2.1	Aanlyn-kitsopname 2008

2.1.1

Hierdie opname sal aanlyn gedoen word in openbare gewone en spesiale skole. Onafhanklike skole sal die opnamevorms ontvang, wat ingevul moet word en aan OBIS teruggestuur moet word. Die doel van die kitsopname is om te bepaal hoeveel leerders in werklikheid by die skool ingeskryf is en hoeveel personeel by elke skool is, op die 10de skooldag van die jaar. Dit moet die leerders wees wat in werklikheid geregistreer het en die skool bywoon en nie leerders wat moontlik die skool gaan bywoon nie.

2.1.2

Die volgende stappe sal skole help om die aanlynopname teen 30 Januarie 2008 af te handel: Skep klasname vir al die klasse in elke graad wat deur die skool aangebied word en werk die klasse by deur elke bestaande leerder op SOBIS in die betrokke klas vir 2008 te plaas. Plaas enige leerders wat reeds op SOBIS is en wat u skool van nou af gaan bywoon in (transfer-in) deur die unieke nommer op die SOBIS-oorplasingsertifikaat te gebruik. Plaas die leerders wat geregistreer het om u skool te verlaat, uit (transfer-out). Doen die transaksie aanlyn en druk dan die oorplasingsertifikaat uit en reik dit uit. Deregistreer enige leerder op SOBIS wat nie teen 29 Januarie 2008 teruggekom het na die skool nie. Indien leerders laat bykom (ná 30 Januarie 2008) kan hulle herregistreer word by die skool. Enige leerder van 'n ander provinsie of land wat die skool vir die eerste keer bywoon, moet op SOBIS aangeteken word as 'n Nuwe Registrasie. Primêre skole moet die aflyn-instrument gebruik en dan die leerders op SOBIS laai. Hoërskole kan die nuwe registrasies aanlyn doen. Druk die leë aanlyn-invoerskerms uit en voorsien hulle aan die prinsipaal, wat die invul daarvan moet bestuur. Die ingevulde vorms wat van die prinsipaal af kom, moet aanlyn ingevul word en die prinsipaal moet 'n afskrif van die SOBIS-vorm kry om die akkurate vaslegging van die inligting oor personeel te verifieer. Hierdie kopieë moet by die skool geliasseer word. Vul alle aftekenskerms in en dien hulle in teen 30 Januarie 2008.

2.1.3

Bywerk van klasse LET WEL: SOBIS pas die volgende reëls toe met betrekking tot klasname: SOBIS sal 'n SOBIS-graadidentifiseerder vooraan enige klasnaam voeg, wat dan gevolg word deur die klasnaam. Klasse kan nuwe name gegee word. Alle letters in die klasnaam sal na hoofletters verander word. Geen spasies moet in die klasnaam voorkom wat deur die skool toegeken word nie. Maak asseblief seker dat u die korrekte graad kies wanneer u klasname skep. Multigraad-klasgroepe word geskep wanneer die verstek-aanduider vir multigraad ("no") gestel word op "yes". Die proses waardeur die 2008-klas van die leerder aangedui word, is noodsaaklik vir alle verslae en klaslyste. Deur klasbesonderhede by te werk, kan die skool ook seker maak dat sy leerdergetalle akkuraat op SOBIS is. Maak asseblief seker dat die opdatering so vroeg moontlik gedoen word in die beplanning en voorbereiding van die skoolprogram, verkieslik by of voor die opening van die skool. SOBIS het outomaties alle leerders in hulle korrekte grade vir 2008 geplaas nadat die bevorderingsproses afgehandel is. Die leerders wat dus in 'n graad verskyn, sal diegene wees wat van die vorige graad bevorder is, sowel as diegene wat nie bevorder is nie en in dieselfde graad agterbly.

