1. Die aanlynvasleggingsfasiliteit op die Sentrale Onderwysbestuursinligtingstelsel (SOBIS) van die 2011-bevorderings sal vanaf Dinsdag, 15 November 2011 beskikbaar wees.

2. Die prosedure sal dieselfde wees as vir 2010.

3. Maak asseblief seker dat SLEGS leerders wat tans by u skool ingeskryf is op die SOBIS verskyn:

4. Enige leerder wat die skool verlaat het om na 'n ander skool te gaan, moet uit die SOBIS oorgeplaas word.

5. Enige leerders wat na 'n ander provinsie of land gegaan het, moet op die SOBIS gederegistreer word.

6. Alle kontrolering en korrigering van u skool se leerderbesonderhede moet voltooi wees voor vordering/bevorderings 'n aanvang neem op Dinsdag, 15 November 2011.

7. Aanlynvaslegging van bevorderingsuitslae (SOBIS)
7.1 Plaas die pyltjie op Promotions 2011 op die SOBIS kieslys en kliek dan op Promotion Summary.
7.2 Kliek op die hiperskakel vir die getal leerders in die graad (blou) waarin u die bevorderingsuitslae wil vaslê. 'n Lys name van leerders in die graad sal verskyn.
7.3 U kan 'n klasgroep in die graad kies indien u die bevorderingsuitslae van leerders per klas wil vaslê. Daar is 'n klaskiesopsie in die boonste deel van die skerm.
7.4 Daar is drie stappe om 'n bevorderingsuitslag aan 'n leerder of groep leerders toe te ken.
7.4.1 Om die besonderhede van die leerder na te gaan, kliek op die kliekblokkie langs die naam van die leerder. Die Check all-knoppie bokant die getalle kan gebruik word om al die leerders gelyktydig te merk. Die Uncheck all-knoppie verwyder die regmerkies langs die leerders se name.
7.4.2 Kies die bevorderingsuitslag wat op die geselekteerde leerders van toepassing is. Dit sal wees Ready to progress (RP) of Not Ready to progress (NRP) vir graad 1 tot 8. Vir graad 9 tot 11 sal die opsies Promoted (P) of Not promoted (NP) verskyn.
7.4.3 Kliek op die Submit-knoppie.
7.5 Die bevorderingsopsommingstabel sal aandui of 'n bevorderingstatus aan al die leerders toegeken is. Die aantal leerders wat nog bevorderingstatus moet kry, sal deur die blou getal in die linkerkantste kolom aangedui word. As die kolom aan die linkerkant nul (0) vir al die grade bevat, beteken dit dat daar aan alle leerders 'n bevorderingsuitslag toegeken is.
7.6 Grensgevalle, wat onder die aandag van die IBB-bestuurder gebring moet word, kan as sodanig vasgelê word voordat die prinsipaal met die IBB-bestuurder vergader. 'n Kennisgewing kan bygevoeg word om enige belangrike inligting oor die leerder vas te lê wat die prinsipaal sou wou hê die IBB-bestuurder in gedagte moet hou wanneer daar oor die bevorderingsuitslag van die leerder besluit word. Die IBB-bestuurder sal die bevorderingsuitslag van elke grensgeval vaslê.
7.7 Voorgraad R- en graad R-leerders op die SOBIS sal outomaties na die volgende graad aangeskuif word, alhoewel dit van elke leerder se ouderdom afhang. Die skool moet aandui watter leerders die graad moet herhaal deur daardie leerders te kies en hulle vorderingstatus na NRP te verander.
7.8 Die prinsipaal moet die proses bestuur wat sal verseker dat die vordering-/bevorderingsuitslag wat vir elke leerder op SOBIS vasgelê word, presies ooreenstem met die uitslag wat op die skool se vordering-/bevorderingskedule verskyn.

8. Die SOBIS-vordering-/bevorderingskedule
8.1 Nadat die bevorderingsuitslae vir al die leerders in die graad gefinaliseer en geverifieer is, kan die finale SOBIS-vordering-/bevorderingskedule uitgedruk word.
8.2 Hierdie skedule moet aan die IBB-bestuurder gegee word tesame met die skoolbevorderingskedule. Die prinsipaal moet aan die IBB-bestuurder kan wys dat die bevorderingskedules vir die skool en dié op SOBIS ooreenstem.
8.3 Daar moet bevestig word dat die leerders wat aangedui word as NRP of NP op die skool se skedule ooreenstem met die name op die SOBIS-skedule en ook dieselfde bevorderingstatus het.
8.4 Indien enige veranderings aan die skool se bevorderingskedule aangebring word (dit is die meesterskedule) op die dag wat die IBB-bestuurder en die prinsipaal vergader om die skool se vorderings/bevordering te onderteken, moet die veranderinge ook op SOBIS se aanlynbevorderingsprogram aangebring word.
8.5 Die prinsipaal en IBB-bestuurder moet beide skedules onderteken om die korrektheid te bevestig, en om hierdie dokumente amptelike rekords van die grade en die vordering-/bevorderingstatus van elke leerder te verklaar.
8.6 Die IBB-bestuurder sal dan die vordering-/bevorderingsfunksie op SOBIS sluit vir daardie skool. Terwyl die sluiting gedoen kan word per graad, sal die skool se volledige stel bevorderings gesluit word alleenlik wanneer alle grade gesluit is. Die stelsel laat alleenlik sluiting toe indien alle leerders per graad reeds 'n vordering-/bevorderingstatus ontvang het.

9. I-SAMS: Die vordering-/bevorderingsuitslae van i-SAMS-skoolleerders sal die SOBIS programmaties ingevul word. Die skool kan 'n SOBIS-vordering-/bevorderingskedule druk nadat die vordering-/bevorderinguitslae vasgelê is op i-SAMS en die prinsipaal dit op i-SAMS onderteken het. Die IBB-bestuurder sal 'n i-SAMS skool se promosie-resultate op die Provinsiale i-SAMS onderteken. Hierdie ondertekening sal die skool se bevorderingsproses sluit.

10. Vir bystand of navrae, kontak asb. u IBB-bestuurder of die SOBIS-administrateur by u onderwysdistrikskantoor of Hoofkantoor. Die telefoonnommers is beskikbaar op SOBIS onder die administratiewe funksie. Vir u gerief word die kontaknommers onderaan herhaal:

Distrik Kontaknommer Distrik Kontaknommer
Metro-Sentral 021 659 4333 Kaapse Wynlande 023 348 0645
Metro-Oos 021 900 7116 Eden & Sentraal Karoo 044 803 8344
Metro-Noord 021 938 3168 Overberg 023 348 0645
Metro-Suid 021 703 3198 Weskus 021 860 1554

11. Die WKOD wil skole hiermee bedank vir hulle harde werk en samewerking gedurende die afgelope jaar, en wens hulle voorspoed toe met die eksamens en die jaareindadministrasie.

12. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van almal betrokke.


GETEKEN: MM HARKER
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: ONDERWYSBEPLANNING
DATUM: 2011:11:11