1. Die benutting van onderwysers en gemeenskapskapslede as opsieners vir die 2014 Nasionale Senior Sertifikaat-eksamens
1.1 Ingevolge die Regulasies betreffende die Afneem, Administrasie en Bestuur van Assessering vir die Nasionale Senior Sertifikaat, gepubliseer in die Regeringskoerant No. 31337 van 21 Oktober 2008, moet die provinsiale onderwysdepartemente prinsipale aanstel as hoofopsieners vir die NSS-eksamen.
1.2 Prinsipale van skole mag egter hierdie verantwoordelikheid delegeer aan 'n senior onderwyser. Die prinsipaal sal uiteindelik verantwoordelik wees vir die afneem van alle eksamens.
1.3 Prinsipale moet die voltooiing van alle kontrakte, Bylaes A – F verseker, so wel as die voorlegging van belasting verwysingsnommers vir elke opsiener, met spesifieke aandag aan Bylae E.
1.4 Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het begin met die infasering van onderwysers as opsieners vir die NSS-eksamens in 2011. Dit is aan skole meegedeel deur middel van Assesseringsbestuursminuut 0009/2010 en Omsendbrief 0015/2011.
1.5 Die reëlings vir die toesig van die 2014 NSS-eksamen is soos volg:
1.5.1 Die prinsipaal moet seker maak dat, vir elke eksamensessie, 50% van die toesighouers onderwysers en 50% gemeenskapslede is.
1.5.2 Die senior opsiener van 2013 kan weer aangestel word vir 2014. Daar word van die senior opsiener verwag om die hoofopsiener te ondersteun met die administrasie en afneem van die 2014 NSS-eksamen. Onder geen omstandighede moet die senior opsiener volle verantwoordelikheid neem vir al die administratiewe take wat geassosieer word met die 2014 NSS-eksamen nie.
1.5.3 Die senior opsiener moet weer aangestel word vir die Maart 2015 NSS-aanvullende eksamens en Mei/Junie 2015 Senior Sertifikaat-eksamens, aangestel word.
1.6 Onderwysers wat optree as opsieners hoef nie geskeduleer te wees om vir die volle duur van elke eksamensessie toesig te hou nie.
1.7 'n Onderwyser wat 'n kind het wat die NSS-eksamen skryf by die skool waar daardie onderwyser skoolhou moet nie as 'n opsiener aangestel word nie.
1.8 Dit is imperatief dat geen onderwyser toesig sal hou by die vak wat hy of sy by die skool aanbied nie, m.a.w. wanneer Fisiese Wetenskappe geskryf word, mag geen onderwyser van Fisiese Wetenskappe daar toesig hou nie.
1.9 Die prinsipale moet alle onderwysers wat as opsieners sal optree vir die NSS-eksamens skriftelik aanstel. Die lys van alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat aangestel is as opsieners moet teen 4 Augustus 2014 voorgelê word aan die distrikskantoor.
1.10 Die prinsipaal van die skool moet seker maak dat alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel word, voldoende opgelei word in die uitvoering van hulle opsienerspligte.
1.11 Opleiding vir prinsipale, senior opsieners en hoofopsieners sal in September 2014 aangebied word en bywoning is verpligtend.
1.12 Prinsipale moet 'n toesigrooster opstel en moet dit aan die betrokke IBB-bestuurder voorlê teen nie later nie as 29 Augustus 2014. Die toesigrooster moet opsieners en aflosopsieners vir elke eksamensessie insluit.
1.13 Indien daarom versoek, sal IBB-bestuurders hulp verskaf met die opstel van 'n toesigrooster.

