1. Dankie aan die prinsipale en personeel, alle e-Innovasie-personeel, kringbestuurders, OBOS-direkteure en OBIS-personeel vir die afhandeling van alle SOBIS-take ten einde die aanlyn-invul van die jaarlikse opname, diensstate, eksamenregistrasie en die aanlyn-verwerking van die bevorderings en vordering van elke leerder in 2006 te laat plaasvind. Dankie vir u bydrae tot die ontwikkeling van SOBIS weergawe 2. SOBIS 2007 behoort baie gladder en doeltreffender te verloop noudat ons 'n beter begrip het vir sy omvang, werking en prosesse.

2. Afhandeling van 2006-bevorderings
2.1 Opleiding om die aanlyn-bevorderings in te vul, is afgehandel met 'n finale aanpassing aan die prosedures vir bevorderings by spesiale skole.
2.2 Die funksionaliteit wat ons in staat stel om bevorderings van leerders by spesiale skole in niehoofstroomgrade te verwerk, stel die verwerker in staat om die 2007-graad van die leerder te kies, en intragraadbevorderings word dus ook geakkommodeer.
2.3 Alle leerderdata en klasbywerkings moet afgehandel wees voordat bevorderings ingevoer word.
2.4 Die prinsipaal moet aan die kringbestuurders gerekonsilieerde skool- en SOBIS-bevorderingskedules oorhandig waarop al die bevorderings en niebevorderings ooreenstem.
2.5 Die SOBIS-aanlynbevorderingsverslae en -opsomming moet afgeteken word deur die prinsipaal en kringbestuurder. Die skool liasseer 'n afskrif.
2.6 Alle bevorderings en vorderings moet afgehandel word en die bevorderingsfunksie moet deur die kringbestuurder vir die skool afgesluit word voordat enige nuwe registrasies vir 2007 ingevoer kan word.
2.7 Enige veranderinge aan bevorderings wat voortspruit uit bevorderingsappèlle word deur die OBOS-direkteur op SOBIS aangeteken. Die bevorderingsdatabasisfunksie word deur Hoofkantoor oopgesluit.
2.8 Die bevorderingsverslae vir die distriks- en Hoofkantoorbestuurders is beskikbaar op EduInfoSearch.

3. Nuwe SOBIS-oorplasingsertifikaat
3.1 Die nuwe oorplasingsertifikaat is blanko, maar bevat steeds al die ingeboude veiligheidseienskappe. Die vorms was aan die skole gepos. Die ou sertifikate is steeds geldig en moet by die skool gehou word.
3.2 Alle leerders wat na ander skole oorgeplaas word, moet 'n sertifikaat ontvang. Moenie 'n oorplasingsertifikaat uitreik aan matrikulante wat hul skoolopleiding in 2006 afgehandel het nie.
3.3 Maak asseblief seker dat die skool 'n oorspronklike oorplasingsertifikaat ontvang voordat enige SOBIS-geregistreerde leerder na die skool oorgeplaas word. Hierdie sertifikate word onderteken en gehou by die ontvangerskool.
3.4 Voer asseblief alle oorplasings-uit op die stelsel in. Leerders wat aan die einde van die jaar die hoogste graad deurgekom het wat by 'n skool aangebied word (buiten graad 12) sal programmaties uit die skool oorgeplaas word. Waar meer as een leerder in dieselfde graad op dieselfde tydstip die skool verlaat, kan grootgroep-oorplasings-uit (BULK transfer out) die proses te vereenvoudig.
3.5 Die uitdruk van die oorplasingsertifikaat word deur die stelsel gedoen deur op die Transfer/Exit-kieslys te kliek en dan Print Forms op die subkieslys te kies. Kliek op die letter waarmee die van begin. 'n Lys name sal verskyn. Kliek op die leerder. Die drukskerm verskyn waarop die drukker- en veranderingverstellings gekies word. Verseker asseblief dat die drukker bladsygrootte verstelling na A4 en nie op ''letter'' gestel is nie. Indien dit op ''letter'' bladsygrootte gestel is, sal die sertifikaat oor 2 bladsye druk. Plaas 'n blanko oorplasingsvorm in die drukker en kliek Print om die vorm te druk.
3.6 Die prinsipaal dateer die oorplasing wanneer hy die vorm teken.
3.7 Die Oorplasing-in/Herregistrasie-afdeling van die vorm kan nie vanaf die SOBIS-stelsel gedruk word nie. Die besonderhede word met die hand ingevul en word onderteken en geliasseer.
3.8 Oorplasings-in. Alle leerders wat reeds op SOBIS geregistreer is en wat van een skool na 'n ander oorgeplaas word, moet by die ontvangerskool aankom met 'n oorplasingsertifikaat wat deur die afsenderskool uitgereik is. Hierdie leerders moet na die ontvangerskool oorgeplaas word deur gebruik te maak van die leerder se unieke nommer en die ONLINE-oorplasingsfunksie in SOBIS. Sulke nuwe aankomelinge by die ontvangerskool moet nie met nuwe registrasies verwar word nie.