2.1.4

Leerderoorplasings op SOBIS. Maak seker dat alle oorplasings, deregistrasies en herregistrasies aanlyn gedoen word soos wat hulle by die skool plaasvind. Dit sal verseker dat die administrasie vir die aantal leerders betroubaar is. Gebruik die oorplasingsertifikate: reik hulle aan leerders uit wat u skool verlaat en dring aan daarop om hulle te ontvang van leerders wat u skool wil bywoon. Liasseer hierdie sertifikate by u skool, aangesien hulle vir die ouditproses benodig word. Moenie 'n oorplasingsertifikaat uitreik aan matrikulante wat hul skoolopleiding in 2007 afgehandel het nie. Die druk van die oorplasingsertifikaat deur die stelsel word gedoen deur op die Transfer/Exit-kieslys te kliek en dan "Print Forms" op die subkieslys te kies. Kliek op die letter waarmee die van begin. 'n Lys name sal verskyn. Kliek op die leerder. Die drukdialoogkassie (printer dialogue box) sal verskyn waarin u die drukker kan kies en die drukkerinstellings (printer settings) kan verander. Maak asseblief seker dat die drukker se bladsygrootte gestel is op A4 en nie op "letter" nie. Indien die bladsygrootte op "letter" gestel is, sal die sertifikaat oor 2 bladsye gedruk word. Plaas 'n blanko oorplasingsvorm in die drukker en kliek "Print" om die vorm te druk. Die prinsipaal dateer die oorplasing wanneer hy die vorm teken.

2.1.5

Nuwe registrasies op SOBIS Leerders wat die stelsel binnekom en wat sedert 2005 nie op SOBIS geregistreer was nie, bv. leerders wat nie by 'n openbare skool of sommige van die onafhanklike skole in die Wes-Kaap was nie, is nuwe registrasies. Hulle is oor die algemeen eerste registrasies in openbare skole in pre-graad R, graad R, graad 1 of afkomstig van ander lande, provinsies of sommige privaatskole. Die nuwe registrasievorms is ook aan skole gepos. Hierdie vorms moet asseblief ingevul word deur 'n skoolamptenaar wat die vrae op die vorms verstaan en wat weet hoe om die vorm korrek in te vul. Moenie die vorm aan ouers gee om in te vul nie. Die ondertekende vorm moet gebruik word om die registrasie op SOBIS te doen. Afskrifte mag van die vorm gemaak word. Dit is baie belangrik dat die nasionale identiteitsnommer van die leerder voorsien word, indien dit bestaan. In gevalle waar dit nie beskikbaar is nie, moet die ouer of voog gehelp word om by Binnelandse Sake aansoek te doen om die leerder so gou moontlik geregistreer te kry. Tans word 'n unieke SOBIS-leerderverwysingsnommer by registrasie op die stelsel gegenereer. Hierdie nommer sal gebruik word tot dit vervang word deur die nasionale identiteitsnommer. Kom asseblief al die bepalings na wat op die vorm vervat word. Hoërskole en primêre skole met 'n klein aantal nuwe registrasies sal alle nuwe registrasies aanlyn moet doen.

2.1.6

Nuwe SOBIS-aflyn-invoerinstrument vir 2008 Primêre en gekombineerde skole wat groot getalle nuwe registrasies moet hanteer, sal van 'n nuwe SOBIS 2008 AFLYN-invoerinstrument op CD voorsien word. Hierdie CD is aan die meeste primêre skole gepos en behoort die skool teen 20 November 2007 te bereik het. Die instrument sal outomaties installeer wanneer die CD in die CD-ROM-aandrywer van die skool se rekenaar geplaas word. Maak asseblief seker dat u administrasieregte het om die program te laai. Die vorige invoerinstrument van 2007, wat aan die begin van 2007 gebruik is, is nie meer geldig nie. Die ou SOBIS-ikoon kan van die werkskerm afgevee word. Die nuwe SOBIS 2008 aflyn-instrument maak slegs voorsiening vir die invoer van nuwe registrasies vir pre-graad R, graad R en graad 1. Dit is belangrik dat die "Add Class"-funksie gebruik word om die klasname in elke graad te skep voordat nuwe registrasies op die aflyn-instrument gedoen word. Indien die Active X of geblokkeerde inhoud-boodskap verskyn, kliek op "OK" om dit te aanvaar. Enige nuwe registrasie in enige graad buiten die drie wat hierbo genoem word, moet ingevoer word terwyl die skool op die databasis aangeteken is. Gedurende die aanlyn-invoer word daar onmiddellik nagegaan of die leerder nie reeds in die databasis bestaan nie.

