Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (Wet 1 van 1999) moet hierdie departement teen 31 Mei 2012 jaarlikse finansiële state voorlê aan die Ouditeur-generaal. Vir die 2011-2012 finansiële jaar wat eindig op 31 Maart 2012 is dit dus nodig om die departement se boeke voor 30 April 2012 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 19 April 2012. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as ‘n departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word ‘n dringende beroep op alle partye gedoen om te let op die volgende reëlings om te verseker dat aan die vereistes voldoen word.

R&V-voorskotte raak nie die afsluiting van die finansiële jaar nie, maar die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen bewilligde fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2011-2012 finansiële jaar betyds geprosesseer moet word. Aangesien hierdie eise en voorskotte op PERSAL geprosesseer word, moet hulle teen nie later nie as 19 Maart 2012 ingedien word. Enige eise wat na daardie datum ingedien word, sal teen die 2012-2013 finansiële jaar belas word. Indien ‘n eis minder is as die voorskot, moet alle verskille teen 19 Maart 2012 terugbetaal word.

Alle kantore verantwoordelik vir die uitreik van BRS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2012, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekenings-maand (Maart) (03) en dat alle hangende kwitansies op BRS toegewys is. Magtigers moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.

Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2012 moet gedurende Maart 2012 verreken word.

Dit is noodsaaklik dat die korrekte posdatums te alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings t.o.v. regstellings vir die 2011-2012 finansiële jaar gedurende April 2012 vasgelê word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings t.o.v. Maart 2012 betyds binne hulle werkvloei gemagtig word.

Alle uitstaande transaksies met ‘n status van open, reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. ‘n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op BRS aangevra word by die verslagfunksie (Other Reports). Die verantwoordelike gebruikers kan van hierdie verslag geïdentifiseer word vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies. Alternatiewelik kan ‘n Outstanding Transaction Enquiry-dialoog opgeroep word vir die uitstaande transaksies in die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas. Die keerdatum vir die aansuiwering van uitstaande transaksies is 27 Maart 2012.

Die verantwoordelike beamptes moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting uitgeklaar word. Die BRS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BRS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.

Die Bankweseafdeling moet seker maak dat alle dringende betalings (NAPS) vir die 2011-2012 finansiële jaar op BRS vasgelê is. ‘n Bankrekonsiliasie moet saamgestel word vir Maart 2012 om die bankstaat te balanseer soos op 31 Maart 2012.

Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiële state te verreken, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte balanse, bv. kredietbalanse op skuldrekeninge, te reflekteer. In gevalle waar debietbedrae nie ooreenkom met kredietbedrae (en vice versa) nie, moet hierdie debiete en krediete vir doeleindes van finansiële state apart gespesifiseer en verouder word deur die verantwoordelike beamptes. In hierdie verband moet die nodige ondersteuningsdokumentasie ook ingedien word. In die geval van beleggingsrekeninge vir spesiale fondse moet die balanse gerekonsilieer word vir doeleindes van die finale state.

Ten opsigte van bedrae wat deur en aan ander departemente verskuldig is, is dit ‘n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae ingedien word vir ouditdoeleindes vir elke departement met wie die WKOD ‘n transaksie aangegaan het. Die bevestigingsbriewe moet uitgestuur word onmiddellik na jaareinde (19 April 2012) en teruggestuur word teen nie later nie as 30 April 2012, om departemente in staat te stel om hierdie inligting aan die Provinsiale Staatsrekeningkundige Dienste voor te lê teen 15 Mei 2012 en die korrekte balanse in hulle finansiële state te reflekteer. Sien PT Omsendbrief 40 van 2008 van 26 September 2008 in hierdie verband.

Alle inkomste wat vir die 2011/2012 finansiële jaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2012 toegewys en oorbetaal word aan die Provinsiale Inkomstefonds.

Die Hoofdirektoraat: Mensehulpbronne moet die voorgeskrewe Persalverslae oor voorwaardelike aanspreeklikheid en werknemersvoordeelvoorsiening op 31 Maart 2012 aanvra.

Die afsluiting van die werkvloei vir die 2011-2012 finansiële jaar eindigende 31 Maart 2012, sal plaasvind op 16 April 2012. Dit beteken dat slegs die Rekeningekontroleafdeling van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2012 voor die voorlopige afsluiting op 19 April 2012 sal kan prosesseer. Alle BRS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 19 April 2012 gemagtig word. Die oudit se finale afsluiting sal plaasvind eers na die afhandeling van die oudit van die Departement se finansiële state deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal.

Met die oog op die verslaglewering oor Aanwasse, moet alle kantore hulle registers van alle fakture op hande en nog nie betaal nie, sowel as goedere en dienste ontvang en nog nie gefaktureer nie, soos op 31 Maart 2012 voorlê aan die Finansiële Kapasiteitsbouafdeling van die Direktoraat : Finansiële Rekeningkunde.