2. Werwing en aanstelling van opsieners vir die Senior Sertifikaat- en Onderwys en Opleiding vir Volwassenes (OOV)-eksamens
2.1 Prinsipale van skole en bestuurders van volwasse leerdersentrums word vriendelik versoek om geskikte persone van die gemeenskap te werf as senior opsieners en assistent opsieners vir die bogenoemde eksamens.
2.2 Nominasies vir alle opsieners moet op Bylae A gemaak word, wat voor 21 Julie 2014 aan die IBB-bestuurder voorgelê moet word. Die IBB-bestuurder moet sodanige nominasies goedkeur en die finale lys name voorlê aan die Direktoraat: Eksamenadministrasie teen 25 Julie 2014.
2.3 Die lys van nominasies moet vergesel word van gesertifiseerde afskrifte van die ID en die hoogste akademiese kwalifikasie (ten minste graad 12) van elke genomineerde.
2.4 By die nominering van hoofopsieners en senior opsieners moet die volgende aspekte in berekening gebring word:
2.4.1 Die IBB-bestuurder moet 'n persoonlike onderhoud voer met die persoon wat as hoof- of senior opsiener genomineer is.
2.4.2 Die IBB-bestuurder moet seker wees van elke genomineerde se lees-, skryf-, hoor- en visuele vermoëns, en gesondheidstoestand.
2.4.3 Die IBB-bestuurder moet seker maak of persone wat as senior opsieners genomineer is, bereid is om as hoofopsiener vir die Maart 2015 NSS-aanvullende eksamen en die Mei- Junie 2015 Senior Sertifikaat-eksamen te dien.
2.4.4 Dit moet egter duidelik gestel word aan senior opsieners dat, indien hulle hulleself beskikbaar stel vir 'n aanstelling as hoofopsiener vir Maart 2015 en Mei-Junie 2015, hulle by daardie besluit moet bly.
2.4.5 Aansoekers of genomineerdes wat aansoek gedoen het vir 'n voltydse betrekking elders moet verkieslik nie oorweeg word vir aanstelling nie.

3. Nominasies van hoofopsieners en senior opsieners
3.1 Bylae B (Nominasie van hoofopsieners en senior opsieners) moet voltooi word en deur die prinsipaal of sentrumbestuurder onderteken word en 'n kopie moet onmiddellik oorhandig word aan die persoon wat as hoofopsiener genomineer is. Hierdie nominasiebrief bevat baie belangrike instruksies. Gesertifiseerde kopieë van die genomineerde se ID en sy of haar mees onlangse akademiese rekord (ten minste graad 12) moet aangeheg word aan Addendum B.
3.2 Gedurende die onderhoud met die genomineerde hoof opsiener of senior opsiener, moet die IBB-bestuurder, nadat hy tevrede is dat die persoon wat genomineer is in staat is om die vereiste pligte te vervul, Bylae C aan die genomineerde gee om te voltooi, waarna die vorm ook deur die IBB-bestuurder onderteken moet word.

4. Nominasie van assistent opsieners

Die prinsipaal of sentrumbestuurder moet verklaar dat die genomineerde(s) geskik is om die pligte van assistent opsiener(s) te vervul, waarna die IBB-bestuurder moet aandui of die aanstelling van die genomineerde(s) aanvaarbaar sal wees. Bylae D moet dan voltooi en onderteken word deur die assistent opsiener(s).

5. Dienskontrak

Alle hoofopsieners, senior opsieners en assistent opsieners moet bereid wees om 'n dienskontrak met die WKOD te sluit aangaande hulle pligte en verantwoordelikhede tydens die afneem van die eksamens. Die kontrak sal geldig wees vir die eksamens van November 2014, Maart 2015 en Mei/June 2015.

6. Voorlegging van nominasievorms
6.1 Na die voltooiing, moet die IBB-bestuurder Bylaes A, B, C, D, E en F so gou as moontlik voorlê om die betrokke Direktoraat: Eksamenadministrasie beamptes teen 25 Julie 2014, te bereik.

