1. Die Jaarlikse Opname van gewone skole verskyn in die Staatskoerant en moet akkurate en geverifieerde gegewens oor elke gewone skool verskaf soos op 5 Maart 2013, veral inligting oor leerders. Maak asseblief seker van die volgende op SOBIS en teken dit af:
1.1 Dat leerders in hulle korrekte grade en klasse is
1.2 Dat leerderoorplasings (in en uit) voltooi is
1.3 Dat graadveranderings voltooi is

2. Die Jaarlikse Skoolopname sluit ook opvoederinligting en 'n paar skerms vir vaslegging in wat voltooi en geverifieer moet word, sowel as 'n reeks vrae oor IKT by u skool. Die opvoederinligting en vasleggingskerms moet soos volg voltooi word en teen 26 Maart 2013 afgeteken wees:
2.1 Bring opvoederinligting op datum t.o.v. jare ervaring en grade en vakke wat hulle in 2013 onderrig.
2.2 Voltooi alle vasleggingskerms en maak seker dat vooraf ingevulde skerms op datum is, bv. skoolgeld en infrastruktuurtabelle.
2.3 Gaan voort met leerdernasporing deur leerders oor te plaas op die datum waarop hulle toegelaat word tot u skool of dit verlaat.

3. As die skool se OBIS-beampte moet die prinsipaal verseker dat alle gegewens geverifieer is en afgeteken is deur die personeel verantwoordelik vir verifikasie. Verwys asseblief na die skermboodskap op die voorblad van die SOBIS vir meer besonderhede. Aangesien alle gegewens vir oudits benodig word, is die akkaraatheid van hierdie inligting van kritieke belang.

4. Die leerdergegewens sal ook gebruik word aan die einde van Februarie 2013 om leerders te registreer vir die Jaarlikse Nasionale Assesserings (JNA’s). In hierdie verband, voltooi asseblief die volgende take en verifieer die gegewens teen 20 Februarie 2013:
4.1 'n Spesiale leerderregistrasieverslag vir JNA wat uitgedruk kan word, word op die SOBIS voorsien om die kontroleproses by skole te vereenvoudig. Foute moet gekorrigeer word met behulp van die korrigeerfasiliteite op die SOBIS.
4.2 Leerdergestremdhede word ook op die SOBIS aangedui. Indien die gestremdheidstatus van 'n leerder verander moet word, kontak asseblief u distrik se SBO-koördineerder, wat die veld op die SOBIS ooreenkomstig sal bywerk.
4.3 Let asseblief daarop dat dit verpligtend sal word vir elke leerder om 'n identiteitsdokumentsnommer (ID-nommer) te hę. Doen 'n vaslegging van die ID-nommers wat deur ouers verskaf word op die SOBIS, en gebruik die SOBIS-verslag om leerders te identifiseer wat nie ID-nommers het nie. Indien 'n leerder nie oor 'n ID-nommer beskik nie, stuur asseblief 'n geskrewe kennisgewing aan die betrokke ouers, om hulle in te lig dat hulle 'n ID vir hulle kind moet verkry en verwys hulle na die plaaslike kantoor van Binnelandse Sake. Hou rekord van al hierdie kennisgewings.

5. Die samewerking van alle skole t.o.v. die bogenoemde prosesse sal opreg waardeer word.


GETEKEN: SH MAFANGA-KIBI
WAARNEMENDE: ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2013:02:15