1. Inleiding
Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur moet hierdie departement teen 31 Mei 2009 jaarlikse finansiële state voorlê aan die Ouditeur-generaal. Vir die 2008-2009 finansiële jaar is dit dus nodig om die Departement se boeke voor 30 April 2009 af te sluit. Die beoogde afsluitingsdatum is 16 April 2009. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie in werking gestel word as 'n departement sou nalaat om sy boeke betyds af te sluit. Om hierdie rede word 'n dringende beroep gedoen op alle partye om te let op die volgende om te verseker dat die vereistes nagekom word.
2. Betalings op BAS vir Maart 2009
Tegnies gesproke kan betalings tot op 27 Maart 2009 verwerk word. 'n Dringende beroep word egter gedoen op alle rolspelers om alle betalings vir die huidige finansiële jaar teen Maandag 23 Maart 2009 te prosesseer, aangesien die BAS-betalingsfunksie vir alle gebruikers buite werking gestel sal word deur die BAS Syscon ten einde foutiewe posdatums te elimineer. Alle LOGIS-betalings moet voltooi word teen nie later nie as 26 Maart 2009.
3. Reis-en-verblyf-(R&V-) voorskotte en -eise
R&V-voorskotte raak nie die afsluiting van die finansiële jaar nie, maar die normale BAS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen bewilligde fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2008-2009 finansiële jaar betyds geprosesseer moet word. Aangesien hierdie eise op PERSAL geprosesseer word, moet hulle teen nie later nie as 23 Maart 2009 ingedien word. Enige eise wat na daardie datum ingedien word, sal teen die 2008-2009 finansiële jaar belas word. Indien 'n eis minder is as die voorskot, moet alle verskille teen 27 Maart 2009 terugbetaal word .
4. Kwitansies (Distrikte en DFA)
Alle kantore verantwoordelik vir die uitreiking van BAS-kwitansies moet seker maak dat kwitansies vir Maart 2009, ongeag die depositodatum, verreken word in die verrekenings-maand Maart (03) en dat alle hangende kwitansies op BAS toegewys is. Magtigers moet ook seker maak dat alle gekanselleerde kwitansies behoorlik gemagtig is.
5. Kleinkasuitgawe (Distrikte en DFA)
Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2009 moet gedurende Maart 2009 verreken word.
6. Verrekeningsmaand Maart (03) (Distrikte, DFA en DLS)
Dit is noodsaaklik dat die korrekte posdatums te alle tye op BAS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings t.o.v. regstellings vir die 2008-2009 finansiële jaar gedurende Maart vasgelê word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings t.o.v. Maart 2009 betyds binne hulle werkvloei gemagtig word.
7. Uitstaande transaksies op BAS
Alle uitstaande transaksies met 'n status van open, reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. 'n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op BAS aangevra word by die verslagfunksie (Other Reports). Die verantwoordelike gebruikers kan van hierdie verslag geïdentifiseer word vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies. Alternatiewelik kan 'n Outstanding Transaction Enquiry-dialoog opgeroep word vir die uitstaande transaksies in die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas. Die keerdatum vir die aansuiwering van uitstaande transaksies is 23 Maart 2009.
8. BAS-inskakelings en uitsonderings (DFA)
Die verantwoordelike beamptes moet seker maak dat alle bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings voor die finale afsluiting uitgeklaar word. Die BAS-stelselkontroleur moet seker maak dat alle Persal-lopies ingeskakel het op BAS en dat die bank-inskakelings ook plaasgevind het.
9. Rekonsiliasies (DFA)
Die Bankweseafdeling moet seker maak dat alle dringende betalings (NAPS) vir die 2008-2009 finansiële jaar op BAS vasgelê is. 'n Bankrekonsiliasie moet saamgestel word vir Maart 2009 om die bankstaat te balanseer soos op 27 Maart 2009.

10. Bates-en-lasterekeninge (DFA)
Ten einde bates-en-lasterekeninge korrek in die finansiële state te verreken, is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte balanse, bv. kredietbalanse op skuldrekeninge, te reflekteer. In gevalle waar debietbedrae nie ooreenkom met kredietbedrae (en vice versa) nie, moet hierdie debiete en krediete vir doeleindes van finansiële state apart gespesifiseer en verouder word deur die verantwoordelike beamptes. In hierdie verband moet die nodige ondersteuningsdokumentasie ook ingedien word. In die geval van beleggingsrekeninge vir spesiale fondse moet die balanse gerekonsilieer word vir doeleindes van die finale state.
11. Eise betaalbaar en eise verhaalbaar (DFA)
Ten opsigte van bedrae wat deur en aan ander departemente verskuldig is, is dit 'n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae ingedien word vir ouditdoeleindes vir elke departement met wie die WKOD 'n transaksie aangegaan het. Die bevestigingsbriewe moet uitgestuur word nie later nie as een maand na die jaareinde (16 April) en teruggestuur word teen nie later nie as 15 Mei 2009, om departemente in staat te stel om die korrekte balanse in hulle finansiële state te reflekteer.
12. Inkomsteoorbetalings (DFA)
Alle inkomste wat vir die finansiële jaar ontvang is, moet teen 31 Augustus 2009 toegewys en oorbetaal word aan die Provinsiale Inkomstefonds.
13. Afsluiting van die finansiële jaar (DFA)
Die afsluiting van die werkvloei vir die 2008-2009 finansiële jaar eindigende 31 Maart 2009, sal plaasvind op 9 April 2009. Dit beteken dat slegs die Rekeningekontrolestelsel van die Direktoraat: Finansiële Rekeningkunde verdere regstellings (joernale) vir Maart 2009 voor die voorlopige afsluiting op 16 April 2009 sal kan prosesseer. Alle BAS-gebruikers word versoek om seker te maak dat al die nodige regstellings voor 9 April 2009 gemagtig word. Die oudit se finale afsluiting sal plaasvind eers na die afhandeling van die oudit van die Departement se finansiële state deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal.

U heelhartige samewerking en voldoening aan die vereistes van hierdie minuut sal hoog op prys gestel word.



GETEKEN: LJ ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2009:03:05