4. Nuwe registrasies op SOBIS
4.1 Leerders wat vir die eerste keer op die stelsel aangeteken word wat nie in 2005 en 2006 op SOBIS geregistreer was nie, bv. leerders wat nie by 'n openbare skool in die Wes-Kaap was nie, is nuwe registrasies. Hulle is oor die algemeen eerste registrasies in openbare skole in pre-graad R, graad R, graad 1 of afkomstig van ander lande, provinsies of onafhanklike skole.
4.2 Die nuweregistrasievorms is ook aan skole gepos. Hierdie vorms moet asseblief ingevul en onderteken word voordat 'n nuwe registrasie ingevoer word.
4.3 Afskrifte mag van die vorm gemaak word.
4.4 Dit is baie belangrik dat die nasionale identiteitsnommer van die leerder voorsien word, indien dit bestaan. In gevalle waar dit nie beskikbaar is nie, moet die ouer of voog gehelp word om by Binnelandse Sake aansoek te doen om die leerder so gou moontlik geregistreer te kry.
4.5 Tans word 'n unieke SOBIS-leerderverwysingsnommer by registrasie op die stelsel gegenereer. Hierdie nommer sal gebruik word tot dit vervang word deur die nasionale identiteitsnommer.
4.6 Kom asseblief al die bepalings na wat op die vorm vervat word.
4.7 Hoërskole en primêre skole met klein leerdertalle, sal alle nuwe registrasies aanlyn moet invoer.
4.8 Primêre en gekombineerde skole wat groot getalle nuwe registrasies moet hanteer, sal van 'n nuwe SOBIS weergawe 2 AFLYN-invoerinstrument op CD voorsien word. Hierdie CD sal na die meeste primêre skole gepos word en behoort ontvang te word tussen 1 en 6 Desember 2006. Hierdie instrument sal outomaties aflaai wanneer die CD in die CD-ROM-aandrywer van die skoolkomper geplaas word. Maak seker dat u administrateurregte het om die program te laai.
4.9 Die vorige invoerinstrument van 2006 is nie meer geldig nie. Die ou SOBIS-ikoon kan van die werkskerm verwyder word.
4.10 Die nuwe SOBIS weergawe 2 aflyn-instrument maak slegs voorsiening vir die invoer van nuwe registrasies vir pre-graad R, graad R en graad 1.
4.11 Enige nuwe registrasie in enige graad buiten die drie wat in 4.10 genoem word, moet ingevoer word terwyl die skool op die databasis aangeteken is. Gedurende die aanlyn-invoer word daar onmiddellik nagegaan of die leerder nie reeds in die databasis bestaan nie.

5. Bywerk van klasse
5.1 Die proses waardeur die 2007-klas van die leerder aangedui word, is noodsaaklik vir alle verslae en klaslyste.
5.2 Deur klasbesonderhede by te werk, kan die skool ook seker maak dat sy leerdergetalle akkuraat is op SOBIS.
5.3 Maak asseblief seker dat die opdatering so vroeg moontlik gedoen word in die beplanning en voorbereiding van die skoolprogram, verkieslik by of voor die opening van die skool.
5.4 Hierdie proses identifiseer leerders wat nie deel van die klasgroep is nie onmiddellik en stel by afhandeling klaslyste, adresse, geslagslyste en verslae oor leerderbesonderhede beskikbaar.
5.5 Hierdie funksionaliteit is baie verbeter om byvoegings, skrappings en herbenaming van klasgroepe te vereenvoudig.
5.6 Multigraadklasgroepe kan nou ook makliker aangedui word.

