1. Die WKOD het in 2001 'n strategie geïnisieer wat daarop gemik was om kommunikasiemoontlikhede per Internet optimaal te benut. Hierdie E-kom-strategie het voorsiening gemaak vir die volgende:
  • Die publikasie van dokumente in elektroniese formaat, eerder as drukstukke
  • Die versending en ontvangs van dokumente per e-pos, eerder as per gewone pos
2. Die Elektroniese Poslystestelsel is ingevolge hierdie strategie ontwikkel vir die elektroniese versending van omsendbriewe, bestuursminute en ander kennisgewings aan alle skole, instansies en indiwidue wat op die stelsel geregistreer is.
3. Die behoefte het nou ontstaan om die stelsel op te gradeer na 'n databasisgedrewe stelsel wat aan OBIS gekoppel is. Skole, ander instansies en indiwidue wat normaalweg korrespondensie van die Departement ontvang, moet dus voortaan enige adresveranderings, hetsy vir e-pos of posadres, direk by die OBIS-komponent te Hoofkantoor aanmeld (vir aandag me Marinda Pohl by e-posadres mpohl@pgwc.gov.za). Let asseblief daarop dat elke instansie wat by die poslysstelsel ingeskakel is voortaan slegs twee e-posadresse op die nuwe stelsel sal kan registreer.
4. Beamptes van die Rekordbestuurkomponent, by name mnr IA Opperman en me I Visser, sal as die hoofadministrateurs van die nuwe stelsel optree en verantwoordelik wees vir die skepping van nuwe lyste asook die elektroniese versending van omsendbriewe, bestuursminute en ander kennisgewings. Die departementele kode 05 sal aangebring word vooraan die name van alle poslyste wat geskep word.
5. Met die ontwikkeling van die vorige poslystestelsel is daar bo en behalwe die hoofposlyste ook heelwat ander lyste geskep wat veral deur distrikskantore en kringe binne distrikte gebruik is. Al hierdie lyste wat die afgelope jaar onaktief was, is geskrap. Reëlings word tans getref om al die oorblywende lyste programmaties na die nuwe stelsel oor te plaas. In gevalle waar die samestelling van poslyste deur die herstrukturering van die Departement geraak is, word u versoek om die Rekordbestuurskomponent sonder versuim van die volledige inligting te voorsien.
6. Navrae in verband met die nuwe stelsel kan gerig word aan die volgende beamptes:
Mnr I A OppermanTel: 021.4672765e-pos:iaopperman@pgwc.gov.za
Me S GreenTel: 021.4672820e-pos:sgreen@pgwc.gov.za
Me I VisserTel: 021 4672761e-pos:registry1@pgwc.gov.za
7. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle betrokkenes.


GETEKEN: SH MAFANGA-KIBI
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:05:29