Distrik Kontakpersoon Kontak-nommer E-pos
Kaapse Wynland Margaret Janda 021 467 2275 Margaret.Janda@westerncape.gov.za
Eden Sentraal-Karoo Farrel Jacobs 021 467 2909 Farrel.Jacobs@westerncape.gov.za
Weskus Gail Laguma 021 467 2913 Gail.Laguma@westerncape.gov.za
Overberg Linsay van Gensen 021 467 2911 Linsay.vanGensen@westerncape.gov.za
Metropool-Sentraal Samuel Adams 021 467 2978 Samuel.Adams@westerncape.gov.za
Metro-Oos Riyad Isaac 021 467 2916 Riyad.Isaac@westerncape.gov.za
Metro-Noord Veronica du Plessis 021 467 2920 Veronica.duPlessis@westerncape.gov.za
Metropool-Suid Lindsay Weber 021 467 2732 Lindsay.Weber@westerncape.gov.za
6.2 IBB-bestuurders moet seker maak dat al die voltooide vorms in een bondel aan die Direktoraat: Eksamenadministrasie-kantoor gestuur word, om onnodige vertragings in die aanstellingsproses te vermy.
6.3 Slegs persone wat se aanstellings deur die IBB-bestuurder goedgekeur is, mag diens as 'n opsiener verrig. Opsieners mag onder geen omstandighede plaasvervangers aanstel vir enige deel van hulle werk nie. Indien omstandighede verhoed dat 'n hoofopsiener of assistent opsiener by 'n eksamen kan toesig hou, moet die prinsipaal of sentrumbestuurder, na beraadslaging met die IBB-bestuurder, reël vir die aanstelling van 'n plaasvervanger en die Direktoraat: Eksamenadministrasie moet onmiddellik ingelig word aangaande die verandering. Plaasvervangers moet ook hulle bankbesonderhede op 'n Bylae E-vorm voorlê.

7. Kriteria vir die aanstelling van opsieners
7.1 Onder normale omstandighede behoort niemand vir aanstelling as senior, hoof- of assistent opsiener oorweeg te word nie indien hy/sy:
7.1.1 jonger as 25 jaar, of ouer as 65 jaar oud is;
7.1.2 'n familielid is van

  • 'n kandidaat wat die eksamen afle;
  • <'n onderwyser in daardie skool of 'n onderwyser is wat kandidate vir enige van die eksamenvakke voorberei;/li>
7.1.3 betrokke is in enige hoedanigheid op die skoolpersoneel of in die koshuis waar kandidate van 'n besondere skool gehuisves word; of
7.1.4 die eggenoot of nabye familielid van die hoofopsiener is.
7.2 Indien daar meer as 30 kandidate by 'n eksamensessie is, is die WKOD bereid om een assistent opsiener vir elke 30 addisionele kandidate, of deel daarvan aan te stel vir daardie sessie, of een assistent opsiener vir elke lokaal waarin die kandidate geakkommodeer word, op voorwaarde dat alle lokale teen volle in kapasiteit benut word voor daar van 'n addisionele lokaal gebruik gemaak word.
7.3 By sessies waar daar slegs 'n paar kandidate (minimum van twee) is, sal die dienste van een assistent opsiener genoegsaam wees. In sodanige geval sal die senior- of hoofopsiener nie normale opsienerspligte vervul nie, anders as om 'n assistent opsiener af te los wat 'n kandidaat moet vergesel wat verlof ontvang het om die lokaal op grond van 'n dringende behoefte te verlaat.
7.4 Waar praktiese en teorie-eksamens tydens dieselfde sessie plaasvind, moet die dienste van 'n assistent opsiener gebruik word.
7.5 Wanneer die dienste van twee of meer assistent opsieners benodig word vir sessies waar twee of meer eksamenlokale gelyktydig in gebruik is, sal die hoofopsiener nie normale opsienerspligte vervul nie.
7.6 Hoofopsieners, senior opsieners en assistent opsieners moet 'n akademiese kwalifikasie van ten minste graad 12 hê. Indien dit nie die geval is nie, moet 'n regverdiging van die nominasie voorgele word.
7.7 Indien al die kandidate manlik is, moet die hoofopsiener en assistent opsieners ook mans wees. Indien al die kandidate vroulik is, moet die hoofopsiener en assistent opsieners ook vroulik wees. Indien die kandidate manlik sowel as vroulik is en die hoofopsiener manlik is, moet ten minste een van die assistent opsieners vroulik wees, of as die hoofopsiener vroulik is, moet ten minste een van die assistent opsieners manlik wees.
7.8 Die volgende voorbeelde gee 'n aanduiding van hoeveel opsieners aangestel mag word:

Aantal kandidate Aantal hoofopsieners Aantal Hulpopsieners
2 1 1
30 1 1
31 1 2

Indien addisionele opsieners gebruik word, moet die Direktoraat: Eksamenadministrasie sonder versuim ingelig word (verwys na die tabel hierbo).

