1. Die gepubliseerde Jaarlikse Opname van gewone skole sal op 4 Maart 2014 afgeneem word. Daar sal van prinsipale verwag word om die akkuraatheid van die leerderdata op die SOBIS af te teken. Maak asseblief seker dat die volgende teen 4 Maart 2014 korrek op die SOBIS reflekteer:
1.1 Dat leerders in die korrekte grade, klasse en TLO kategorie is;
1.2 Dat leerderoorplasings (in en uit) voltooi is; en
1.3 Dat graadveranderinge voltooi is.

2. Die Jaarlikse Opname vereis ook dat skole opvoederinligting opdateer. Maak asseblief seker dat die volgende teen 26 Maart 2014 voltooi en afgeteken is.
2.1 Opvoederinligting is op datum t.o.v jare ervaring en die grade en vakke wat in 2014 onderrig word;
2.2 Alle vasleggingskerms is vooraf voltooi, ingevulde skerms is op datum , bv. skoolgeld en infrastruktuurtabelle; en
2.3 Leerdernasporingstelsels is gehandhaaf deur die oordrag van leerders op die datums waarop hulle toegelaat word tot die skool of dit verlaat.

3. As die institusionele OBIS-beampte, moet die prinsipaal die dataprosesse bestuur om te verseker dat bewys van verifikasie en die handtekening van personeel wat gedelegeer is om die data te kontroleer, teenwoordig is. Die skool OBIS data besigheidsproses moet aangeteken word om aanspreeklikheid te verseker vir die akkuraatheid van data, aangesien die inligting ouditeerbaar is. Vir meer inligting, verwys asseblief na Kennis-en-inligtingsbestuursminuut: 0003/2012. Prinsipale word ook vriendelik daaraan herinner dat, van hierdie jaar af, akkurate SOBIS-data 'n voorvereiste vir skole is om norme en standaarde-befonsding te ontvang (Kennisen-inligtingsbestuursminuut 0044/2013).

4. 'n Nasionale Identiteitsnommer (ID) is verpligtend vir alle leerders op alle gerekenariseerde skooladministrasie- en bestuurstelsels. 'n Amptelike omsendbrief sal binnekort gepubliseer word. 'n SOBIS verslag is beskikbaar om leerders te identifiseer wat nie in besit is van identieitsnommers nie, en om die ontbrekende identiteitsnommers te fasiliteer en vas te vang. Indien die leerder nie in besit is van 'n geldige ID-nommer nie, vergemaklik die proses van die verkryging van een deur die riglyne, wat in die komende omsendbrief voorsien word, te volg.

5. Prinsipale moet die Jaarlikse Opname prosesse koördineer om akkuraatheid en tydige voltooiing te verseker.

6. Rig asseblief alle navrae in verband met hierdie omsendbrief aan T Pokolo en T Abbas by tel. nos. 021 467 2289 en 021 467 9290 onderskeidelik.


GETEKEN: M M HARKER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2014:02:13