1. Sedert die implementering van die herontwerpproses skyn daar onsekerheid te wees oor die finansiering van versoeke om meubelment en oor die soorte meubelment wat verskaf kan word. Tot nog toe is meubelment aan alle posbekleërs van nuutgeskepte SBD-poste verskaf en dit is gefinansier deur die Herontwerpkantoor, ongeag die tak waaronder die pos val. Om enige onsekerheid uit te skakel, sal die volgende maatreëls van nou af van toepassing wees.

1.1 Dit is uiters belangrik dat elke bestuurder sal verseker dat die nodige meubelment en toerusting vir alle nuut-aangestelde personeel verkry word. Die bedoeling van Menslikehulpbronminuut No. 0009/2008 is om bestuurders by te staan om die vul van hulle poste te beplan en te struktureer. Die goue reël is dat dit elke bestuurder se verantwoordelikheid is om seker te maak watter meubels beskikbaar is en wat aangeskaf behoort te word, en om dan te kry wat nodig is. Dit beteken dat die voorgeskrewe verkrygingsprosedures gevolg moet word en dat die gepaste vorms voltooi en voorgelê moet word.
1.2 Alle beamptes kwalifiseer vir die meubelment wat ooreenkomstig WKOD-standaarde en -spesifikasies vervaardig is. Let daarop dat die vervaardigingstydperk enigiets van 4 tot 6 weke duur en daarom moet sodanige meubelment vroegtydig aangevra word. Soos in paragraaf 1.1 genoem is dit elke bestuurder se verantwoordelikheid om seker te maak watter meubels beskikbaar is en wat aangeskaf behoort te word, en om dan die program aan die gang te sit deur fondse toe te ken en die tekort aan te suiwer. Hierdie versoeke moet voorgelê word aan die Herontwerpkantoor vir bevestiging van die finansiering.

1.2.1 Direkteure sal kwalifiseer vir die volgende meubelment:

  1. 1 x soliede houtlessenaar met 5 laaie en 'n leerinleg op die blad (1 500mm lank x 900mm wyd x 760mm hoog)
  2. 1x mobiele tafel met 3 sluitbare laaie en 1 x potloodlaai (400mm x 390mm x 600mm
  3. 1x rekenaartafel (1 200mm x 700mm x 760mm) met driehoekige skakel by lessenaar aangeheg (900mm x 700mm x 260mm)
  4. 1x houtstaander vir hoed en jas
  5. 1x korrespondensierak met drie afdelings en 9 rakke (390mm x 860mm x 750mm)
  6. 1x direkteurstoel met hoë rugleuning op rolwielietjies (draai en kantel, hoogteverstelbaar met armleunings)
  7. 3 x gestoffeerde besoekerstoele
  8. 1x muureenheid (gekombineerde boekrak), twee glasdeure bo en twee houtdeure onder (1 900mm x 1 140mm x 375mm)
1.2.2 Adjunkdirekteure sal vir die volgende meubelment kwalifiseer:

  1. 1x modulêre soliede houtlessenaar sonder laaie (1 500mm lank x 900mm wyd x 760mm hoog)
  2. 1x mobiele tafel met 3 sluitbare laaie en 1x potloodlaai (400mm x 390mmxx 600mm)
  3. 1x rekenaartafel (1 200mm x 700mm x 760mm) met driehoekige skakel by lessenaar aangeheg (900mm x 700mm x 260mm)
  4. 1x houtstaander vir hoed en jas
  5. 1x korrespondensierak met drie afdelings en 9 rakke (390mm x 860mm x 750mm)
  6. (f) 1x direkteurstoel met hoë rugleuning op rolwielietjies (draai en kantel, hoogteverstelbaar met armleunings)
1.2.3 Ander beamptes:

