| 1. |
DOEL
Om 'n eenvormige prosedure te verseker vir die hantering van betalingsadviese wat op die Basiese Rekeningkundige Stelsel (BRS) verwerk word en om te verseker dat voorskrifte van Hoofstuk 8.1 EN 8.2 van die Nasionale Tesourie-instruksies (NTI), uitgereik op 15 Maart 2005 ingevolge Artikel 76 van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet no, 1 van 1999) (WOFB) sowel as Hoofstuk 8.1 van die Provinsiale Tesourie-instruksies (WKPTI), soos uitgereik op 5 November 2009, ingevolge artikel 18(2) (a) van die WOFB nagekom word.
|
| 2.1 |
Onderwysfinansiesminuut 0004/2007 van 17 Januarie 2007 word hiermee herroep. |
| 2.2 |
Hoofstuk 8.1 van die WKPTI reguleer betalings en kwitansies en moet te alle tye nagekom word. |
| 2.3 |
Ooreenkomstig Hoofstuk 8.1.8 van die WKPTI moet die persoon wat die advies vir betaling verifieer gemagtig wees deur delegering van bevoegdhede. Die gedelegeerde beampte moet ook seker maak dat aan die vereistes soos aangedui in Hoofstuk 8.1.8(a) tot (g) van die WKPTI voldoen is voordat voortgegaan word met die betaling. |
| 2.4 |
Alle direkteure moet prosedures implementeer om te verseker dat hulle magtigers aan die vereistes voldoen soos aangedui in hierdie omsendminuut. |
| 3. |
VOLTOOIING VAN BETALINGSADVIESE
|
| 3.1 |
Amptenare aan wie die funksie van magtigers op BAS toegeken is, moet verseker dat ingevulde BRS-invoervorms elke betaling wat op die stelsel geprosesseer is, staaf. Die nodige stawende dokumentasie moet stewig aan hierdie vorms geheg word. Alle velde op die BRS-invoervorms is verpligtend en moet dus ingevul word. |
| 3.2 |
Magtigers moet verseker dat die volgende korrekte invoervorms ingevul word:
- PGWC 001 (TRAVEL & SUBSISTENCE SUNDRY ADVANCE PAYMENT) - vir aansoek om goedkeuring van 'n reis-en-verblyfbetaling. Die betaling word gemaak deur 'n PGWC 013-vorm in te vul en die voltooide PGWC 001 aan te heg
- PGWC 002 (BAS ALLOCATION ATTACHMENT) - opsomming van die toepaslike toekennings wat aangeheg moet word by die PGWC 013 en PGWC 015-vorms
- PGWC 003 (BAS DEBT: AGREEMENT MAINTENANCE) - vir hantering van debiteure
- PGWC 004 (BRS JOURNAL ENTRY PROCESSING MAINTENANCE) - vir joernale
- PGWC 013 (BAS SUNDRY/ RECURRING PAYMENT MAINTENANCE) - vir diverse betalings
- PGWC 015 (BAS PURCHASE ORDER PAYMENT) - vir betaling van geplaaste bestellings.
- Vorm 1450 (ORDER PAYMENT TRANSACTION FORM) - word gebruik saam met PGWC 015
- Kwitansies - gebruik om alle fondse deur kassier of die WKOD ontvang aan te teken
|
| 3.3 |
Die nodige stawende dokumentasie moet stewig vasgeheg word aan die BRS-invoervorms. |
| 3.4 |
BRS-invoervorms moet gestempel word "GEPROSESSEER" en alle kwitansies en ander stawende dokumente moet gestempel word "BETAALD" sodra die transakesie op BRS gemagtig is. |
| 3.5 |
Die volgende aangehegte bylaes verskaf leiding oor stawende dokumente en die voltooiing van invoervorms: |
| 3.5.1 |
Bylae A: Vorms en ondersteunende dokumente vir betalings |
| 3.5.2 |
Bylae B: Voltooiing van vorms PGWC 015 en PGWC 013 |
| 3.5.3 |
Bylae C: Algemene foute wat op adviese voorkom |
| 3.5.4 |
Bylae D: Kontrolelys vir betalings |
| 3.6 |
Om te verseker dat aan die vereistes vir die voltooiing van betalingsadviese voldoen is en om onreëlmatige en vrugtelose uitgawes uit te skakel, moet die aangehegte kontrolelys vir betalings (Bylae D) voltooi word en geverifieer word deur die beampte wat die betaling magtig en moet dit voorgelê word, saam met elke betalingsadvies en stawende dokumentasie, aan die Afdeling; Finansiële kapasiteitsbou (FKB) van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde in Kamer 7-03 in die Grand Central-gebou, Kaapstad. Dit moet gedoen word met ingang 1 April 2011. |
| 3.7 |
Tensy dit anders bepaal is in 'n kontrak of ander ooreenkoms, moet alle betalings wat aan krediteure verskuldig is, binne 30 dae na die ontvangs van 'n faktuur afgehandel word. Indien betaling aan 'n krediteur verskuldig nie binne 30 dae na ontvangs van 'n faktuur afgehandel is nie, moet die rede vir die laat betaling verskaf word op die aangehegte kontrolelys vir betaling (Bylae D - sien ruimte toegelaat vir motivering van vertraagde betaling op die kontrolelys). |
| 4. |
VOLTOOIING VAN JOERNAALINSKRYWINGS
Om te verhoed dat joernale en stawende dokumente hervasgelê word, is dit nodig dat toesighouers wat joernale aanlyn magtig die woord "GEPROSESSEER" op die voorblad van die joernaal en stawende dokumentasie aanbring om te wys dat dit oorgeboek (gepos) is.