6. Aanlyn KITS-opname 2007
6.1 Die KITS-opname sal in 2007 aanlyn geskied.
6.2 Leerdergetalle per graad en geslag sal in die kontroletabel voorsien word, wat afgeteken moet word op die 27 Januarie 2007.
6.3 Reëlings moet vroeg in 2007 getref word om

  • leerders wat nie by die skool is nie en wat oorplasings aangevra het, oor te plaas-uit,

  • leerders oor te plaas-in soos wat hulle met hulle oorplasingsvorms aankom en

  • enige nuwe registrasies aanlyn te registreer.

Dit sal verseker dat skoolgetalle akkuraat aangedui word teen die KITS-opnamedatum.
6.4 Die opvoedertabel sal aanlyn beskikbaar wees as invoertabel en moet ingevul word teen die datum vir die KITS-opname.
6.5 'n Aftekenproses sal gebruik word om die afhandeling van die opname en die oomblik waarop elektroniese bewaring kan begin, aan te dui.

7. Vaktoekenning
7.1 Die vakke van die nuwe graad 10's van 2007 moet op SOBIS ingevoer word. Die grootskaalse vaktoekenningsopsie vereenvoudig hierdie proses. Dit is 'n voorvereiste dat die klasopdaterings afgehandel moet wees wanneer hierdie proses aangepak word.
7.2 Die nuwe graad 11's van 2007 sou (in die meeste gevalle) voorgegaan het met die NKV-VOO-vakke wat hulle gedurende 2006 in graad 10 geneem het. Die vakke van die herhalers in graad 11 sal verander moet word na die NKV-VOO-vakkeuse.
7.3 Die graad 12's van 2007 sal die laaste groep wees wat hulle ou kurrikulumvakke in die 2007 matriekeksamen sal skryf.
7.4 Die leerders-per-vak-verslag maak dit maklik om verkeerde vakke in die grade te identifiseer. Graad 10- en 11-vakkodes is 8 eenhede lank, terwyl die graad 12-vakke 'n 5-eenheidkode het en onderskei tussen HG en SG. Deur op die hyperskakel-nommers in die tabel te kliek, word die leerders wat die vak neem onmiddellik aangedui. Gebruik hierdie verslag om vakverwante dataprobleme te identifiseer en reg te stel.
7.5 Dit is belangrik vir skole om seker te maak dat die vaktoekennings akkuraat gedoen word omdat dit die skool se diensstaat vir 2008 sal beïnvloed.

8. Verslae
8.1 SOBIS kan 'n wye reeks verslae genereer om inligting uit die data in die stelsel te voorsien, bv. leerderstatusverslae, vakke en gestremdhede.
8.2 Wanneer 'n mens op die blou graadnommer van die leerderkontroleverslag kliek, verskyn die leerderinligtingopsomming vir die graad. Indien die inligting per klas gekies en uitgedruk word, kan dit aan elke klasonderwyser oorhandig word om gedurende 'n klasadministrasieperiode na te gaan. Op hierdie manier kan die hele skool se datastel binne 'n kort tydjie nagegaan en reggestel word, indien nodig.
8.3 Die voorstel in 8.2 vereenvoudig die nagaanproses en die SOBIS-adminpersoneel kan die skool se datastel doeltreffend opdateer met hierdie stap.
8.4 Prinsipale kan enige verslag aanvra wat uit die beskikbare data op SOBIS gegenereer kan word. Skakel asseblief 0800 204 800 of faks u verslagversoek na (021) 425 7445.

9. Dataregstelling
9.1 Bruikbare inligting uit 'n databasis hang af van akkurate data. Gebruik asseblief die leerderinligtingsverslae, soos aangedui in 8.2 en 8.3 hierbo om die skool se data te verifieer en reg te stel.
9.2 Verslae oor die korrektheid van data per skool word elke week programmaties aan kringbestuurders voorsien. Hierdie bestuursverslae assesseer hoe korrek die data is oor taal van onderrig, leerdertipe, gestremdhede, klasbywerkings en vakke wat geneem word.

10. Jaarlikse opname 2007
10.1 Hierdie opname word aanlyn gedoen en moet op die 7de Maart 2007 afgeneem word.
10.2 Die meeste leerdertabelle sal opgestel word uit SOBIS-data.
10.3 Personeel, skoolgelde en infrastruktuurtabelle sal aanlyn ingevoer moet word.
10.4 Die aftekening vir die invul van hierdie opname sal wees die einde van die eerste kwartaal van 2007.

