1. Hierdie minuut dien om alle skole in hierdie provinsie wat ressorteer onder die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) daaraan te herinner dat hulle teen 16:00 op 3 Maart 2009 al die volgende data van hulle geregistreerde leerders op SOBIS bygewerk moet hê:
1.1 Persoonlike data
1.2 Vakke wat hulle aanbied
1.3 Taal/tale van leer en onderrig
2. Die volgende is ook belangrike aspekte waarop daar gelet moet word:
2.1 Al hierdie geregistreerde leerders moet in klasse geplaas word.
2.2 Al hierdie leerders moet in toepaslike grade geplaas word.
2.3 Al die leerders wat die skool verlaat het om 'n ander skool by te woon en wie se name nog op SOBIS onder die naam van die skool verskyn, moet oorgeplaas word.
2.4 Al die leerders wat die skool verlaat het en wat nie 'n ander skool bywoon nie, maar wat nog op SOBIS onder die naam van die skool verskyn, moet van die register verwyder word.
3. Dit is van die uiterste belang dat hierdie data teen bogemelde datum by alle skole op SOBIS vasgelê moet wees en dat SOBIS bygewerk moet wees, en wel om die volgende redes:
3.1 Die data van alle skole op SOBIS moet teen 30 Junie 2009 deur die WKOD geverifieer wees;
3.2 Die geverifieerde data moet dan deur die WKOD gebruik word om te beplan vir die konsultasies met die arbeidsvakbonde wat verteenwoordig is in die Provinsiale Raad op Arbeidsverhoudinge in die Onderwys (PRAVO), asook die Skoolbeheerliggaamverenigings, wat middel-Augustus 2009 sal plaasvind.
3.3 Hierdie presiese data word dan gebruik vir die bepaling van die opvoederpersoneeldiensstaat (OPD) van 'n skool, wat vroeg in September 2009 na die skool gestuur sal word;
3.4 Ons wil graag hou by die knap tydraamwerke wat ons vir onsself gestel het sodat ons die OPD's so spoedig moontlik aan skole kan gee om hulle in staat te stel om so gou doenlik in die huidige jaar met hulle bepanning vir 2010 te begin en dit te finaliseer.
4. Om 16:00 op 3 Maart 2009 sal die WKOD 'n flitsbeeld van die leerderdata van al die skole op SOBIS neem. Dit impliseer dat die data op die stelsel op daardie dag en daardie tyd die data sal wees wat deur die WKOD gebruik sal word om met die skole te verifieer. Dit sal ook die data wees wat gebruik sal word om 'n skool se OPD te bepaal. Indien die data nie bygewerk is nie, sal die skool, wat die aantal opvoeders wat aan die skool toegewys word betref, aan die kortste ent trek.
5. In 2008 het ons die OPD's van ongeveer 40 skole teruggehou omdat die inligting wat deur daardie skole op SOBIS verskaf is, foutief was, en gevolglik het ons die opvoederdiensstate van daardie skole verklein. Dit sal weer vanjaar gebeur as ons vind dat skole met opset foutiewe inligting verskaf. Skole word aangeraai om leerders voor 3 Maart 2009 oor te plaas en van die register te verwyder. As leerders met opset na 3 Maart 2009 oorgeplaas of van die register verwyder word, terwyl dit reeds teen 3 Maart 2009 moes geskied het, sal daardie leerders nie in berekening gebring word in die samestelling van die skool se OPD nie.
6. Indien skole konnektiwiteitsprobleme en/of enige ander verwante probleme ondervind en nie in staat is om hulle data op SOBIS by te werk nie, word hulle aangeraai om 'n afspraak met die Direktoraat: Menslikekapitaalbeplanning te Hoofkantoor te reël ten einde van hulle fasiliteite gebruik te maak.
7. Indien 'n skool probleme met die bywerk van sy leerderdata op SOBIS ondervind, moet die skoolbestuurder die Direktoraat Menslikekapitaalbeplanning skriftelik daarvan in kennis stel. Die volgende is die kontakbesonderhede: mdelo@pgwc.gov.za of avmalgas@pgwc.gov.za of addposts@pgwc.gov.za of faksnommer 021 467 9384. Wanneer die verslag gestuur word, moet die skool aandui wat die probleem is, die tydperk waartydens die skool die probleem ondervind het, wat die skool gedoen het om die probleem op te los, wat die skool bereid is om te doen om die probleem op te los en wat die skool dink die Direktoraat: Menslikekapitaalbeplanning kan doen om te help om hulle probleem op te los. Die skool moet ook die spesifieke onderwysdistrikskantoor waaronder dit ressorteer, asook die OBIS-afdeling van die Direktoraat: Kennisbestuur by die WKOD-Hoofkantoor, daarvan in kennis stel.
8. Hierdie jaar sal 'n skool nog die reg hê om voor 25 September 2009 te appelleer indien dit van mening is dat die WKOD 'n berekeningsfout in die bepaling van sy OPD vir 2010 gemaak het. Dit sal egter slegs oorweeg word as die skool se data, soos versoek, op 3 Maart 2009 bygewerk was.
9. Ons bedank graag hiermee alle skole wat hulle SOBIS-data betyds vir die tiende dag bygewerk het. Ons vertrou dat elke skool sy uiterste bes sal doen met die bywerk op SOBIS teen 3 Maart 2009 en sê by voorbaat dankie daarvoor.
10. Die inligting in hierdie minuut moet onder die aandag van alle personeel en lede van die skoolbeheerliggaam gebring word.
11. U samewerking word op prys gestel.


GETEKEN: WJS JANTJIES
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2009:02:23