1. Inleiding

Die doel van hierdie brief is om prinsipale te herinner aan die noodsaaklike pligte wat voltooi moet word voor die skole op 30 November 2007 sluit.


2. Jaarbeplanning

Dit is noodsaaklik dat die jaarprogram vir 2008 in plek moet wees sodat die prinsipaal die skool doeltreffend kan bestuur. Prinsipale moet die volgende vasstel:

  • Watter aktiwiteite in 2008 moet plaasvind
  • Wat die doelwitte (verwagte uitkomste) van hierdie aktiwiteite is
  • Wanneer die aktiwiteit moet plaasvind
  • Waar die aktiwiteit moet plaasvind?
  • Wie daarby betrokke sal wees
  • Wat die koste van die beplande aktiwiteite sal wees
  • Wie verantwoordelikheid vir die aktiwiteite sal neem en daarvoor aanspreeklik sal wees
2.1 Die skool se jaarprogram moet vir die volgende aktiwiteite voorsiening maak:
  • Skoolbeheerliggaamvergaderings
  • Vergaderings van die komitees van die beheerliggaam
  • Volle personeelvergaderings
  • Vergaderings van komponente van u personeel
  • Vergaderings re: personeelassesserings
  • Ouer-onderwyser-vergaderings
  • Ouerbesoeke aan klasse en vergaderings met klas-/vakonderwysers
  • Kulturele funksies
  • Sportvergaderings
  • Moontlike uitstappies en toere
  • Datums vir eksamens, toetse, assessering
  • Datums waarop toetse en eksamenvraestelle opgestel moet wees en vir moderering voorgelê word.
  • Datums waarop eksamenantwoordskrifte vir moderering voorgelê moet word
  • Datums waarop onderwysers lesplanne , kwartaal- en jaarplanne moet voorlê
  • Die jaarprogram moet ook skedules insluit vir die volgende:
    • Bestekopname
    • Voltooiing van interne rekwisisies vir onderrig- en leermateriaal en algemene skoolvoorraad
    • Aansoeke vir oortyddiens, waar van toepassing
    • Voorlegging van inligtingsopnames aan die WKOD
    • Voorlegging van spesiale skole se maandelikse verslae aan die WKOD
    • Voorlegging van die skool se geouditeerde finansiële state [voor Junie van volgende jaar]
    • Samestelling van die jaarlikse begroting en voorlegging van die begroting vir goedkeuring aan die ouerliggaam
    • Voorlegging van die notules van beheerraadvergaderings
    • Klasbesoeke deur die prinsipaal en professionele bestuurspan
    • Personeelassesserings
    • Personeelontwikkelingsprogramme
    • Skoolgebeurtenisse, bv. prysuitdeling, personeelfunksies, vondsinsameling, spesiale vierings soos Stigtersdag, pos van vierings- en verjaardagkaartjies, ontvangsdae vir besoekers, borge, donateurs, ens.
2.2 Kurrikulumbeplanning vir 2008 moet ook die volgende insluit:
  • Die opstel van die skoolplan vir 2008, wat voorgelê moet word aan die kringbestuurder of distriksadviseur [spesiale skole] voor 30 November 2007
  • Werkverdeling van personeel
  • Roosterbeplanning
  • Toekenning van klaskamers
  • Toekenning van onderrig- en leermateriaal
3. Pligte en verantwoordelikhede
3.1 Dit is noodsaaklik dat die prinsipaal, elke personeellid en VRL-lid presies sal weet wat hulle funksies en verantwoordelikhede is, en dat elke persoon 'n geskrewe pligstaat ontvang en die dokument onderteken. Pligstate is absoluut noodsaaklik vir die handhawing van goeie orde en dissipline in die skool en dit is 'n basiese bestuursinstrument.
3.2 Voor die pligstate oorhandig word, is dit noodsaaklik dat die prinsipaal seker maak dat al die funksies en verpligtinge van die skool gedek is en dat die pligstate bespreek word met diegene wat daarby betrokke is, sodat alles duidelik gestel word en die prinsipaal hulle instemming tot hulle take kan verkry. Deur sy/haar pligstaat te onderteken, aanvaar 'n personeellid die inhoud daarvan en neem hy/sy verantwoordelikheid vir die uitvoering van die gelyste pligte. Die kopie van die persoon se ondertekende pligstaat moet in sy/haar persoonlike lêer geplaas word. Indien enige addisionele pligte of verantwoordelikhede ingesluit word, of indien daar wysigings is, moet dit genoteer word en die werknemer moet die wysiging(s) medeonderteken.
3.3 Hou asseblief in gedagte dat die prinsipaal enige werknemer wat nie sy/haar verantwoordelikhede nakom nie, moet rapporteer.