2.2

Prosesse wat verband hou met u skool se SOBIS-data Aansoeke om groei- en kurrikulumposte: Hierdie aanlynversoekfasiliteit word gedurende verskeie stadia geassesseer en oorweeg. In stadium 1 moet die OBIS-kantoor vasstel of die SOBIS-leerdergetalle nagegaan is en betroubaar is. Dit is baie belangrik dat 'n skool die leerderadministrasieprosesse op SOBIS so gou as moontlik afhandel ten einde vertragings te voorkom. Eksamenregistrasies: SOBIS-data word gebruik om leerders vir verskillende eksamens te registreer. Die prinsipaal bestuur die proses om toe te sien dat die leerders se inligting korrek is. Gr 12-registrasies moet aan die einde van Maart 2008 afgehandel wees. Versoeke om verandering van grade: Aanlyn-funksionaliteit stel die skool in staat om invoerfoute te korrigeer of om by die kringbestuurder aansoek te doen om goedkeuring van spesiale versoeke om graadveranderings. Swak administrasie van bevorderings het baie versoeke om graadveranderings tot gevolg gehad. Prinsipale moet seker maak dat leerders volgens bevorderingsprestasies geplaas of toegelaat word. Baie leerders het hulself bevorder en in die verkeerde graad beland as gevolg van onvoldoende rekordbeheer en kontrole. Kwartaalverslag vir leerder- en opvoederbywoning: 'n Aanlyn-invoerskerm sal aan prinsipale beskikbaar gestel word om die kwartaallikse bywoningsopsommingsverslag aan die einde van die eerste kwartaal van 2008 in te voer. Maak asseblief seker dat die nodige registers bygehou word ten einde die opsommings gedurende die laaste week van elke kwartaal in te dien. Aanlynopnames: Kits- en jaarlikse opnames word aanlyn gedoen. Hulle kan slegs akkuraat wees indien die leerders se besonderhede nagegaan en bygewerk is, soos vereis. Dit kan baie administratiewe arbeid bespaar en kan dwarsdeur die jaar waardevolle bestuursverslae vir die hele stelsel oplewer indien die leerderinligting van die skool op datum gehou word. Prinsipale moet asseblief seker maak dat die vereiste take deur die kantoor bestuur en ondersteun word.

2.3	Jaarlikse skoolopname

2.3.1

Hierdie omvattende opname word aanlyn gedoen en moet op Dinsdag, 4 Maart 2008 afgeneem word.

2.3.2

Teen daardie tyd moes alle individuele leerderdata al nagegaan gewees het vir korrektheid en volledigheid. Besonderhede wat noukeurig nagegaan moet word, sluit in geboortedatum, geslag, tale wat in die AOO-fase geneem word en NKV-VOO-vakke wat deur leerders in graad 10 - 12 geneem word.

2.3.3

SOBIS sal foutverslae genereer en beskikbare verslae aan skole vertoon. Hierdie verslae kan gebruik word om die akkuraatheid en volledigheid van die data te bepaal. In die meeste gevalle sal hierdie verslae 'n funksie fasiliteer waardeur data maklik reggemaak kan word.

