| 1. |
Hiermee wil ons die prinsipale en personeel wat bygedra het tot die vaslegging van leerderbesonderhede op die databasis bedank vir die werk gedoen t.o.v. aanlyn- en aflynbevorderings en vir die implementering van die nuwe uitplasingprosedures. Ons vertrou dat ons op u hulp kan staatmaak vir die verdere implementering van die SOBIS-stelsel.
|
| 2. |
In 2006 behoort SOBIS ons toe te laat om inligting oor bestaande leerders te redigeer, geregistreerde leerders se oordrag-na te doen, nuwe leerders te registreer van buite die SOBIS, leerders se oordrag tussen skole te doen en om die kits- en jaarlikse opnamebesonderhede aanlyn te voltooi en te redigeer. Skole sal voordeel trek uit ‘n magdom van verwerkte verslae en gegewens wat tot die skool se beskikking sal wees en hulle kan selfs nuttige verslae wat ontwikkel kan word, voorstel.
|
| 3. |
Verslag oor bevorderingsproses en daaropvolgende uitdagings
Baie skole het die prosesse suksesvol hanteer en afgehandel. Afskrifte van bevorderingskedules is egter van alle skole geneem vir verifikasiedoeleindes, en nadat die bevordering en vorderingsprosesse voltooi is, het die diensverskaffer ‘n ontleding gemaak van die data wat van skole ontvang is vergeleke met die bevorderingskedules. Tydens hierdie proses het dit duidelik geblyk dat daar groot teenstrydighede was tussen die SOBIS-databasis en die inligting wat in die skedules voorgekom het. Die diensverskaffer het dus die meerderheid van die skedules vasgelê en die twee stelle data elektronies vergelyk om uitsonderingsverslae per skool te produseer wat aan u gefaks sal word. Hierdie uitsonderingsverslae sal die volgende toon:
Leerders op die bevorderingskedules, maar nie op die databasis nie (sensusvorms word benodig)
Leerders op die databasis, maar nie op die skedules nie (Voortydige skoolverlaters)
Verskille in geboortedatums
Geslagsverskille
|
| 3.1 |
|
Korreksies
Die SOBIS moet op akkurate data gebaseer word. Die foute moet dus gekorrigeer word en as sulks afgeteken word. Skole word dus versoek om hierdie verslae na te gaan en seker te maak dat die inligting korrek is.
|
| 3.1.1 |
|
Waar nodig moet die skool asseblief die vereiste sensusvorms verkry en na die diensverskaffer aanstuur teen 25 Januarie 2006.
|
| 3.1.2 |
|
Die skool word ook versoek om die volgende inligting aanlyn te kontroleer en te korrigeer en die diensverskaffer te voorsien van die gekorrigeerde uitsonderingsverslag:
| (a) |
voortydige skoolverlaters |
| (b) |
korrekte geslagsaanduiding vir die leerders |
| (c) |
korrekte geboortedatums |
|
| 3.2 |
|
Uitstaande vorms
Tydens die proses aan die einde van verlede jaar is daar van skole verwag om CEMIS aanlyn inligtingsblad te voltooi. Baie van hierdie vorms is nog steeds uitstaande. Indien ‘n skool se vorms uitstaande is, sal die diensverskaffer die skool skakel om te versoek dat dit voltooi word en na ons teruggestuur word.
|
| 4. |
Nuwe registrasies
Om toegang te verkry tot die SOBIS-aflyninstrument, sal u die volgende kodewoord benodig: c3m!s
|
| 4.1 |
|
Vaslegging
Daar sal van skole verwag word om die vorms wat onder skole versprei is (nuwe registrasievorms) te voltooi. Hierdie vorms moet vasgelê word deur middel van die aflyninstrument deur dieselfde proses te gebruik as wat gevolg is toe die leerderinligting verlede jaar vasgelê is. Die diensverskaffer het ook ‘n redigeringsinstrument beskikbaar gestel indien daar enige veranderinge aan die data aangebring moet word voor dit gelaai word. Die data kan ook aanlyn geredigeer word nadat dit gelaai is.
|
| 4.2 |
|
Laai van leerderlêer
Die skool moet inlog op die aanlyn SOBIS-webtuiste via die vasleggingsinstrument, voortgaan na die Upload-funksie en daarop kliek. Dit sal die data outomaties op die SOBIS-aanlyndatabasis laai.
|
| 5.1 |
|
Die meeste skole, veral sekondêre skole, sal leerders wat afkomstig is van skole in die Wes-Kaap en wat in besit van ‘n oorplasingsertifikaat is, moet oordra na. Dit kan gedoen word deur op die aanlyn-SOBIS-webtuiste in te log en voort te gaan na die Transfer-in-funksie. Kliek op die knoppie en dit sal jou aanpor om die leerder te soek deur die unieke leerderidentifiseerder te gebruik. Voltooi die skerm soos aangepor sodra die leerder opgespoor is.