8. Pligte van hoofopsieners en assistent opsieners
8.1 Die pligte van hoofopsieners en assistent opsieners verskyn in Bylae A van die dienskontrakte vir hoofopsieners en assistent opsieners. Hierdie pligte moet bevredigend uitgevoer word vir die duur van die eksamen.
8.2 Senior opsieners en hoofopsieners moet die WKOD se opleiding vir opsieners bywoon.
8.3 Prinsipale moet verseker dat alle assistent opsieners behoorlik opgelei word voor hulle toegelaat word om 'n eksamenlokaal binne te gaan. Alle assistent opsieners moet die teenwoordigheidsregister teken, ter bevestiging dat hulle die nodige opleiding ontvang het.
8.4 Opsieners mag kandidate nie sonder toesig laat tydens 'n eksamensessie nie.
8.5 Opsieners moet kandidate nie met enige onreëlmatige aktiwiteite help tydens die afneem van 'n eksamen nie. Die WKOD sal nie huiwer om kriminele aanklagte in te dien teen enige opsiener wat skuldig bevind word aan betrokkenheid by 'n onreëlmatigheid nie.
8.6 Die senior of hoofopsiener moet die prinsipaal bystaan met die kontrolering van alle besendings vraestelle wat ontvang is. Hy of sy sal betaal word vir slegs een addisionele sessie vir hierdie taak, ongeag die getal besendings of die afstand wat gereis is om teenwoordig te wees by die ontvangs en kontrolering van vraestelle.
8.7 Die senior of hoofopsiener moet ook die prinsipaal help met die hou van 'n register wat geteken moet word deur die prinsipaal, vakhoof en hoofopsiener wanneer 'n stel vraestelle van die kluis verwyder word.
8.8 Hoofopsieners, senior opsieners en assistent opsieners moet hulle ID's en kontrakte by hulle dra vir die duur van die eksamens.
8.9 Voor die begin van die eksamen, moet elke hoofopsiener seker maak dat die eksamenlokaal geskik is vir die afneem van die eksamen.

9. Opleiding van opsieners
9.1 Die hoofopsiener en senior opsiener moet ingelig word dat hy/sy onder verpligting is om die opleidingsessies vir opsieners by te woon.
9.2 Senior opsieners wat binne 'n radius van 75 km van die skool of sentrum woon waar die opleiding sal plaasvind, sal vir een addisionele sessie besoldig word.
9.3 Senior opsieners wat meer as 75 km vanaf die opleidingslokaal woon, sal vir twee addisionele sessies besoldig word.

10. Besoldiging van opsieners
10.1 Die WKOD sal opsieners aanstel en besoldig ooreenkomstig met die Personeel-administasiemaatreëls.
10.2 Onafhanklike skole, kolleges en gevangenisse is verantwoordelik vir die besoldiging van hulle eie opsieners. Alhoewel die opsieners van hierdie inrigtings nie deur die Departement besoldig word nie, moet hoofde van onafhanklike skole en hoofde van kolleges en gevangenisse daarop let dat dit verpligtend is om die aanvaardingsvorms, Bylae C en D, te voltooi en na die Departement terug te stuur.
10.3 Hoofopsieners van onafhanklike skole, kolleges en gevangenisse moet hulle eisvorms vir opsienwerk wat gedoen is by die prinsipaal of sentrumbestuurder inlewer, wat dan reëlings sal tref vir hulle besoldiging. Indien opsieners by gevangenisse nie in diens van die gevangenis is nie, moet die Departement hiervan skriftelik ingelig word.
10.4 Administratiewe personeel en onderwysers wat 'n salaris vanaf die Departement ontvang, en ook as opsieners dien, sal nie deur die Departement besoldig word vir die lewering van pligte as opsieners nie.
10.5 Die huidige koers (onderhewig aan verandering) vir opsienwerk is R170,01 per sessie vir 'n senior opsiener en R113,32 per sessie vir 'n assistentopsiener.
10.6 Onder geen omstandighede sal opsieners vir reiskoste vergoed word nie. Prinsipale en sentrumbestuurders moet dus opsieners aanstel uit die onmiddellike gemeenskap wat deur die skool of sentrum bedien word.
10.7 Die regulasies (IRP10) betreffende die betaling van werknemersbelasting bepaal dat alle persone in deeltydse werk onderhewig is aan 'n belastingaftrekking van 25%. Die Departement sal daarom 'n 25% belastingaftrekking doen van die hoeveelhede aan opsieners betaal vir dienste gelewer. Daarom is die voorlegging van 'n belastingaftrekkingsdirektief vir werknemers (IRP3) nie meer van toepassing nie.