4. Personeeldiensstate
4.1 Dit word vereis dat die prinsipaal sal weet presies vir watter poste en hoeveel daarvan die diensstaat voorsiening maak. Die prinsipaal moet ook weet wie elke pos beklee en moet die volgende gegewens in elke persoon se lêer hou, sowel as in 'n sentrale verwysingslêer:
  • Die posbeskrywing
  • Die Persalnommer
  • Die persoon se rang en status (bv. permanent, tydelik, plaasvervanger, ens.)
  • Die salarisskaal en huidige salariskerf

Dit is belangrik om die diensstaatrekords bygewerk te hou op 'n maandelikse basis.

4.2 Hou asseblief in gedagte dat alle kontrak- en tydelike aanstellings eers deur u kringbestuurder of OLSO-adviseur aanbeveel moet word by die distrikskantoor voor hulle na die Direktoraat: Personeelbestuur by die WKOD se hoofkantoor aangestuur kan word.

5. Begrotings
5.1 Dit is belangrik dat die prinsipaal presies sal weet watter fondse steeds beskikbaar is en benut kan word tot die einde van Maart 2008. Let asseblief daarop dat geen oorspandering toegelaat sal word nie.
5.2 Die SBL se tesourier moet die begroting vir 2008 opstel voor die einde van 2007 en hierdie begroting moet deur die Beheerliggaam goedgekeur word en aan die ouers getoon word vir hulle aanvaarding daarvan. Let asseblief daarop dat die begroting wat die skool sal ontvang moontlik die maksimum fondse sal wees wat toegeken sal word.
5.3 Die bedrag geld toegeken aan die skool vir die 2008/9008-finansiële jaar sal aan die skool voorsien word gedurende Maart 2008.

6. Besparing
6.1 Skole is bewus van die finansiële posisie waarin die Wes-Kaap (en ander provinsies) verkeer. Elke beampte en inrigting in die Wes-Kaap moet maatreëls in plek stel om uitgawes tot die absolute minimum te beperk. Dit is dus noodsaaklik om 'n finansiële spaarplan vir die skool voor te berei. Die SGB en prinsipaal moet die besparingsmaatreëls aandui en dit onder die aandag van alle personeel en leerders bring. Die besparingsmaatreëls moet u finansiële verslag vir Januarie 2008 vergesel, wat aan die distrikskantoor voorgelê word.
6.2 Die skool mag nie skuld hê nie. Prinsipale moet verseker dat alle uitstaande gelde ingesamel word. Huurgeld of losiesgelde van personeel mag nie, onder enige omstandighede, uitstaande wees nie, en residensiële huurgeld is vooruitbetaalbaar.
6.3 Dit is nodig om seker te maak dat geen onnodige uitgawes gedurende naweke en vakansietydperke aangegaan word nie. Besparingsmaatreëls sou die volgende kon insluit:
  • Skakel die warmwaterstelsel en onnodige ligte af.
  • Beperk besproeiing tot die absolute minimum.
  • Beperk besproeiing tot die absolute minimum.
  • Sluit telefone.
  • Beveilig enigiets wat moontlik gesteel, beskadig of misbruik kan word.
  • Sny die grasperk net wanneer dit absoluut nodig is.
  • Sluit stopkrane waar moontlik.
  • Reël dat 'n personeellid of SBL-lid die skool gereeld gedurende die vakansie besoek om seker te maak dat alles in orde is en om posaflewerings te kry.
  • Onthou, die sleutel tot besparing is behoorlike, doeltreffende kontrole.
7. Jaarverslae 2007

