1. PROSEDURE WAT GEVOLG MOET WORD VIR KLAGTES EN KOMMENTAAR AANGAANDE VRAESTELLE
1.1 Let asseblief daarop dat alle klagtes en kommentaar aangaande nasionale vraestelle die Direktoraat: Eksamenadministrasie moet bereik binne twee dae nadat die eksamens vir die spesifieke vraestel(le) geskryf is.
1.2 Hierdie reëling is nodig aangesien die panele van eksaminatore vir die nasionale vraestelle die memorandum binne drie dae na die skryf van elke eksamen bespreek. Die impak wat klagtes/foute op die nasienproses kan hê moet so gou as moontlik bespreek word om te voorkom dat kandidate benadeel word.
1.3 Die brief wat aan die Direktoraat: Eksamenadministrasie gerig word, moet geen verwysing na die skool se naam bevat nie. Slegs die sentrum se nommer moet vertoon word om voorbereiding vir die nasionale Departement van Onderwys te fasiliteer.
1.4 Alle toepaslike dokumentasie moet ingedien word by die Direktoraat: Eksamenadministrasie, vir aandag mev MM Ludick by mmludick@pgwc.gov.za of mnr CC Botman by cbotman@pgwc.gov.za of gefaks word na 021 461 5637.
2. PROSEDURE WAT GEVOLG MOET WORD VIR DIE HANTERING VAN ONREËLMATIGHEDE

In die geval van assesseringsonreëlmatighede terwyl die vraestel geskryf word, is die volgende prosedures van toepassing:
2.1 Die opsiener moet die kandidaat se antwoordskrif verwyder en die woord "ONREËLMATIGHEID" op die voorblad skryf, saam met die tipe onreëlmatigheid en die datum, tyd en plek waar die onreëlmatigheid plaasgevind het.
2.2 Die woorde "Antwoordskrif gekonfiskeer op ………………….. om ……………. (tyd)" moet op die voorblad in duidelike drukskrif geskryf word.
2.3 Die opsiener moet besit neem van enige ongemagtigde of inkriminerende materiaal soos notas, of enige ander voorwerp wat direk of indirek gebruik is of in die besit is van die kandidaat en gebruik kon gewees het om die onreëlmatigheid te pleeg.
2.4 Sodanige materiaal moet aangeheg word aan die gekonfiskeerde antwoordskrif, wat dan die eiendom van die departement word en nie die kandidaat of sy of haar ouer(s) of voog(de) nie, het die reg om te eis dat dit teruggegee word nie.
2.5 Die opsiener moet dan vir die kandidaat 'n nuwe antwoordboek gee. Hierdie antwoordboek moet ook geëndosseer word met die woorde "NUWE ANTWOORDBOEK - VERVANG ONREËLMATIGE ANTWOORDSKRIF", met die datum en tyd van uitreiking daarby.
2.6 Die kandidaat moet ingelig word dat die feit dat hy of sy toegelaat word om met die eksamen voort te gaan, nie beskou moet word as 'n kondonering van sy of haar oortreding van die eksamenregulasies nie, maar dat 'n geskrewe verslag aan die einde van die eksamen aan die hoofopsiener voorgelê sal word en dat die insident aan die Provinsiale Eksamenonreëlmatigheidskomitee (PEOK) gerapporteer sal word.
2.7 Die kandidaat mag nie die nuwe antwoordboek gebruik om vrae wat reeds beantwoord is te beantwoord nie en mag slegs voortgaan waar hy of sy opgehou het toe die onreëlmatigheid ontdek is.
2.8 Die opsiener moet geen addisionele tyd toelaat om te vergoed vir die tyd wat verlore gegaan het tydens die opsporing en prosessering van die eksamenonreëlmatigheid nie.
2.9 Nadat die kandidate klaar is met die skryf van die betrokke eksamen, moet die opsiener sonder versuim 'n volledige skriftelike verslag aangaande die onreëlmatigheid aan die hoofopsiener voorlê.
2.10 Nadat die betrokke eksamen geskryf is, moet die betrokke kandidaat gekonfronteer word oor die onreëlmatigheid en die geleentheid gebied word om 'n geskrewe verklaring of reaksie op die beweerde oortreding te voorsien.
2.11 Indien die betrokke kandidaat weier om die vereiste geskrewe verklaring te voorsien of daarop te reageer, moet hierdie weiering deur die opsiener skriftelik in 'n verklaring bevestig word. Die kandidaat moet die skriftelike verklaring van die opsiener onderteken.
2.12 Indien die kandidaat weier om te voldoen aan subartikel 2.11, moet 'n ander opsiener wat aan die eksamensentrum verbonde is 'n geskrewe verklaring voorsien ter bevestiging van die weiering van die kandidaat om 'n geskrewe verklaring te voorsien.
2.13 Die antwoordskrif, enige inkriminerende materiaal en alle toepaslike verklarings moet dan op die gewone manier via die IBB-bestuurder aan die Departement voorgelê word vir die aandag van die Direkteur: Eksamenadministrasie. Die Opsienersverslagvorm vir die rapportering van onreëlmatighede moet ook gefaks word vir die aandag van mev MM Ludick by 021 461 5637.
(Alle relevante dokumente MOET ingedien word aangesien onvoldoende dokumentasie onnodige vertragings sal meebring in die proses om 'n uitslag vir die kandidaat te verkry.)
3. U word ook verwys na paragraaf 12 (Onreëlmatighede) en paragraaf 13 (Klagtes) van die Prosedurehandleiding vir Prinsipale en Opsieners vir 2009 en Staatskoerant, vol. 518 no 8944 van 29 Augustus 2008 met betrekking tot die Regulasies vir die Afneem, Administrasie en Bestuur van Assessering.
4. Prinsipale en hoofopsieners word dringend versoek om seker te maak dat bogenoemde instruksies uitgevoer word.


GETEKEN: T SINGH
WND. HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2009:09:16