| 1.1 |
Die doel van hierdie minuut is om alle distrikskantore en skole in te lig oor die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting. |
| 1.2 |
Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) beskik oor 'n driejaar meubelkontrak met voorsieners om meubels te voorsien aan alle skole in die Wes-Kaap se provinsie. Hierdie kontrak behels 30 skoolmeubelitems op die aangehegte katalogus (Bylae A). Skole mag egter slegs vanaf die aanbevole lys meubelitems op die aangehegte WKOD 026A-vorm (Bylae B) bestel. |
| 1.3 |
Toerustingsitems in die WKOD 026B-vorm (Bylae C) word verkry deurmiddel van die elektroniese aankoopstelsel (IPS). |
| 2. |
Prosedure vir die verkryging van toerusting en meubels vir nuwe skole |
| 2.1 |
Die onderwysdistrikskantoor moet 'n rekwisisie vir 'n nuwe skool opstel en aan Hoofkantoor voorle. Dit moet gedoen word nie later nie as 4 maande voor die opening van die skool. |
| 2.2 |
Die volgende dokumente moet elke aansoek om toerusting en meubels vir 'n nuwe skool vergesel:
- 'n Voltooide WKOD 026A-vorm vir meubels;
- 'n Voltooide WKOD 026B-vorm vir toerusting; en
- 'n Goedkeuringsbrief vir die opening van die nuwe skool.
|
| 3. |
Prosedure vir die verkryging van meubels vir bestaande skole (aanvullings) |
| 3.1 |
Alle versoeke om meubels van sulke skole moet teen 6 Februarie 2015 aan die betrokke IBB-bestuurder voorgelê word. |
| 3.2 |
'n Voltooide WKOD 026A-rekwisisievorm (Meubels) moet die aansoeke om meubels vergesel (aanvullings) wat deur bestaande skole ingedien is. |
| 3.3 |
Distriksdirekteure moet meubel- behoeftes in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys in lyn met die beskikbare begroting saamstel. Die prioriteitslys moet gestuur word na die Hoofdirektoraat: Distrikte teen 27 Februarie 2014 vir goedkeuring en ondertekening. |
| 3.4 |
Distrikskantore sal skole in kennis stel of hulle versoeke suksesvol was, gewysig is of afgekeur is. |
| 3.5 |
Die Direktoraat: Inrigtingshulpbronondersteuning sal bestellings plaas vir meubels wat aangevra is by gekontrakteerde verskaffers aan die begin van die nuwe finansiële jaar. Die verskaffers lewer gewoonlik af binne 4 tot 6 weke vanaf die besteldatum. |
| 3.6 |
Die meubelkontrak het 'n een jaar waarborg tydperk met die volgende bepalings:
- Wanneer die behoefte ontstaan, moet skole wat foutiewe meubels ontvang het, Hoofkantoor onmiddellik in kennis stel deur 'n skriftelike verslag aan die volgende e-posadres te stuur: Jerome.Gordon@westerncape.gov.za
- Vir items wat binne die eerste jaar van ontvangs deur die skool onklaar raak, sal die WKOD met die verskaffers in kontak tree om dan so spoeding moontlik vervangings te reël.
|
| 3.7 |
Skole moet nie meubels direk van die verskaffers bestel nie. Onkoste van sodanige bestellings sal vir die rekening van die skool wees. |
| 3.8 |
Bestaande skole word aangeraai om gebruik te maak van hulle jaarlikse Norme en Standaarde-toekenings en skoolfondse vir die aankoop en/of instandhouding van kantoortoerusting en ander toerusting vir die arbeidsbesparing. |
| 4. |
Bestuur van meubels en toerusting by skole |
| 4.1 |
Skole moet 'n verkrygingskomitee stig wat verantwoordelik sal wees vir die byhou van rekords van toerusting en meubels. (Sien die riglyne, Basiese Finansiële Stelsels vir Skole.) |
| 4.2 |
Verouderde meubels moet afgeskryf word en verwyder word nadat 'n besluit by 'n beskikkingsvergadering daaromtrent geneem is. Sodanige besluit moet op rekord in die notules verskyn en beskikbaar wees vir moniteringsdoeleindes. |
| 4.3 |
Stukkende meubels wat nog herstelbaar is, moet behoorlik gestoor word om verdere skade te verhoed. |
| 4.4 |
Bygewerkte inventarisrekords (leerderinskrywings per klas, beskikbare toerusting en meubels, tekorte) wat die behoefte aan aanvullings verifieer, moet op versoek beskikbaar gestel word. Met die oog daarop om bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle toerusting en meublement, veral die plastiese saalstoele te merk. |
GETEKEN: M M HARKER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2014:10:07
|
 |