Waar meubels benodig word vir enige nuwe of bestaande assistentdirekteur (of ekwivalent) of laer gegradeerde poste, moet oopplanwerkstasies aangeskaf word soos per provinsiale norm. Afwykings van die norm, om posbekleërs toe te laat om sellulêre kantore te betrek, moet verantwoord word teenoor die betrokke programbestuurder. Daar is geen rede waarom oopplanwerkstasies nie ín 'n sellulêre kantoor gebruik kan word nie. Elke programbestuurder moet die aanskaf van die gepaste meubelment uit die betrokke begrotingstoekenning finansier. Dit is daarom elke direkteur se plig om vas te stel of voldoende fondse beskikbaar is om die aanskaf van hierdie soort toerusting te finansier. Komponente wat binne die Tak: Korporatiewe Dienste ressorteer moet hulle aansoeke om befondsing ten opsigte van nuwe poste aan die Adjunk-Direkteur-generaal: Korporatiewe Dienste voorlê.
2. Rekenaarapparatuur, ooreenkomstig die standaard toekenningsnorm van die Sentrum vir E-innovering (1x tafelrekenaar en 'n drukker) sal toegeken word aan elke bekleër van 'n nuwe pos wat ontstaan a.g.v. die herontwerpproses. Hierdie toekenning sal befonds word uit die begrotingstoekenning van die herontwerpproses. Die toekenningsnorm is soos volg:

Direkteure          : Skootrekenaar of tafelrekenaar en LaserJet-drukker

Adjunkdirekteure : Tafelrekenaar en LaserJet-drukker (skootrekenaar indien mobiele gebruiker,                            met aanvaarbare motivering)

Ander beamptes  : Tafelrekenaar + LaserJet-drukker (toekenning van drukkers word                               hersien deur die Sentrum vir E-innovasie, veral in oopplankantore)

Beamptes kwalifiseer vir datakaarte slegs na aanbeveling deur die DITCOM. Gedetailleerde regverdiging moet op die toepaslike aansoekvorm voorgelê word. Die huidige beleid ten opsigte van hierdie tegnologie verskyn in Omsendbrief 30/2008 van 4 September 2008. Hierdie vorm van kommunikasie is egter onder die vergrootglas om 'n meer koste-effektiewe manier van kommunikasie te bepaal, en meer inligting sal volg.

3. Daar bestaan ook onsekerheid oor die toekenningsnorm vir ander toerusting. Let asseblief daarop dat 'n kombuis op elke vloer die volgende toerusting vir gebruik van alle personeel op die vloer mag hê.

  1. 1x 255 liter yskas/vrieskas-kombinasie
  2. 1x 25 liter (750 watt) mikrogolf-oond
  3. 1x 25 liter elektriese kookkan

Hierdie aanwinste moet gefinansier word deur die betrokke programbestuurder. Breekgoed en ander behoeftes van direktorate moet deur elke direktoraat gefinansier word uit sy toekenning vir goedere en dienste.
4. Die Herontwerpkantoor oorweeg tans die moontlikheid om meubilering te verskaf vir een raadskamer op elke vloer wat deur die WKOD beman word in Atterbury House. Die Hoofdirekteure wat die betrokke vloere in Atterbury House beman, sal hieroor geraadpleeg word.
5. Die Direktoraat: E-leer en Biblioteekdienste, in samewerking met die Verkrygingslyn stel tans 'n beleid op vir die verskaffing van faksfasiliteite. Hierdie beleid sal spoedig bekendgemaak word.
6. Die behoefte aan GG-voertuie, as gevolg van die herontwerpproses, word tans aangepak. 'n Aantal voertuie is alreeds van die Departement van Vervoer en Openbare Werke bestel. Die aflewering van hierdie voertuie sal 'n tyd neem en gebruikers moet van beskikbare voertuie gebruik maak tot hulle beskikbaar is. Enige toekomstige behoeftes moet deur die betrokke tak gefinansier word.
7. Stel asseblief alle betrokke personeel in kennis van die inhoud van hierdie minuut.


GETEKEN: CJ FOURIE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:11:13