Die gewone vereiste is dat rekwisisies wat na formele tenders lei, ingedien moet word ten minste drie maande voordat die goedere/dienste benodig word. Die rekwisisies wat na aanleiding van bogemelde minuut ingedien is, is reeds laat en daar is nie genoeg tyd om al die prosesse te volg nie. Ons sal nietemin die normale prosesse volg wat ingevolge die Rekenpligtige Beampte se Stelsel vereis word. Indien goedkeuring nie vir die uitnodiging van tenders verleen word nie, sal u dienooreenkomstig ingelig word. 'n Skedule wat aandui watter verkrygingslynbeampte u rekwisisie hanteer, is aangeheg en u kan vordering monitor deur die betrokke beampte te skakel. Daar is sekere risiko's verbonde aan u laat versoek en u moet daarop let dat, sou die goedere/dienste nie betyds gelewer word om binne die finansiële jaar betaal te word nie, die onus op u rus om met die hoof finansiële beampte, via u programbestuurder, reëlings te tref dat fondse in die 2007/08 finansiële jaar beskikbaar gestel word vir betaling daarvan.

Alle meublement- en toerustingitems met 'n waarde van meer as R5 000 word as groot bates geklassifiseer en moet in die jaarlikse finansiële state verklaar en in die bateregister aangeteken word.

Indien u meubels en toerusting aangevra het wat nie reeds by 'n verskaffer beskikbaar was nie, moet u in gedagte hou dat meubels aan 'n vervaardigingsproses onderworpe is en dat fabrieke hierdie tyd van die jaar toe is. Ons sal aanbiedinge via Sourcelink inwag, maar dit kan gebeur dat die meubels nie betyds vervaardig en gelewer word nie. Sou lewering nie teen 31 Januarie 2007 moontlik wees nie, sal die bestellings wat by verskaffers geplaas is gekanselleer word en sal u nuwe rekwisisies vir die 2007/08 finansiële jaar moet indien.

Rekenaartoerusting, ongeag die waarde, moet ook in die jaarlikse finansiële state verklaar en in die bateregister aangeteken word. Al hierdie items moet gemerk word en 'n strepieskodeplakker kry. Die voorraadopname en merkproses is afgehandel en die rekwisisies wat nou ingedien is, plaas 'n addisionele las op die Direktoraat: Logistieke Dienste. Die Sentrum vir e-Innovasie (Ce-I) het berig dat nuutaangekoopte rekenaartoerusting in Januarie 2007 geïnstalleer sal word. Die risiko is dat toerusting nie betyds gelewer sal word nie en dit sal die bateverkryging, wat 'n openbarende nota tot die jaarstate is, affekteer. Ons sal die rekenaartoerusting vanaf die gekontrakteerde verskaffers bestel. Die onus rus egter op u om gepaste reëlings vir installasie met die Ce-I te tref en ooreenkomstig Omsendbrief 0028/2005 gedateer 23 Mei 2005 oor die verskuiwing te rapporteer.

Waar items met 'n waarde van onder R500 versoek is en 'n kwotasie by die rekwisisie aangeheg is, sal kleinkas vanaf die Direktoraat: Rekenmeestersdienste aangevra word. U moet egter kennis neem dat die kleinkas by Rekenmeesterdienste beperk is tot 'n totale bedrag van R3 000 per maand en ons sal bepaal watter rekwisisies op hierdie wyse afgehandel kan word. Ons sal aanbiedinge via Sourcelink inwag en goedere of dienste bestel. Neem asseblief kennis dat ons nie tussen 15 Desember en 15 Januarie kan adverteer nie aangesien besighede toe is. Insgelyks moet u nie lewering tussen daardie datums verwag nie. Indien lewering nie teen 31 Januarie 2007 plaasvind nie, sal ons die bestellings moet kanselleer. Daar is druk op die Direktoraat: Logistieke Dienste om alle betalings vir goedere en dienste wat reeds bestel is en wat gedurende die laaste kwartaal van die finansiële jaar gelewer moet word, te betaal terwyl ons ook moet voorberei vir die nuwe ouditsiklus wat die openbarende notas en aanhangsels vir die jaarlikse finansiële state insluit. Indien die rekwisisies gekanselleer word, moet u 'n nuwe rekwiwisie inhandig, sou u steeds die goedere en dienste benodig.

Waar skryfbehoeftes aangevra is wat vanaf die Staatsdrukker verkry kan word, is daar 'n moontlikheid dat dit nie betyds gelewer en binne die finansiële jaar betaal sal word nie. Die Staatsdrukker het 'n leweringstyd binne die RSA van drie (3) maande betreffende skryfbehoeftes. Ons sal die skryfbehoeftes bestel, maar u sal via u programbestuurder met die hoof finansiële beampte reëlings moet tref om die rekening in die 2007/08 finansiële jaar te betaal sou dit nie betyds vir betaling in 2006/07 gelewer word nie.