| 1. |
Ingevolge die voorskrifte soos vervat in die Rekenpligtige Beampte se Stelsel en die goedgekeurde delegasies is die Direktoraat: Verkrygingsbestuur verantwoordelik vir die verkryging van goedere en dienste vir al die direktorate en onderwysdistrikskantore van die Wes-Kaap Onderwysdepartement. Voor die implementering van die herstruktureerde Direktoraat:Verkrygingsbestuur, is 'n bode gebruik vir die aflewering van bestelde goedere by die verantwoordelikheidsbestuurders. Sedert 1 April 2008 beskik die Direktoraat: Verkrygingsbestuur nie meer oor 'n bodediens nie. Daar is derhalwe gereël dat verskaffers goedere direk by die verantwoordelikheidsbestuurders aflewer.
|
| 2. |
Dit het egter onder die aandag van die Direktoraat: Verkrygingsbestuur gekom dat verantwoordelikheidsbestuurders probleme ondervind met die ontvangs en kontrolering van die gelewerde goedere. Na sorgvuldige oorweging is daar besluit dat die volgende prosedure gevolg sal word by ontvangs en kontrolering van bestelde goedere:
|
| 2.1 |
Alle goedere sal by die Direktoraat:Verkrygingsbestuur afgelewer word waar die gehalte en hoeveelhede nagegaan sal word.
|
| 2.2 |
Die betrokke verantwoordelikheidsbestuurders sal onmiddellik in kennis gestel word dat hul bestelde goedere gelewer is.
|
| 2.3 |
Die betrokke verantwoordelikheidsbestuurders is dan daarvoor verantwoordelik om die goedere onmiddellik af te haal.
|
| 3. |
Dit is belangrik on daarvan kennis te neem dat die Direktoraat: Verkrygingsbestuur nie plek het om die goedere te berg nie. Die Direktoraat: Verkrygingsbestuur kan nie aanspreeklikheid vir die goedere aanvaar indien die verantwoordelikheidsbestuurders nie die goedere dieselfde dag afhaal nie.
|
| 4. |
Wanneer dit groot hoeveelhede goedere is wat bestel en afgelewer word, kan verantwoordelikheidsbestuurders met die Hoof van die Bodediens reëlings tref dat die goedere by die Direktoraat: Verkrygingsbestuur afgehaal word.
|
| 5. |
U samewerking om te verseker dat die proses van die aflewering en ontvangs van goedere vlot verloop, word waardeer.
|
GETEKEN: WL CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:09:23
|