11. Eksamenregistrasie
11.1 Die Direktoraat: Eksamens het onderneem om SOBIS te beskou as die enkele, sentrale en betroubare databron waarvandaan alle leerderregistrasies gedoen moet word.
11.2 Dit is dus uiters belangrik dat prinsipale verseker dat alle graad 8 tot 12-leerderbesonderhede bygewerk en geverifieer is geen later as Vrydag 30 Maart 2007 nie. Akkurate en bygewerkte leerderrekords op skoolvlak is noodsaaklik om die registrasies en toetse te administreer.
11.3 Maak veral seker dat alle leerderbesonderhede korrek is en dat die vakke en vakgrade deur elke graad 10 to 12 leerder geverifieer en afgeteken is. Gebruik die Subjects per Learner-verslag onder die Reports-kieslys om die besonderhede van individuele leerderregistrasies- verslag uit te druk en te verifieer.
11.4 Leerders se eksamenregistrasiebesonderhede word bygewerk en reggestel onder Learner base in die subkieslysitem UPDATE Learner.
11.5 Administrasie en registrasie van graad 8-toetsing en registrasies vir die VOOS in graad 9 sal ook per SOBIS gedoen word. Akkurate en bygewerkte leerderrekords op skoolvlak is noodsaaklik om hierdie registrasies en toetse te administreer.
11.6 Die SOBIS-databasis word ook gebruik om leerderbesonderhede per skool te voorsien vir die graad 3 en 5 Gesyferdheid- en Geletterdheidstoetsing.
11.7 SOBIS sal 'n kritieke rol vervul in die voorsiening van data aan die meeste bestuursprosesse en leerderrekords moet dus in een SENTRALE plek bygehou word sodat dit kan dien as die enkele bron van korrekte inligting oor leerderbesonderhede in die WKOD. Hierdie reëlings behoort duplikaatversoeke van skole vir dieselfde inligting uit die weg te ruim.
11.8 Prinsipale word vriendelik versoek om seker te maak dat alle leerders wat tans by die skool is, op SOBIS aangeteken is en dat enige leerder wat die skool verlaat of by die skool aansluit betyds op die stelsel aangeteken is deur middel van die toepaslike SOBIS-funksie.

12. Leerdergetal-oudit

'n Oudit van leerdergetalle sal gedurende die eerste ses maande van 2007 by geselekteerde skole gedoen word. Spesiale skole word ingesluit.

13. Diensverskaffer
13.1 Die oop tender om skole met SOBIS te ondersteun is in November 2006 toegeken.
13.2 Die Deloitte-en-SAB&T-konsortium is as die suksesvolle aanbieder aangestel om deel uit te maak van 'n OBIS-ondersteuningspan wat skole met nuwe registrasies, oorplasings, klasbywerkings en die betydse afhandeling van die vereiste opnames sal help.
13.3 'n OBIS-ondersteuningspersoneellid wat vir u skool verantwoordelik is, sal u vroeg in 2007 skakel om die beoogde SOBIS-prosesse te fasiliteer.
13.4 Deel van die ondersteuningskontrak wat die diensverskaffer vir die WKOD moet lewer, is 'n leerdergetaloudit by geselekteerde skole. Hierdie oudit sal weer daarop neerkom dat die leerders fisies by die skool getel moet word om die getalle wat op SOBIS aangedui word te verifieer teen verskeie registers by die skool. Maak asseblief seker dat alle ondersteuningsdokumente geskik geliaseer word.

14. Dankie vir u samewerking en geduld. Die suksesvolle instelling van hierdie nuwe stelsel kon nie sonder u ondersteuning en raad geskied het nie.

15. Indien u enige navrae het, skakel asseblief met u SOBIS-streeksverteenwoordiger of met die Direktoraat: Eksamennavorsing by tel. 0800 204 800 of (021) 467 2290.

16. Maak asseblief seker dat hierdie kennisgewing onder die aandag gebring word van alle persone wat betrokke is by die instandhouding van die SOBIS-administrasie en dat dit toeganklik is.


GETEKEN: P.C. PRESENT
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2006:11:30