|
| 5.2 |
|
Indien ‘n leerder met ‘n oorplasingsertifikaat nie deur middel van die aanlynstelsel uit die vorige skool oorgeplaas is nie, gaan dan voort met die voorlopige oordrag van die leerder.
|
| 5.3 |
|
Vir enige navrae in verband met die bogenoemde, skakel asseblief die tolvrynommer 0800 204 800 of OBIS by 021 467 2289/ 2290/ 2291/ 2292/ 2293/ 2204/ 2295/ 2297/ 2220/ 2221.
|
| 6. |
Aanlynredigering: Byhou van leerderinligting vir 2006
|
| 6.1 |
|
SOBIS voorsien ‘n lys van leerders per klas of per graad waarop die leerder se nuwe klas vir 2006 aangedui kan word. U word aangeraai om die lys uit te druk en die nuwe klasnaam in te skryf langs elke leerder se naam. Sodra die lys voltooi is, log dan in op die aanlyn stelsel en hou die SOBIS by met die nuwe klas van elke leerder volgens die harde kopie. Hierdie prosedure sal tyd bespaar. Verwys ook na die handleiding.
|
| 6.2 |
|
Die vakke van die graad 10 leerders vir 2006 moet gekies en aangedui word. Die handleiding voorsien die riglyne om die graad 10 vakke maklik by te hou.
|
| 6.3 |
|
Die vakkeuse en die vakgrade vir die graad 11 leerders moet bygehou word. Veral die vakgrade van die graad 12 leerders moet volledig bygehou word en finaal op datum wees teen die einde Februarie 2006.
|
| 6.4 |
|
Redegeer asseblief die algemene leerderinligting wanneer veranderinge in adres, ouers se oorledenheidstatus, buiter-muurse aktiwiteite ens. na gelang van die omstandighede.
|
| 7. |
Nuwe registrasieoudit
Om die betroubaarheid van die SOBIS-databasis teenoor werklike leerdernommers op skool te toets, is die diensverskaffer versoek om by 100 skole regoor die Wes-Kaapprovinsie ‘n leerderkoptellery te onderneem. Hierdie oudits sal tussen Februarie en Mei 2006 plaasvind. Waar ‘n aansienlike getal leerders by enige gegewe skool afwesig is, sal dit opgevolg word.
|
| 8. |
Skoolpersoneelmodule
Hierdie module is nog onder konstruksie en sal eersdaags beskikbaar wees. U sal in kennis gestel word sodra dit beskikbaar is.
|
| 9.1 |
|
Die Nasionale Minister van Onderwys het aan die nasionale Departement opdrag gegee aangaande die beskikbaarheid van leerderdata in die vorm van ‘n kitsopname. Om ‘n akkurate kitsopname te onderneem, sal skole al die nuwe registrasies en oordragte teen 31 Januarie 2006 moes voltooi het, aangesien dit die datum van die kitsopname is (10de skooldag) Die Nasionale Departement benodig die data op 10 Februarie 2006.
|
| 9.2 |
|
Alle skole moet dus die nodige voorbereidings tref om die hardekopie te voltooi op 31 Januarie 2006 en dit op dieselfde dag aan die kringbestuurder voor te lê. OBIS sal met die kringbestuurders reël om die opnames van hulle af op 3 Februarie 2006 te ontvang.
|
| 9.3 |
|
Aanlynopname
Een van die nuwe kieslysitems op SOBIS is Surveys. Kliek daarop om die vorm te sien en te voltooi.
|
| 9.3.1 |
|
Die leerdertabelgetalle sal verskaf word vanaf die SOBIS-databasis. As die getalle nie ooreenstem met die leerdertal op u skool nie, moet u die SOBIS databasis byhou.
|
| 9.3.2 |
|
Die personeeltabelle moet voltooi word deur die getalle op die tabel in te tik.
|
| 9.3.3 |
|
Wanneer die personeeltabelle voltooi is, kliek op die Verify knoppie. Hierdie afdeling sal gesluit word om die kitsinligting te behou.
|
| 10. |
Dankie vir u samewerking en geduld. Die suksesvolle lansering van hierdie nuwe stelsel sou nie sonder u bystand en advies kon plaasgevind het nie.
|
| 11. |
Indien u enige navrae het, kontak asseblief u SOBIS-reeksverteenwoordiger of die Direktoraat Onderwysnavorsing by 021 467 2290 or 467 2289. Vir aanlynnavrae skakel asseblief 021 467 2873.
|
GETEKEN: P.C. PRESENT
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2006:01:12
|