|
| 5. |
INDIEN VAN BEWYSSTUKKE |
| 5.1 |
Die gemagtigde magtigers is verantwoordelik vir die bewaring van hulle adviese wat aan die begin van elke maand voorgelê word, saam met hulle dokumentebeheerverslae (DBV's) wat van BRS afgetrek is, aan die VKB teen die 7 de dag van elke maand.
|
| 5.2 |
Elke magtiger moet 'n maandelikse DBV aftrek vir die eerste tot die laaste dag van die maand. In gevalle waar daar meer as een magtiger per direktoraat is, moet elke magtiger 'n DBV vir sy of haar eie gebruikers-ID trek. Die oogmerk van die verslag is om alle transaksies aan te dui wat in 'n bepaalde maand verwerk is. |
| 5.3 |
'n Magtiger moet seker maak dat al die adviese wat op daardie maand se DBV aangedui word in sy of haar besit is. |
| 5.4 |
Die bewysstukke moet numeries gerangskik word en saam met die relevante DBV met die stewig aangehegte ondersteunende dokumentasie en kontrolelys vir betaling voorgelê word. |
| 5.5 |
'n Amptenaar van die Verifikasie-afdeling van die FKB en die amptenaar wat die adviese indien, sal bevestig dat alle adviese ingedien is soos per die DBV en sal teken om te sertifiseer dat alle bewysstukke ontvang is. Die beampte van die Verifikasie-afdeling van die FKB sal dan sertifiseer dat alle bewysstukke ontvang is. Albei partye moet die DBV onderteken en afskrifte van die gesertifiseerde DBV hou vir rekorddoeleindes. |
| 5.6 |
DBV's wat sonder adviese is, sal nie aanvaar word nie en sal terugverwys word na die betrokke magtiger vir die voorlegging van die volledige pakket soos aangedui op die DBV. |
| 5.7 |
Die amptenaar van die Verifikasie-afdeling van die FKB sal kontroleer om seker te maak dat alle dokumente wat ingedien word die oorspronklikes is en behoorlik gesertifiseer is en dat alle bewysstukke vergesel word van ondersteunende dokumentasie, met inbegrip van die kontrolelys. |
| 5.8 |
'n Lys van alle uitstaande adviese sal maandeliks uitgegee word aan alle magtigers waarna, indien hierdie adviese nog nie deur die FKB ontvang is nie, die lys aangestuur word na die betrokke direkteur vir intervensie. |
| 5.9 |
Versuim om adviese voor te lê, sal in 'n ernstige lig beskou word. Die nie-voorlegging van adviese is genoem as 'n bron tot kommer deur die Ouditeur-Generaal in die oudits van 2008/09 en 2009/10. Indien adviese nie voorgelê word nie, sal die uitgawe wat aangegaan is as onreëlmatig beskou word en as sulks gerapporteer word. Verder sal gebruikerstoegang tot BRS deur die verantwoordelike beamptes herroep word in gevalle waar betalingsadviese nie terugbesorg word na 'n tydperk van 2 maande nie. |
| 6. |
AANVRA VAN BRS-BETALINGSADVIESE VAN DIE AFDELING: FINANSIËLE KAPASITEITSBOU (FKB)
|
| 6.1 |
Beamptes wat toegang verlang tot die oorspronklike BRS-adviese wat vroeër voorgelê is aan die FKB, moet 'n vervangingsadvies voltooi en onderteken. Die vervangingsadvies moet die naam en kontakbesonderhede van die persoon wat die advies(e) aangevra het, die datum van die versoek en die redes vir die versoek duidelik aandui. |
| 6.2 |
Oorspronklike adviese sal uitgereik word alleenlik vir 'n periode wat nie vyf werksdae oorskrei nie, waarna die adviese aan die FKB terugbesorg moet word. Uitsonderings op hierdie reël sal alleenlik toegelaat word vir adviese uitgereik aan die Kantoor van die Ouditeur-Generaal, Forensiese Oudit, Interne Oudit of SAID. |
| 7. |
REKORD VAN GOEDERE EN DIENSTE WAT ONTVANG MAAR NOG NIE GEFAKTUREER IS NIE, SOWEL AS FAKTURE WAT ONTVANG EN NOG NIE VEREFFEN IS NIE |
| 7.1 |
Vir die doeleindes van verslaglewering op aanwasse, moet alle kantore 'n register hou van alle goedere en dienste en kwitansies wat ontvang is. Om die verslaglewering van aanwasse tot die Provinsiale Tesourie te vergemaklik, asook vir insluiting by die Interim en Jaarlikse Finansiële State, moet die volgende inligting aan die FKB voorgelê word teen die 7de dag na die einde van elke kwartaal:
- Alle goedere en dienste ontvang maar nog nie gefaktureer nie
- Alle fakture op hande en nog nie betaal nie
|
| 8. |
Dit is noodsaaklik dat die inhoud van hierdie minuut onder die aandag gebring moet word van alle amptenare wat met die voorbereiding, verwerking en magtiging van betalings en joernale van betalings op BRS werk. |
| 9. |
U samewerking sal waardeer word. |
GETEKEN: LJ ELY
HOOFDIREKTEUR: FINANSIËLE BESTUUR
DATUM: 2011:02:23
|
 |