeningfunksie (Other Reports). Die verantwoordelike gebruikers kan vanuit hierdie verslag geïdentifiseer word vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies. 'n Outstanding transaction enquiry dialogue kan ook opgeroep word vir die uitstaande transaksies in die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas. Die keerdatum vir die aansuiwering van uitstaande transaksies is 13 Maart 2015.

8. BRS-inskakelings en uitsonderings (DFA)
Die verantwoordelike beamptes moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting uitgeklaar word. Die BRS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BRS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.

9. Bates-en-lasterekeninge (DFA)
Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiële state te verreken, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte balanse, bv. kredietbalanse op skuldrekeninge, te reflekteer. In gevalle waar debietbedrae nie ooreenkom met kredietbedrae (en vice versa) nie, moet hierdie debiete en krediete vir doeleindes van finansiële state apart gespesifiseer en verouder word deur die verantwoordelike beamptes. In hierdie verband moet die nodige ondersteuningsdokumentasie ook ingedien word. In die geval van beleggingsrekeninge vir spesiale fondse moet die balanse gerekonsilieer word vir die finale staatdoeleindes.

10. Eise betaalbaar en eise verhaalbaar (DFA)
Ten opsigte van bedrae verskuldig deur en aan ander departemente, is dit 'n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae vir ouditdoeleindes voorgelê vir elke departement met wie die WKOD 'n transaksie het.

Die bevestigingsbriewe moet uitgestuur word onmiddellik na jaareinde (22 April 2015) en teruggestuur word teen nie later nie as 30 April 2015, om sodoende departemente in staat te stel om hierdie inligting aan die Provinsiale Staatsrekeningkundige Dienste voor te lê teen 15 Mei 2015 en die korrekte balanse in hulle finansiële state te reflekteer. Sien PT Omsendbrief 40 van 2008, gedateer 26 September 2008 in hierdie verband.

11. Inkomsteoorbetalings (DFA)
Alle inkomste wat vir die 2014/15 finansiële jaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2015 toegewys en oorbetaal word aan die Provinsiale Inkomstefonds.

12. Vereiste Persalverslae vir JFS
Die Hoofdirektoraat: Mensebestuurspraktyke moet die voorgeskrewe Persalverslae oor voorwaardelike aanspreeklikheid en werknemersvoordeelvoorsiening op 31 Maart 2015 aanvra.

13. Afsluiting van die finansiële jaar (DFA)
Die afsluiting van die werkvloei vir die 2014/15 finansiële jaar eindigende 31 Maart 2015 sal plaasvind op 21 April 2015. Dit beteken dat slegs die Rekeningkontroleafdeling van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2015 voor die finale afsluiting op 22 April 2015 sal kan prosesseer. Alle BRS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 15 April 2015 gemagtig word. Die oudit se finale afsluiting sal plaasvind eers na die afhandeling van die oudit van die departement se finansiële state deur die Kantoor van die Ouditeurgeneraal.

14. Aanwasse: Rekord van goedere en dienste ontvang en nog nie gefaktureer nie, sowel as onbetaalde fakture soos op 31 Maart 2015
Met die oog op die verslaglewering oor aanwasse, moet alle kantore hulle faktuur registers, sowel as goedere en dienste wat ontvang en nog nie gefaktureer is nie, indien soos op 31 Maart 2015 by die Voucher and Loss Control Division van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde, vir die aandag van mnr Eddy Flink.

15. U samewerking om aan die vereistes van hierdie minuut te voldoen, sal hoog op prys gestel word.


GETEKEN: LJ ELY
ADJUNK-DIREKTEURS-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2015:03:11

"Public Finance Management Act, 1999 (Act 1 of 1999)"  (grootte: 487 KB)