'n Kort jaarverslag met 'n opsomming van die aktiwiteite vir 2007 moet saamgestel word deur skole en moet beskikbaar wees aan die einde van Januarie 2008. Hierdie verslae moet die volgende aspekte insluit:

  • Personeelsamestelling en verwante sake
  • Leerdersake, bv. uitstaande toekennings, voortreflikheid op verskillende gebiede, akademiese en sportresultate en persoonlike prestasies
  • Finansiële sake (Departementele subsidies, bydraes van borgliggame, fondsinsamelingsgelde, ouerbydraes, ens.)
  • Beheerliggaamkwessies, sowel as kontakbesonderhede van die SBL-voorsitter
8. Missiestellings en -uitkomste wat u in 2008 wil bereik.
8.1 Indien die skool nie beskik oor 'n visie of 'n missiestelling nie, behoort die prinsipaal, personeellede, SBL en VRL dit te formuleer en gedurig daarna verwys in 2008. Die missiestelling van die skool dui aan hoe die visie gerealiseer sal word en dui die rigting aan vir die skool en personeel om daagliks daarna te strewe om die gestelde uitkomste vir die jaar te bereik.
8.2 Die volgende uitkomste kan as voorbeelde dien:
  • 'n Personeel wat as 'n geheel doeltreffend, effektief en gedissiplineerd is en 'n positiewe bydrae maak tot die onderwys van die leerders wat in hulle sorg toevertrou is
  • Skoolverlaters wat toegerus is met kennis, vaardighede, beroepsoriëntering, selfvertroue en 'n positiewe houding om die uitdagings van die lewe te aanwaar wanneer hulle die skool verlaat
  • 'n Slaagsyfer van 'n honderd persent in graad 12
  • Skoon netjiese en onbeskadigde skoolgeboue
  • 'n Gesonde/positiewe bankbalans
  • Hardwerkende, gedissiplineerde, netjies-versorgde en gelukkige leerders
  • Die herintegrering van leerders wat deur spesiale onderwys in staat gestel is om in hoofstroomskole sukses te behaal.
  • Doeltreffende deelnemende skoolbestuur, -organisasie en -administrasie
  • Doeltreffende ondersteuning aan onderwysers en leerders met spesiale onderwysbehoeftes in die omliggende hoofstroomskole [indien dit 'n spesiale skool is].
  • 'n Doeltreffende bestuursliggaam
8.3 Let asseblief daarop dat, indien hierdie uitkomste behaal moet word, die skool die volgende sal moet doen:
  • Presies moet weet wat die prinsipaal, die personeel en die leerders se behoeftes is
  • Deeglik moet beplan
  • Personeel- en beheerliggaamopleiding moet doen
  • Ferm, dog menslik moet optree
  • Die voorbeeld sal moet stel van 'n toegewyde, hardwerkende, effektiewe, doeltreffende, gedissiplineerde, beroepsgeoriënteerde persoon
  • Streng beheer sal moet uitoefen
  • Gedurig daaraan moet werk om gesonde menseverhoudings te ontwikkel en te handhaaf
  • Besluite moet neem en dit opvolg om te verseker dat instruksies stiptelik uitgevoer word
  • 'n Deelnemende bestuurstyl moet beoefen
  • Wat die skool kan aanbied, moet uitbrei tot 'n wyer gebied as net die eie skool
  • Aan 'n beplande tydskedule moet hou en take moet uitvoer wat binne daardie tyd toegeken is
9. Hersiening en evaluering van 2007

Om effektief en doeltreffend te kan beplan vir 2008 is dit nodig om te bepaal wat die skool bereik het gedurende die vorige jaar en ook om die tekortkominge te identifiseer. Dit is noodsaaklik om voort te bou op die skool se sterk punte in 2008 en om so ver moontlik die swak punte in die skool se stelsels, funksies en prosesse uit te roei. Al die belanghebbendes, intern en ekstern, wat by die skool 'n belang het, moet betrek word by die hersieningsproses, aangesien eerlikheid en openheid noodsaaklik is vir doeltreffende assessering en vir effektiewe toekomsbeplanning.


