1. Tydens die voorraadopname vir die 2007/2008 finansiële jaar is daar opgelet dat sekere verantwoordeliksheidbestuurders nie altyd aan die maatreëls soos bepaal in Omsendbrief 28/2005 van 23 Mei 2005 en Omsendbrief 40/2007 van 13 Augustus 2007 voldoen het nie, aangesien items aangeteken op inventarisse verskuif is sonder dat die toepaslike bewegingsvorms voltooi en ingedien is . Die nie-voltooiing van bewegingsvorms het groot implikasies. Verantwoor-delikheidsbestuurders moet daarom verseker dat verskuiwing van items op 'n maand-tot-maand-basis aangeteken word.
2. In dié verband moet die volgende gedoen word:
2.1 Verskuiwing van items vanaf 1 April 2008 tot die hede, moet teen die afgetekende inventarisse bepaal word. Met ander woorde as 'n item nie gevind word in 'n lokaal soos deur die inventaris aangedui is nie, moet bewegingsvorms vir sulke items voltooi word (vorm aangeheg by Omsendbrief 28/2005 van 23 Mei 2005). Daardie verantwoordelikheidsbestuurders wie alreeds bewegingsvorms ingedien het hoef dit nie weer in te dien nie.
2.2 Vir elke maand tot aan die einde van die finansiële jaar moet vorms ten opsigte van items wat beweeg het ingedien word by mnr DT Scholtz by die adres in paragraaf 3 hieronder genoem.
2.3 Vir daardie maande waar geen bewegings plaasgevind het nie moet 'n nul- opgawe ingedien word. Indien 'n item beweeg word van een vertrek na 'n ander word dit as 'n beweging beskou ingevolge hierdie minuut.
3. Verantwoordelikheidsbestuurders word ook versoek om 'n persoon of persone aan te stel wat vir die batebestuursfunksie van die betrokke direktoraat, subdirektoraat of kantoor verantwoordelik sal wees. Hulle moet skriftelik aangestel word en sy/haar/hulle pligte moet ook skriftelik aangedui word ('n pligstaat van die batebeheerbeampte word vir u gebruik aangeheg). Die naam/name van die persoon/persone wat aangestel word, tesame met 'n getekende afskrif van die aanstellingsbrief, moet asseblief aan mnr DT Scholtz by die volgende adres gestuur word:
Kamer 612, 6de Vloer
Grand Central Towers
Kaapstad, 8000
4. Enige navrae aangaande die inhoud van die minuut kan gerig word aan die volgende persone:
Mr D Scholtz 021 467 2799
Mr D Jacobs  021 467 2012
5. Geliewe die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle betrokke personeel te bring.
6. Dankie vir u samewerking.


GETEKEN: W.L. CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:11:19

"Duty Sheet: Asset record controller"  (grootte: 29 KB)