2.3.4

Vaktoekenning (a) Die vakke van die nuwe graad 10's van 2008 moet op SOBIS ingevoer word. Die grootskaalse vaktoekenningsopsie vereenvoudig hierdie proses. Dit is 'n voorvereiste dat die klasopdaterings afgehandel moet wees wanneer hierdie proses aangepak word. (b) Die nuwe graad 11's en 12's van 2008 sou (in die meeste gevalle) voortgegaan het met die NKV-VOO-vakke wat hulle gedurende 2007 in graad 10 geneem het. Die vakkodes vir hierdie leerders sal programmaties deur SOBIS verander word na die ooreenstemmende vakkodes vir graad 11 en 12. (c) Die graad 12's van 2007 was die laaste leerders wat die vakke uit die ou kurrikulum geneem het. Alle leerders op SOBIS moet in 2008 NKV-VOO-vakke hê. (d) Die leerders-per-vak-verslag maak dit maklik om verkeerde vakke in die grade te identifiseer. Vakkodes vir graad 10 tot 12 is 8 syfers lank en het nie die onderskeid tussen HG en SG nie. Deur op die hiperskakel-nommers in die tabel te kliek, word die leerders wat die vak neem onmiddellik aangedui. Gebruik hierdie verslag om vakverwante dataprobleme te identifiseer en reg te stel. (e) Dit is belangrik dat skole moet seker maak dat die vaktoekennings akkuraat gedoen word omdat dit die skool se diensstaat vir 2009 sal beïnvloed.

2.3.5

Verslae (a) SOBIS kan 'n wye reeks verslae genereer om inligting uit die data in die stelsel te voorsien, bv leerderstatusverslae, vakke en gestremdhede. (b) Wanneer 'n mens op die blou graadnommer van die leerderkontroleverslag kliek, verskyn die leerderinligtingopsomming vir die graad. Indien die inligting per klas gekies en uitgedruk word, kan dit aan elke klasonderwyser oorhandig word om gedurende 'n klasadministrasieperiode nagegaan te word. Op hierdie manier kan die hele skool se datastel binne 'n kort tydjie nagegaan en reggestel word, indien nodig. (c) Die voorstel in b) vereenvoudig die nagaanproses en die SOBIS-adminpersoneel kan die skool se datastel doeltreffend opdateer met hierdie stap. (d) Prinsipale kan enige verslag aanvra wat uit die beskikbare data op SOBIS gegenereer kan word. Skakel asseblief 0800 204 800 of faks u verslagversoek na 021 425 7445.

2.3.6

Dataregstelling (a) Bruikbare inligting uit 'n databasis hang af van akkurate data. Gebruik asseblief die leerderinligtingsverslae, soos aangedui in a) en b) hierbo om die skool se data te verifieer en reg te stel. (b) Verslae oor die korrektheid van data per skool word elke week programmaties aan kringbestuurders voorsien. Hierdie bestuursverslae assesseer hoe korrek die data is oor taal van onderrig, leerdertipe, gestremdhede, klasbywerkings en vakke wat geneem word.

2.4

OBIS-oudit vir die skool Die nasionale Departement van Onderwys (DvO) onderneem tans 'n nasionale 4%-OBIS-oudit in alle openbare en onafhanklike gewone en spesiale skole. BOOV-sentrums en VOO-kolleges. Die Onderwysnavorsingsomsendbrief 0002/2007 van 6 November 2007 het betrekking. Die oudit sal onderneem word oor 'n tydperk van drie jaar.

2.5

Skooladministrasie-bestuurstelsel - SA-SAMS-integrasie Die DvO het 'n skooladministrasiepakket ontwikkel, genaamd SA-SAMS, wat nasionaal onder skole versprei word. Die WKOD is tans besig om, in samewerking met DvO, 'n program te ontwikkel om SOBIS met so 'n webgebaseerde SA-SAMS-pakket te integreer. Daar word beoog om hierdie program teen die einde van 2008 van stapel te stuur.

2.6	Dankie vir u samewerking en bydrae. Die suksesvolle instelling van hierdie nuwe stelsel kon nie sonder u ondersteuning, hulp en raad geskied het nie. Ons wens u en u hele span 'n geseënde en suksesvolle 2008 toe.

2.6.1

Indien u enige navrae het, skakel asseblief met u SOBIS-streeksverteenwoordiger of met die Direktoraat: Kennisbestuur, Inligtings- & Rekordbestuurstelsels en IKT by tel. 0800 204 800 of 021 467 2295.

2.6.2

Maak asseblief seker dat hierdie kennisgewing onder die aandag gebring word van alle persone wat betrokke is by die instandhouding van die SOBIS-administrasie.

GETEKEN: S.H. MAFANGA-KIBI
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:01:10