10. Briewe aan ouers

Aan die einde en aan die begin van elke jaar is dit belangrik om aan die ouers/voogde 'n brief te stuur. Sake wat in die brief gedek kan word, sluit die volgende in:

  • 'n Woord van waardering vir hulle samewerking en ondersteuning
  • Die skool se missie
  • Wat u hoop om in die nuwe jaar te bereik
  • 'n Jaarprogram vir die nuwe jaar
  • Die noodsaaklikheid vir ouerlike betrokkenheid by die onderwys van hulle kind
  • Die skoolkwartale vir 2008
  • Boeke en skryfmateriaal wat leerders in 2008 sal nodig hê [en wat ouers moet verskaf]
  • Skoolgelde en skoolgeldvrystellingsbeleid
  • Nuus van die skoolbeheerliggaam
  • Hoogtepunte van die afgelope jaar
  • Beplande gebeurtenisse vir 2008
11. Personeel wat tydens die skoolvakansies aan diens is

U moet seker maak dat alle personeel wat nie op skoolvakansie geregtig is nie, amptelik verlof neem indien hulle nie aan diens is nie. Personeel wat aan diens is gedurende die vakansie moet normale ure werk. Op 24 en 31 Desember 2007 kan personeel wat aan diens is teen 11:30 verdaag. Waar geen personeel tydens die vakansie werk nie, moet reëlings getref word dat vrywilligers die skool gereeld besoek.


12. Kontaknommers tydens die vakansie

Kontaknommers van die prinsipaal of een van die bestuurspersoneel moet gelaat word by die senior personeellid wat tydens die vakansie aan diens is. Dit word ook aanbeveel dat hierdie kontaknommers by die distrikskantoor gelaat word. Let asseblief daarop dat prinsipale ook gedurende die vakansie vir die skool verantwoordelik is.


13. Bestekopname

Dit is altyd gesonde bestuurspraktyk om 'n omvattende bestekopname te doen teen die eidne van elke jaar. In besonder moet die voorraad gekontroleer word wanneer verantwoordelike personeel en leerders wat die voorraad gebruik die skool gaan verlaat. Dit is ook belangrik dat leerders alle handboeke, biblioteekboeke en ander apparaat inlewer op die dag voor die skole sluit en dat dit streng gekontroleer sal word. Dit is ook 'n besparingsmaatreël. In geval die leerder of personeellid voorraad verloor, of waar voorraad doelbewus beskadig is, moet die koste daarvan van die personeellid of leerder verhaal word. Volg asseblief die instruksies i.v.m. verliesebeheer noukeurig na: Alle verliese moet bv. aangemeld word by die verliesebeheerbeampte by Hoofkantoor. Alle inbrake en gevalle van diefstal moet by die SAPD aangemeld word en 'n verslag met die saaknommer moet op rekord gehou word. Alle skade aan geboue moet gerapporteer word aan die Direktoraat: Operasionele Ondersteuning (voorheen Fisiesehulpbronbeplanning) by die hoofkantoor.


14. Toelating van leerders

Onder geen omstandighede mag leerders tot die skool toegelaat word om KS- of Nie-KS-opvoederposte te beskerm nie. Die skool is in die eerste plek daar vir leerders en nie vir die verskaffing van werk aan personeel nie.


15. Toelating van leerders tot spesiale skole

Let asseblief daarop dat die toelating van nuwe leerders tot spesiale skole slegs goedgekeur kan word deur die Direkteur: Gespesialiseerde Onderwysondersteuningsdienste nadat die amptelike en korrekte prosedures gevolg is. Maak asseblief seker dat alleenlik leerders wat werklik gespesialiseerde onderwys benodig en nie die mas kan opkom in hoofstroomskole nie tot die spesiale skool toegelaat word. Dit is om seker te maak dat leerders wat werklik OLSO nodig het nie verhinder sal word om toegelaat te word deur leerders wat wel in hoofstroomskole/-eenhede toegelaat kon gewees het nie.


16. Die Hoof van die Departement en Hoofkantoorpersoneel wil graag alle prinsipale en opvoeders bedank vir hulle lojaliteit gedurende die afgelope jaar en vir die harde werk, dikwels onder moeilike en veeleisende omstandighede.

Aan almal word 'n vredevolle en voorspoedige 2008 toegewens.



GETEKEN: H.A. LEWIS
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:01:09