1. Die Verkrygingsbestuurminuut 0005/2010 van 7 September 2010 meld dat rekwisisies vir die verkryging van die volgende items binne die 2010/2011 finansiële jaar voorglê word aan die Direktoraat : Verkrygingsbestuur (Aandag : Mnr RL Africa) teen nie later nie as 31 Oktober 2010:

  1. Goedere en dienste wat verkry is via tender, mits die verkryging op die betrokke komponent se verkrygingsplan verskyn;
  2. Alle toerusting (soos meubelment of IKT-verwante goedere) en dienste;
  3. Ander goedere (soos kantoortoerusting en drukkerkasette) en dienste.

Gedurende die 2009/2010 finansiële jaar het sommige verantwoordelikheidsbestuurders nie by hierdie riglyn gehou nie. Die Ouditeur-Generaal het hierdie insidente opgemerk en meld dat dit tekenend is van swak beplanning deur die betrokke verantwoordelikheidsbestuurders. Dit het dus nodig geword dat die Direktoraat: Verkrygingsbestuur sy prosedure en skedules heroorweeg.
2. Vanaf die datum van hierdie minuut sal daar dus van verantwoordelikheidsbestuurders verwag word om 'n skriftelike motivering te verskaf van die dringendheid van rekwisisies vir die uitnodiging van tenders (goedere en dienste met 'n beraamde koste van meer as R500 000-00), wat nie ten minste drie maande voor die datum waarop die goedere en/of dienste benodig word, aan die Direktoraat: Verkrygingsbestuur voorgelê is nie. In die toekoms sal geen laat rekwisisie aanvaar word sonder 'n skriftelike motivering nie.
3. U word ook daaraan herinner dat oor die algemeen geen verkryging tussen 15 Desember en 15 Januarie van enige finansiële jaar mag plaasvind nie. Soos voorgeskryf deur Tesourie, moet alle tenders gewoonlik oor 'n tydperk van 21 dae geadverteer word en moet sekere voorgeskrewe prosesse gevolg word voor 'n kontrak gesluit kan word. Dit is dus moontlik dat ons vir tenders kan adverteer na 15 Januarie 2011, kontrakte kan sluit en aan diensverskaffers genoeg tyd kan laat om goedere en dienste te lewer, maar tog nie genoeg tyd mag hê om betaling voor die einde van Maart 2011 te reël nie. Daarom, indien u aansoeke om die uitnodiging vir tenders dus nie teen 1 November 2010 ontvang is om genoeg tyd te laat om 'n uitnodiging vir tenders teen 15 Desember 2010 te adverteer nie, kan sodanige versoek om tenders slegs na 15 Januarie 2011 geadverteer word, en u sal voorsiening moet maak vir 'n moontlike oorrol van uitgawes na die 2011/2012-finansiële jaar.
4. Vanaf die datum van hierdie minuut moet verantwoordelikheidsbestuurders saam met elke rekwisisie vir die uitnodiging van tenders vir goedere en dienste wat na 1 November ontvang word, geskrewe bevestiging voorlê dat hulle genoegsame fondse voorhande het om enige uitgawes te dek wat mag oorrol na die 2011/2012 finansiële jaar.
5. U samewerking in hierdie verband sal waardeer word.


GETEKEN: LJ ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2010:10:19