1. Gedurende die bestekopname vir die 2012-2013 finansiele jaar is sekere tekortkomings gevind t.o.v. die beskikking van bates.

2. Ingevolge artikel 38(1) (a) van die Wet op Openbare Finansiele Bestuur (WOFB), 1999 (Wet 1 van 1999), is die finansiele beampte verantwoordelik vir die finansiele en risikobestuur, sowel as vir die effektiewe en doeltreffende gebruik van alle bates. Verder vereis Deel 10. 1.1 van die Wes-Kaapse Provinsiale Tesourie-instruksies, uitgereik ingevolge artikel 18(2) (a) van die WOFB op 28 Maart 2012, dat die rekeningkundige beampte of rekeningkundige gesag om te verseker dat die verkrygingslynbestuurstelsel van die inrigting voorsiening sal maak vir 'n effektiewe en doeltreffende beskikkingsbestuurstelsel wat die hou van surplus- en onderbenutte bates tot 'n minimum sal beperk.

3. In die lig van bogenoemde, moet die volgende prosedures streng nagekom word in die proses van die beskikking van roerende bates (kantoormeubels en toerusting, wat rekenaartoerusting insluit):
3.1 'n Log 1-rekwisisievorm moet voltooi word en onderteken word deur die verantwoordelikheidsbestuurder van die kostesentrum. Die voltooide vorm moet voorgele word aan mnr A Betz, Kamer 620, 6de vloer, Grand Central Towers, Kaapstad, 8001. Die volgende inligting aangaande die item(s) waaroor beskik moet word, moet op die Log 1-vorm verskyn:

  • 'n Volledige beskrywing
  • Die toestand
  • Die presiese ligging (gebou, vloer en kamernommer)
  • Die strepieskodenommer
  • Die reeksnommer, waar van toepassing
3.2 Indien daar nie genoeg plek is om al die items op die Log 1-vorm te plaas nie, kan 'n tweede lys van items wat geoormerk is vir beskikking, aangeheg word. Die inligting wat in paragraaf 3.1 hierbo gelys is, moet egter vir elke item verskaf word. Verantwoordelikheidsbestuurders moet verseker dat, in die geval van die vervanging van IT-toerusting, die aangehegte Vernuwing/Beskikkingsbylae, waarop die besonderhede van die oue sowel as die nuwe toerusting aangeteken is, voltooi word en aangeheg word aan die Log 1-vorm.
3.3 'n Voltooide BRS-toekenningsvorm (PGWC 002) moet die Log 1-vorm vergesel. Uitgawes wat aangegaan mag word in die beskikkingsproses sal toegeken word aan die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder.
3.4 Verantwoordelikheidsbestuurders sal dan ingelig word van die besluit van die WKOD Beskikkingskomitee by Hoofkantoor en sal voorsien word van die betrokke dokumentasie as bewys dat die item(s) afgeskryf is. Die VA-27-vorm, geteken deur die gedelegeerde beampte en lede van die Beskikkingskomitee, moet voltooi word deur die betrokke beamptes na die bates behandel is op die wyse soos deur die WKOD Beskikkingskomitee goedgekeur is. Al hierdie dokumentasie moet gepas op lêer geplaas word vir ouditdoeleindes.
3.5 Batebestuurders moet seker maak dat die strepieskodes van hierdie bates verwyder word. Hierdie strepieskodes moet na die Hoofkantoor gestuur word vir rekorddoeleindes. Verder moet die RSA-merk ook gekanselleer word met 'n X. Die beskikkingsgoedkeuringsnommer en "DISPOSED OF" moet met 'n permanente merkpen op nie-IT-verwante bates geskryf word. Plakkers wat dieselfde inligting dra, moet op die IT-toerusting geplaas word.
3.6 Die verkoop van alle IT-toerusting sal deur Hoofkantoor gereël word. Ander bates wat vir storting goedgekeur is, moet gestort word op 'n geregistreerde stortingsterrein en sertifisering in hierdie opsig moet aan Hoofkantoor verskaf word. Ten minste 2 beamptes moet teenwoordig wees by die storting van die bates.

4. Daar word soms gevind dat items wat bestem is vir beskikking en items wat goedgekeur is vir beskikking steeds gebruik word. Dit moet beklemtoon word dat alle meubels en toerusting wat vir beskikking gemerk is en items wat vir beskikking goedgekeur is in 'n veilige plek bewaar moet word totdat die beskikkingsproses gefinaliseer is. Verder is daar ook gevind dat IT-toerusting gekannibaliseer word. Dit is teen die voorskrifte vir die beskikking van IT-toerusting.

5. Enige navrae aangaande die inhoud van hierdie minuut kan gerig word aan die volgende persone:

  Mnr A Betz, tel. 021 467 2804
Mnr D Scholtz, tel. 021 467 2799



GETEKEN: L J ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2013:07:29

"Public Finance Management Act"  (grootte: 487 KB)
"Refresh/Disposal Form"  (grootte: 16 KB)