| 1. |
Die herstrukturering van die WKOD wat op 1 Oktober 2007 in werking getree het, het meegebring dat nuwe direktorate en distrikskantore geskep is.
|
| 2. |
Die aanpassings aan die WKOD se organogram mag tot gevolg hê dat lêers van een registrasie na 'n ander verskuif moet word.
|
| 3. |
Wat die oorplasing van lêers van een registrasie na 'n ander betref, word u verwys na die bepalings vervat in paragraaf 7.3 van die Registrasieprosedurehandleiding, wat bepaal dat wanneer rekords permanent van een registrasie na 'n ander verskuif word, die kantoor wat rekords wil oorstuur eers die Nasionale Argivaris daarvan moet verwittig. Volledige lyste van die betrokke rekords moet vir kontrolering óf in alfabetiese óf in numeriese orde by die Direktoraat: Verkrygingsbestuur ingedien word (vir aandag: mnr. JT Solomons). Na kontrolering sal u versoek aan die Nasionale Argivaris voorgelê word vir goedkeuring.
|
| 4. |
Verder mag geen rekords oorgeplaas word voordat die Nasionale Argivaris die oorplasing goedgekeur het nie.
|
| 5. |
Alle kantoorhoofde moet asseblief sorg dra dat versoeke om die oorplasing van rekords vroegtydig aan bogenoemde direktoraat gestuur word vir kontrolering.
|
| 6. |
Wanneer die oorplasing van rekords oorweeg word, skep dit ook die geleentheid om aandag te skenk aan die beskikking en vernietiging van rekords. U aandag word weereens gevestig op die feit dat alle A20-lêers wat 20 jaar gelede geskep is, nou permanent na die Argief oorgeplaas kan word. Alle ander A20-lêers wat minder as twintig jaar gelede geskep is, maar as gevolg van die nuwe bedeling in onbruik geraak het, moet steeds bewaar word.
|
| 7. |
Enige verdere navrae aangaande die inhoud van hierdie minuut kan gerig word aan
Mnr IA Opperman tel. 021 467 2765
me M Fick tel. 021 467 2758
|
GETEKEN: W.L. CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:03:19
|