Opsieners wat kwalifiseer vir vrystelling of gedeeltelike vrystelling van die betaling van werknemersbelasting moet, na ontvangs van 'n IRP5-sertifikaat (besonderhede van betaling vir inkomstebelasting afgetrek deur die Departement) die sertifikaat voorlê aan hulle plaaslike Ontvanger van Belasting, saam met die voorgeskrewe IT 12 S vorm.

IRP 5-sertifikate word gewoonlik, gedurende Junie en Julie van die jaar wat volg op hulle opsienwerk tydperk, aan opsieners se huise of posadresse gepos.

Voorbeelde:

  Aantal sessies Tarief Bruto Belasting Netto bedrag
Hoofopsiener 12 R170,01 R2 040,12 R510,03 R1 530,09
Assistant opsiener 12 R113,32 R1 359,84 R339,96 R1 019,88
10.8 Om die uitbetaling van opsieners se eise te bespoedig, moet elke hoof- en assistent opsiener sy of haar identiteitsnommer op die aanvaardingsvorm skryf en 'n gesertifiseerde kopie van sy of haar ID aanheg.
10.9 Bylae E moet deur alle senior- en assistent opsieners van die gemeenskap voltooi word. Die vorm moet voltooi en as korrek gesertifiseer word, en die bankrekening moet aktief verklaar word deur die betrokke bank.

11. Eksamenskryffasiliteite
11.1 Ten minste een maand voor die begin van die eksamens moet die hoofopsiener, na beraadslaging met die prinsipaal of sentrumbestuurder vasstel dat geskikte en genoegsame eksamenskryffasiliteite beskikbaar is vir al die kandidate wat vir die eksamen ingeskryf is.
11.2 Kandidate moet sit met genoeg spasie tussen hulle om die moontlikheid van onreelmatige praktyke uit te skakel. Die skoolsaal en/of soveel klaskamers as wat nodig is moet gebruik word om toe te laat vir die spasiering van banke of tafels waarby kandidate sal sit:

  • 'n Spasie van 150cm aan beide kante van elke bank of tafel
  • 'n Spasie van 120cm voor en agter elke bank of tafel.
11.3 Die IBB-bestuurder moet besoeke afle aan die eksamensentrums in sy of haar distrik om te bepaal of hierdie instruksie uitgevoer is.

12. Pligte van die prinsipaal of sentrumbestuurder
12.1 Dit is die verantwoordelikheid van die prinsipaal van die skool of die bestuurder van die sentrum waar die eksamens afgelê word om te sorg dat die eksamens behoorlik geadministreer word.
12.2 Die prinsipaal of sentrumbestuurder moet seker maak dat die vraestelle veilig en in volgorde in die kluis gestoor word, dat die eksamenlokale bevredigend is, en dat die senior opsieners of hoofopsieners en assistent opsieners behoorlik opgelei word.
12.3 Prinsipale en sentrumbestuurders word versoek om te verseker, in samewerking met die IBB-bestuurder, dat bevredigende reëlings getref is om te verseker dat kandidate nie gedurende die eksamensessie gesteur word nie.

13. Maak asseblief seker dat 'n afskrif van hierdie Eksamenadministrasieminuut aan die hoofopsiener, senior opsiener en elke assistent opsiener oorhandig word.


GETEKEN: BK SCHREUDER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KURRIKULUM- EN ASSESSERINGSBESTUUR
DATUM: 2014:05:21

"Government Gazette No. 31337"  (grootte: 6 241 KB)
Bylae A - D  (grootte: 39 KB)
"Bylae E"  (grootte: 51 KB)
Bylae F  (grootte: 17 KB)
Kontrak vir tydelike indiensneming  (grootte: 89 KB)