1. DOEL

Om 'n eenvormige prosedure te verseker vir die hantering van adviese wat op die Basiese Rekeningkundige Stelsel (BAS) verwerk word en om te verseker dat daar voldoen word aan Hoofstuk 8.1 van die Provinsiale Tesourie-instruksies
2. ALGEMEEN
2.1 Onderwysfinansie-instruksie 1/2005 van 31 Januarie 2005 word hiermee gewysig.
2.2 Ingevolge Hoofstuk 8.1 van die Provinsiale Tesourie-instruksies, moet die persoon wat 'n betaling magtig, seker maak dat die vereistes nagekom word soos in hierdie hoofstuk uiteengesit, voordat daar met die betaling voortgegaan word.
2.3 Die persoon wat magtiging verleen vir BAS is verantwoordelik vir die veilige bewaring van alle adviese totdat hulle by die Subdirektoraat: Interne Beheer (Verifikasies) by Hoofkantoor ingedien word.
2.4 Alle direkteure moet prosedures implementeer om seker te maak dat magtigende persone aan die vereistes voldoen soos aangedui in hierdie omsendbrief.
3. INDIEN VAN ADVIESE
3.1 Elke magtiger moet maandeliks 'n dokumentbeheerverslag (document control report - DCR) trek vir die eerste tot die laaste dag van elke maand. In gevalle waar daar meer as een magtiger per direktoraat is, moet elke magtiger 'n DCR vir sy of haar eie gebruikers-ID trek. Die oogmerk van die verslag is om alle transaksies aan te dui wat in 'n bepaalde maand verwerk is.
3.2 'n Magtiger moet seker maak dat al die adviese wat op daardie maand se DCR aangedui word in sy of haar besit is.
3.3 Die adviese moet numeries gesorteer word en teen die 7de van elke maand saam met die betrokke DCR ingedien word by die Subdirektoraat: Interne Beheer, Kamer 703, Grand Central Towers, Kaapstad.
3.4 'n Amptenaar van die Verifikasie-afdeling en die amptenaar wat die adviese indien, sal bevestig dat alle adviese ingedien is soos per die DCR en sal teken om te sertifiseer dat alle adviese ontvang is. Hierdie kontrole sal uitgevoer word om seker te maak dat die dokumentasie soos ingedien volledig is.
3.5 Beide partye moet afskrifte van die gesertifiseerde DCR hou vir rekorddoeleindes. Hierdie gesertifiseerde DCR sal gebruik word om 'n lys van agterstallige adviese op te stel.
3.6 'n Lys van alle agterstallige adviese sal maandeliks aan alle magtigers uitgereik word. In gevalle waar adviese vir langer as 'n maand agterstallig is, sal die lys aan die betrokke direkteur uitgereik word vir intervensie.
3.7 Die amptenaar van die Verifikasie-afdeling sal kontroleer om seker te maak dat alle dokumente wat ingedien word die oorspronklikes is, behoorlik onderteken is en dat alle adviese vergesel word van stawende dokumentasie.
3.8 'n Verslag wat die diskrepanse aandui, sal uitgereik word aan die betrokke direkteure vir kommentaar en korrektiewe optrede.
4. INVUL VAN BETALINGSADVIESE
4.1 Die volgende invoervorms moet by die Subdirektoraat: Interne Beheer by Hoofkantoor ingedien word en die magtigers moet seker maak dat die korrekte BAS-invoervorms ingevul word.
  • PGWC 015 (BAS PURCHASE ORDER PAYMENT) word gebruik vir betaling van geplaaste bestellings. Die 1450 moet altyd aangeheg word by die PGWC 015-vorm.
  • PGWC 013 (BAS SUNDRY/ RECURRING PAYMENT MAINTENANCE) word gebruik vir diverse betalings.
  • PGWC 004 (BAS Journal Entry Processing Maintenance) word gebruik om joernale te trek.
  • PGWC 003 (BAS Debt: Agreement Maintenance) word gebruik om debiteure te hanteer. Hierdie vorm word hoofsaaklik deur Rekeningkundige Dienste gebruik.
  • PGWC 002 (BAS ALLOCATION ATTACHMENT) word altyd aangeheg by die PGWC 013- en PGWC 015-vorms aangesien dit die opsomming is van die toepaslike toewysings.
  • PGWC 001 (TRAVEL & SUBSISTENCE SUNDRY ADVANCE PAYMENT) word gebruik om goedkeuring te verleen aan 'n reis-en-verblyfbetaling. Die betaling word gedoen deur 'n PGWC 013-vorm in te vul en die ingevulde PGWC 001 aan die PGWC 013 te heg as stawende dokumentasie.
  • Kwitansies word gebruik om alle gelde aan te teken wat deur die Departement ontvang word.
4.2 Amptenare aan wie die funksie van magtigers op BAS toegeken is, moet seker maak dat ingevulde BAS-invoervorms (PGWC 013 & PGWC 015) elke betaling op die stelsel ondersteun. Die nodige stawende dokumentasie moet stewig aan hierdie vorms geheg word. (Verwys asseblief na Bylae A, wat riglyne gee oor wat aangeheg moet word.)
4.3 Alle velde op die BAS-invoervorms is verpligtend en moet ingevul word. Verwys asseblief na Bylae B wat riglyne verskaf en voorbeelde gee van hoe die invoervorms ingevul moet word.
4.4 'n Lys met algemene foute wat voorkom by die opstel van betalingsadviese is aangeheg as Bylae C. Dit sal waardeer word indien alle amptenare betrokke by die verwerking van BAS-betalings seker sal maak dat sulke foute reggestel word. Dit sal verseker dat bogenoemde regulasies nagekom word en onnodige ouditnavrae en foute uitskakel.
5. VERSOEKE OM BAS-BETALINGSADVIESE VAN DIE SUBDIREKTORAAT: INTERNE BEHEER
5.1 Amptenare wat toegang verlang tot die oorspronklike BAS-adviese wat by die Subdirektoraat: Interne Beheer ingedien is, moet 'n vervangingsadvies invul.
5.2 Die vervangingsadvies moet die naam en kontakbesonderhede van die persoon wat die advies(e) aangevra het, die datum van die versoek en die redes vir die versoek duidelik aandui.
5.3 Afskrifte van die advies(e) en die ondersteunende dokumente sal saam met die vervangingsadvies geliasseer word.
5.4 Tensy versoek deur die Kantoor van die Ouditeur-generaal, Forensiese Oudit, Inspeksies, Interne Oudit of SAID, sal oorspronklike adviese uitgereik word vir 'n tydperk van nie langer nie as vyf werksdae, waarna hulle aan die Subdirektoraat: Interne Beheer teruggestuur moet word.
6. Dit is noodsaaklik dat die inhoud van hierdie Finansies-instruksie onder die aandag gebring moet word van alle amptenare wat met die voorbereiding en verwerking van betalings op BAS werk.
7. U samewerking sal waardeer word.


GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:05:17

Bylae A  (grootte: 5 KB)
Bylae B  (grootte: 169 KB)
Bylae C  (grootte: 17 KB)