1. Die toenemende vraag na lokale en akkommodasie deur Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) belanghebbendes, het die Direktoraat: KOLI genoodsaak om sy prosedure aangaande die voorlê van besprekingsversoeke te hersien. Die hersiene prosedure sal die Direktoraat: KOLI in staat stel om die algehele besprekingsproses meer doeltreffend te beplan en te bestuur.
2. Alle lokaalbesprekingsversoeke moet met onmiddellike effek minstens 30 dae vooruit ingedien word. Geen laat besprekings sal aanvaar word nie. In gevalle waar 'n lokaal dringend benodig word en die 30-dae spertyd reeds verstryk het, moet 'n geskrewe motivering aan die Direkteur: KOLI gestuur word vir sy oorweging en goedkeuring.
3. Alle besprekingsversoeke moet op die vereiste besprekingsvorm (Bylae A) voltooi word en na die besprekingsbeampte, Mercia Okkers, gestuur word per e-pos by Mercia.Okkers@westerncape.gov.za of per faks na nommer 021 900 5162. Slegs versoeke wat by die besprekingsbeampte ingedien word, sal oorweeg word.
4. By ontvangs van 'n besprekingsversoek sal 'n e-pos teruggestuur word, aan die persoon wat die lokaal aanvra, om ontvangs te erken en aan te dui dat die bespreking teen die einde van die week bevestig sal word.
5. Alle besprekingsversoeke sal weekliks op 'n Vrydag deur die komitee oorweeg word. Die beskikbaarheid van lokale, die aantal afgevaardigdes en enige bykomende besprekingsvereistes sal in oorweging geneem word. Sodra 'n besluit geneem is sal 'n e-pos gestuur word aan die persoon wat die lokaal aanvra om die bespreking te bevestig of te weier.
6. 'n Beperkte getal lokale waar verversings bedien word, is beskikbaar en nie alle versoeke vir hierdie lokale kan toegestaan word nie. Alle maaltye wat na die perseel gebring word moet reeds ten volle voorberei wees, aangesien geen kookgeriewe beskikbaar gestel sal word nie. Lokale waar verversings bedien word sal streng toegeken word volgens die volgorde waarop dit versoek word. Maak dus seker dat u lank vooruit bespreek.
7. Spysenieringdiensverskaffers word vereis om 'n terreininspeksie te doen en 'n Memorandum van Verstandhouding te voltooi voor die datum waarop die diens verskaf word. Dit is die verantwoordelikheid van die persoon wat die lokaal aanvra om met die diensverskaffers en die Direktoraat: KOLI te skakel om 'n geskikte datum en tyd vir die inspeksie te bepaal. Die Direktoraat: KOLI sal onder geen omstandighede direk met diensverskaffers skakel nie.
8. Kansellasie van besprekings moet lank vooruit gedoen word. Dit sal aangeteken word indien persone wat lokale aanvra, besprekings voortdurend op kort kennisgewing kanselleer. Dit sal in oorweging gebring word wanneer die besprekingskomitee weekliks vergader.
9. Vir rekorddoeleindes word die persoon wat die lokaal aanvra, vereis om die Direktoraat: KOLI besprekingsbeampte van 'n afskrif van die getekende bywoningsregister, aan die einde van elke intervensie, te voorsien.
10. Dieselfde prosedure en spertye is van toepassing op versoeke vir oornag akkommodasie.
11. Die samewerking van alle betrokkenes word waardeer aangesien dit die suksesvolle bestuur van die besprekingsproses sal verseker.
12. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle relevante personeel.


GETEKEN: BK SCHREUDER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: KURRIKULUM- EN ASSESSERINGSBESTUUR
DATUM: 2014:02:27

Bylae A: "2014 Reservations form"  (grootte: 48 KB)