1. Inleiding

Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare FinansiŽle Bestuur (Wet 1 van 1999) moet hierdie departement teen 31 Mei 2012 jaarlikse finansiŽle state voorlÍ aan die Ouditeur-generaal. Vir die 2011-2012 finansiŽle jaar wat eindig op 31 Maart 2012 is dit dus nodig om die departement se boeke voor 30 April 2012 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 19 April 2012. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as Ďn departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word Ďn dringende beroep op alle partye gedoen om te let op die volgende reŽlings om te verseker dat aan die vereistes voldoen word.


2. Betalings op BRS vir Maart 2012
2.1 Die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde, in oorleg met die BRS Stelselskontroleur, bestuur tans die proses aangaande betalings op BRS vir die 2011/2012 finansiŽle jaar. Hierdie kantore het alreeds inligting rakende betalings op BRS en Logis aan gebruikers uitgereik.
2.2 Die betaaldatums teen die huidige finansiŽle jaar se begroting moet teen 30 Maart 2012 afgehandel wees (laaste BRS-datum vir Maart 2012), Betalings met Ďn betaaldatum na 30 Maart 2012 sal geplaas word op die nuwe (2012/2013) finansiŽle jaar. Dit moet ten alle koste vermy word. Dit word sterk aanbeveel dat die laaste betalings t.o.v. die 2011/12 finansiŽle jaar vir BRS en Logis vasgelÍ en goedgekeur word teen 27 Maart 2012.

3. Reis-en-verblyf-(R&V-) voorskotte en Ėeise

R&V-voorskotte raak nie die afsluiting van die finansiŽle jaar nie, maar die normale BRS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen bewilligde fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2011-2012 finansiŽle jaar betyds geprosesseer moet word. Aangesien hierdie eise en voorskotte op PERSAL geprosesseer word, moet hulle teen nie later nie as 19 Maart 2012 ingedien word. Enige eise wat na daardie datum ingedien word, sal teen die 2012-2013 finansiŽle jaar belas word. Indien Ďn eis minder is as die voorskot, moet alle verskille teen 19 Maart 2012 terugbetaal word.


4. Kwitansies (Distrikte en DFA)

Alle kantore verantwoordelik vir die uitreik van BRS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2012, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekenings-maand (Maart) (03) en dat alle hangende kwitansies op BRS toegewys is. Magtigers moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.


5. Kleinkasuitgawe (Distrikte en DFA)

Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2012 moet gedurende Maart 2012 verreken word.


6. Verrekeningsmaand Maart (03) (Distrikte, DFA en DLS)

Dit is noodsaaklik dat die korrekte posdatums te alle tye op BRS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings t.o.v. regstellings vir die 2011-2012 finansiŽle jaar gedurende April 2012 vasgelÍ word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings t.o.v. Maart 2012 betyds binne hulle werkvloei gemagtig word.


7. Uitstaande transaksies op BRS

Alle uitstaande transaksies met Ďn status van open, reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. Ďn Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op BRS aangevra word by die verslagfunksie (Other Reports). Die verantwoordelike gebruikers kan van hierdie verslag geÔdentifiseer word vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies. Alternatiewelik kan Ďn Outstanding Transaction Enquiry-dialoog opgeroep word vir die uitstaande transaksies in die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas. Die keerdatum vir die aansuiwering van uitstaande transaksies is 27 Maart 2012.


8. BRS-inskakelings en uitsonderings (DFA)

Die verantwoordelike beamptes moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting uitgeklaar word. Die BRS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BRS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.


9. Rekonsiliasies (DFA)

Die Bankweseafdeling moet seker maak dat alle dringende betalings (NAPS) vir die 2011-2012 finansiŽle jaar op BRS vasgelÍ is. Ďn Bankrekonsiliasie moet saamgestel word vir Maart 2012 om die bankstaat te balanseer soos op 31 Maart 2012.


10. Bates-en-lasterekeninge (DFA)

Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiŽle state te verreken, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte balanse, bv. kredietbalanse op skuldrekeninge, te reflekteer. In gevalle waar debietbedrae nie ooreenkom met kredietbedrae (en vice versa) nie, moet hierdie debiete en krediete vir doeleindes van finansiŽle state apart gespesifiseer en verouder word deur die verantwoordelike beamptes. In hierdie verband moet die nodige ondersteuningsdokumentasie ook ingedien word. In die geval van beleggingsrekeninge vir spesiale fondse moet die balanse gerekonsilieer word vir doeleindes van die finale state.


11. Eise betaalbaar en eise verhaalbaar (DFA)

Ten opsigte van bedrae wat deur en aan ander departemente verskuldig is, is dit Ďn vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae ingedien word vir ouditdoeleindes vir elke departement met wie die WKOD Ďn transaksie aangegaan het. Die bevestigingsbriewe moet uitgestuur word onmiddellik na jaareinde (19 April 2012) en teruggestuur word teen nie later nie as 30 April 2012, om departemente in staat te stel om hierdie inligting aan die Provinsiale Staatsrekeningkundige Dienste voor te lÍ teen 15 Mei 2012 en die korrekte balanse in hulle finansiŽle state te reflekteer. Sien PT Omsendbrief 40 van 2008 van 26 September 2008 in hierdie verband.


12. Inkomsteoorbetalings (DFA)

Alle inkomste wat vir die 2011/2012 finansiŽle jaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2012 toegewys en oorbetaal word aan die Provinsiale Inkomstefonds.


13. Persalverslae vereis vir die RFD

Die Hoofdirektoraat: Mensehulpbronne moet die voorgeskrewe Persalverslae oor voorwaardelike aanspreeklikheid en werknemersvoordeelvoorsiening op 31 Maart 2012 aanvra.


14. Afsluiting van die finansiŽle jaar (DFA)

Die afsluiting van die werkvloei vir die 2011-2012 finansiŽle jaar eindigende 31 Maart 2012, sal plaasvind op 16 April 2012. Dit beteken dat slegs die Rekeningekontroleafdeling van die Direktoraat: FinansiŽle Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2012 voor die voorlopige afsluiting op 19 April 2012 sal kan prosesseer. Alle BRS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 19 April 2012 gemagtig word. Die oudit se finale afsluiting sal plaasvind eers na die afhandeling van die oudit van die Departement se finansiŽle state deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal.


15. Aanwasse : Rekord van goedere en dienste ontvang en nog nie gefaktureer nie, sowel as fakture ontvang en nog nie betaal nie

Met die oog op die verslaglewering oor Aanwasse, moet alle kantore hulle registers van alle fakture op hande en nog nie betaal nie, sowel as goedere en dienste ontvang en nog nie gefaktureer nie, soos op 31 Maart 2012 voorlÍ aan die FinansiŽle Kapasiteitsbouafdeling van die Direktoraat : FinansiŽle Rekeningkunde.


16. U samewerking en voldoening aan die vereistes van hierdie minuut sal hoog op prys gestel word.


GETEKEN: L J ELY
HOOFDIREKTEUR: FINANSIňLE BESTUUR
DATUM: 2012:03:09

"Public Finance Management Act, 1999"  (grootte: 487 KB)