1. Die prosedure vir die hantering van versoeke vir toegang tot inligting ingevolge die Bevordering van Toegang tot Inligting Wet, 2000 (Wet 2/2000) (BTI), in die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD), is in Kennisbestuursminuut 0004/2012 gedateer 17 Oktober 2012 verduidelik.

2. Die Direkteur-Generaal van die Wes-Kaapse Provinsiale Regering, as Inligtingsbeampte, en ingevolge artikel 1 van BTI, het alle magte en pligte aan hom toevertrou en opgedra ingevolge artikel 17(3) van BTI, gedelegeer aan die Departementshoof, Direkteurs: Beleidskoördinering, Kommunikasie en Kennis- en Inligtingsbestuur, asook al die direkteure in die 8 onderwysdistrikskantore en enige persoon wat waarneem in hierdie poste as WKOD Adjunkinligtingsbeamptes (AIB's).

3. Die volgende hersiene prosedure vir toegang tot inligting tree onmiddellik in werking:
3.1 Alle finale antwoorde in verband met versoeke vir toegang tot inligting ingevolge die BTI sal voortaan deur die kantoor van dei Hoof: Onderwys (HVD) via dIe AIB in die kantoor van die HVD (Mnr Paddy Attwell) uitgereik word wat gedelegeer is om die onderskeie antwoord(e) te ontvang, te fassiliteer en te koördineer.
3.2 Dit beteken dat die beamptes in paragraaf 2 hierbo genoem voortaan steeds die versoeke om toegang tot inligting (vorm A) in hul hoedanighede as AIB's sal ontvang en die konsep-antwoorde sal opstel, maar nie langer die finale antwoorde aan die versoekers sal uitreik nie.
3.3 Wanneer die AIB ‘n formele versoek om toegang to inligting ingevolge die BTI ontvang, sal sy/haar kantoor onmiddellik ‘n konsep-antwoord gebaseer op die beskikbare inligting opstel en die konsep-antwoord tesame met die aansoek om toegang tot inligting aan die kantoor van die Hoof: Onderwys vir aandag van die AIB in die kantoor van die HVD (Mnr Paddy Attwell) stuur.
3.4 Gevolglik word die AIB’s geadviseer om wanneer hulle ‘n formele versoek om toegang tot inligting ontvang, onmiddellik:
3.4.1 skriftelik ontvangs te erken van die versoek om toegang tot inligting en die versoeker in te lig dat die aangeleentheid na die AIB in die kantoor van die HVD (Mnr Paddy Attwell) verwys is;
3.4.2 ‘n konsep-antwoord gebaseer op die inligting tot hul beskikking op te stel; en
3.4.3 die konsep-antwoord na die die Kantoor van die Hoof: Onderwys vir aandag van die AIB in die kantoor van die HVD (Mnr Paddy Attwell) te stuur ten einde uitvoering aan die streng voorgeskrewe tydsbestek te verseker (30 dae).
3.5 Die AIB in die kantoor van die HVD (Mnr Paddy Attwell) sal die finale antwoorde in verband met die versoeke om toegang tot inligting fasiliteer en koördineer, en `n rekord en register byhou van die versoeke vir verslagdoeningsdoeleindes.
3.6 Indien die disrtik AIB wat die oorspronklike versoek ontvang het, onseker is van die antwoord, moet hy/sy die versoek aanteken en die versoek vir toegang tot inligting onmiddellik na die AIB in die kantoor van die HVD (Mnr Paddy Attwell) verwys.

4. Die prosedure wat in hierdie minuut uiteengesit is, tree onmiddellik in werking.

5. Alle WKOD-amptenare word vriendelik versoek om hulle volle samewerking te gee om te verseker dat versoeke vir toegang tot inligting betyds afgehandel word.

6. Beskou asseblief Kennisbestuursminuut 0004/2012 gedateer 17 Oktober 2012 as dienooreenkomstig gewysig.

7. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle personeel onder u beheer.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2014:06:06

"Promotion of Access to Information Act, 2000"  (grootte: 178 KB)
"Form A: Request for access to record of public body"  (grootte: 23 KB)