| 1. |
DOEL
Om te verseker dat, ingevolge Hoofstuk 12.2 van die Wes-Kaapse Provinsiale Tesourtie-instruksies (WKPTI's) uitgevaardig op 5 November 2009, ingevolge artikel 18(2) (a) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet No. 1 van 1999) verliesebeheerbeamptes (VBB's) skriftelik aangewys word vir elke verantwoordelikheid, dat elkeen 'n verliesebeheerregister hou en dat hulle alle verliese van en skades aan staatseiendom aan die Sentrale Verliesebeheerbeampte (SVBB) van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) rapporteer.
|
| 2. |
RAPPORTERING VAN VERLIESE EN SKADE, EN DIE HOU VAN 'N VERLIESEBEHEERREGISTER |
| 2.1 |
Ooreenkomstig Hoofstuk 12.5.1 van die WKPTI, moet enige beampte wat bewus raak van 'n verlies van of skade aan staatseiendom sodanige verlies of skade onmiddellik skriftelik rapporteer aan die betrokke VBB. Dit het egter onder die aandag van die SVLBB gekom dat nie alle verliese van en skade aan eiendom aan SVBB's gerapporteer is nie. |
| 2.2 |
Om te voldoen aan die bepalings van die WKPTI's, moet 'n VBB vir elke verantwoordelikheid skriftelik deur die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder aangestel word. Elke VBB moet |
| 2.2.1 |
seker maak dat alle verliese van of skade aan staatseiendom aan hom of haar skriftelik gerapporteer word. |
| 2.2.2 |
'n verlieseregister hou waarin besonderhede van alle verliese en skades opgeteken word (sien Bylae A); |
| 2.2.3 |
elke insident wat 'n verlies of skade betref, ondersoek, of dit laat ondersoek, sonder versuim, deur alle besonderhede, verklarings, ens. t.o.v. verliese en skade te verkry;
|
| 2.2.4 |
besonderhede van enige verlies of skade aan die SVBB in die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde in Kamer 7-03, Grand Central-gebou, Kaapstad stuur sodat 'n lêer oopgemaak kan word en die inligting vasgelê kan word op die Sentrale-verliesebeheerregister wat deur die Provinsiale Tesourie bygehou word; en |
| 2.2.5 |
'n afskrif van die inskrywings van die afgelope kwartaal in sy of haar verliesebeheerregister aan die SVBB op 30 Junie, 30 September, 31 Desember en 31 Maart van elke jaar pos of e-pos, selfs al is daar 'n nulopgawe vir daardie afgelope kwartaal, om te verseker dat alle verliese en skades vasgelê en opgevolg is. |
| 2.3 |
Die SVBB sal gereeld verlieseregisters kontroleer wat deur die VBB's bygehou word om gereelde opvolgwerk en volledige verslagdoening aan die SVBB, en uiteindelik aan die Ouditeur-Generaal te verseker. |
| 2.4 |
Dit is ook belangrik dat alle pogings aangewend moet word om eise teen die Staat te verhoed, en dus moet alle optredes en nalatings wat kan uitloop op eise teen die Staat ook gerapporteer word. |
| 3. |
Dit is noodsaaklik dat die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle personeellede gebring sal word. |
| 4. |
U samewerking sal waardeer word. |
GETEKEN: LJ ELY
HOOFDIREKTEUR: FINANSIËLE BESTUUR
DATUM: 2011:02:08
|
 |